Sistem penapisan menubuhkan prosedur pejabat yang menyusun maklumat mengikut peraturan yang konsisten yang menjadikannya mudah untuk mencari maklumat. Sistem pengisian menganjurkan dokumen yang dihantar oleh individu dan organisasi lain ke syarikat, rekod aktiviti dalaman syarikat dan rekod maklumat yang dihantar oleh syarikat kepada syarikat dan individu lain.
Peti masuk dan Peti Keluar
Kotak keluar memegang dokumen keluar sebelum diedarkan. Dokumen keluar termasuk mel, faks atau dokumen keluar untuk mengimbas dan menghantar e-mel kepada entiti di luar organisasi. Kotak masuk memegang dokumen yang masuk sebelum difailkan atau diedarkan secara dalaman. Dokumen ini termasuk memo; dokumen yang memperincikan projek baru, inisiatif atau pelanggan; dan dokumen yang datang dalam mel. Beberapa peti masuk mempunyai dua bahagian. Satu bahagian memegang dokumen yang mempunyai fail yang ada dan seksyen lain memegang dokumen yang memerlukan fail baru.
$config[code] not foundFail dan Kategori
Fail adalah folder yang memegang maklumat yang dimiliki mengikut nama, tarikh, subjek, lokasi, projek atau data lain. Pelbagai fail dikumpulkan mengikut kategori. Selalunya kategori ini diberikan folder warna dan warna berkod atau pelekat digunakan untuk rujukan mudah untuk kategori ini. Sistem pemfailan menubuhkan peletakan logik fail individu dalam kategori. Sebagai contoh, pejabat doktor mungkin mempunyai kategori berkod warna yang sesuai dengan setiap huruf abjad untuk nama terakhir pesakit. Sistem pemfailan lain mengatur fail mengikut kategori, kedudukan, geografi dan kronologi dan kedudukan.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingSurat-menyurat
Mel masuk disimpan dalam fail yang berkaitan dengan maklumat pada dokumen. Syarikat meletakkan salinan maklum balas kepada mel masuk dalam fail yang sama dengan dokumen masuk yang asal. Sesetengah syarikat mencetak salinan salinan respons yang lengkap untuk membezakannya daripada respons yang belum dihantar. Begitu juga, salinan dokumen keluar disimpan dalam fail yang berkaitan dengan maklumat mengenai dokumen, dan disimpan dalam fail yang sama dengan apa jawapan yang diterima oleh syarikat terhadap dokumen itu.
Pengagihan Dalaman
Kotak masuk memegang dokumen yang diedarkan dalam organisasi termasuk mel untuk pekerja individu, memo dan dokumen fizikal lain yang diterima oleh pekerja individu. Dokumen peti masuk dalaman diedarkan kepada pekerja dengan meletakkan dokumen-dokumen dalam kotak drop pekerja, dan kadang-kadang dengan mengimbas atau memfaks dokumen kepada pekerja terpencil.
Kunci Penyerahan
Jika tiada fail yang ada yang logiknya bersesuaian dengan dokumen baru maka fail baru dibuat untuk menyimpannya. Begitu juga, kategori baru dicipta untuk dokumen baru jika tidak ada kategori yang sesuai dengan dokumen tersebut. Kekunci fail memberikan indeks untuk sistem pemfailan. Senarai kekunci fail dan kodkan semua kategori dalam sistem pemfailan, dan tunjukkan bagaimana maklumat teratur dalam setiap kategori. Sebarang masa kategori baru dibuat, kunci fail dikemas kini dan diedarkan kepada kakitangan lain atau dipaparkan pada titik rujukan pusat.
