Bagi pemilik perniagaan kecil, mewujudkan dasar media sosial adalah cara yang berkesan untuk membantu pekerja anda berinteraksi dengan pelanggan, memperjelaskan mesej pemasaran anda dan melindungi kredibiliti anda dalam talian. Mari lihat cara untuk membuat dasar media sosial.
Apakah Dasar Media Sosial?
Berikut adalah satu definisi:
"Dasar media sosial adalah satu set garis panduan yang menggambarkan bagaimana pekerja harus berinteraksi dengan pelanggan dalam talian."
Pada umumnya, kebanyakan polisi menyediakan garis panduan untuk:
- Blog korporat
Ingat, anda tidak perlu membuat dasar individu untuk setiap laman media sosial. Sebaliknya anda boleh membuat dokumen dasar induk dan mengembangkan bab pendek untuk setiap tapak tertentu. Ini menjadikannya lebih mudah untuk menguruskan dokumen dan menyimpan perubahan di bawah kawalan.
Buku Panduan Pekerja & Dasar Media Sosial
Dari satu sudut, anda boleh mengembangkan dasar media sosial anda sebagai subset buku panduan pekerja anda. Ini bermakna apabila seseorang menyertai syarikat, garis panduan untuk berinteraksi dalam talian dilindungi di bawah bab itu dalam buku panduan.
Atau, anda boleh membuat dokumen tersendiri dan merujuk kepada buku panduan pekerja sekiranya perlu. Ini mengurangkan kiraan perkataan sebagai, sebagai contoh, anda boleh merujuk maklumat undang-undang dan dasar HR dalam dokumen ini.
Bermula
Seperti banyak perkara, mengambil langkah pertama adalah bahagian paling sukar untuk membangunkan dasar media sosial. Jadi di mana anda bermula? Satu pendekatan adalah untuk melihat syarikat-syarikat di sektor anda, mengkaji dasar mereka (ramai orang awam), dan menggunakannya sebagai blok bangunan untuk dokumen anda.
Apabila anda menyemak dasar-dasar, pertimbangkan yang berikut:
- Nada - Adakah polisi itu formal atau adakah ia menggunakan gaya perbualan yang lebih santai? Di manakah anda berfikir yang terbaik? Sesetengah dokumen menggunakan frasa seperti 'Pengguna harus …' yang terdengar sedikit keras. Cuba gunakan nada yang profesional, bermanfaat dan hormat.
- Panjang - Sesetengah polisi adalah sangat pendek, manakala yang lain adalah padat dan membaca seperti dokumen undang-undang. Sekali lagi, lihat yang paling sesuai untuk anda. Tiada hak atau salah.
- Tahap Maklumat - Sesetengah polisi menyediakan garis panduan umum, sementara yang lain memberi maklumat lebih terperinci, contohnya, memperincikan bagaimana untuk bertindak balas terhadap komen negatif pada blog syarikat.
- Skop - Adakah dasar itu meliputi rangkaian media sosial secara individu atau adakah mereka mengambil pendekatan yang lebih luas? Pendekatan yang paling sesuai untuk syarikat anda? Yang lebih mudah untuk diuruskan?
- Penggunaan - Bolehkah anda melihat kakitangan anda menggunakan dokumen ini? Jika tidak, mengapa? Cari contoh yang anda suka membaca dan yang anda rasa akan berfungsi dengan baik untuk pasukan anda.
Membuat Dokumen Draf
Sekiranya idea menulis dasar media sosial mengatasi anda dengan ketakutan, maka ambil hati. Ia tidak begitu sukar dan saya akan menunjukkan kepada anda mengapa. Dengan cara yang sama bahawa Rom tidak dibina dalam sehari, mewujudkan dokumen dasar anda akan mengambil sedikit masa … tetapi anda akan sampai ke sana. Caranya ialah memecahkannya ke dalam tugas-tugas yang boleh diurus - sebagai contoh, satu dasar setiap minggu.
Sebagai contoh, mari bermula dengan dasar untuk halaman Facebook anda:
- Tujuan - Huraikan tujuan dasar ini dalam satu ayat. Pastikan ia memberi tumpuan dan mengeluarkan sebarang kekaburan. Tuliskan dalam nada yang positif.
- Objektif - Gariskan bagaimana dasar ini akan membantu pembaca (iaitu pekerja dan peminat Facebook) untuk berinteraksi.
- Dasar - Tuliskan dasar ringkas yang menggariskan jangkaan, kedudukan, dan tindakan anda yang mungkin diambil jika garis panduan ini dilanggar.
- Kenalan - Sertakan maklumat hubungan jika pembaca memerlukan penjelasan.
Bantuan atau Mengganggu?
Mengapa begitu ramai orang merasakan bahawa dasar media sosial adalah perkara yang buruk? Sebab utama dasar tidak berfungsi (atau mendapatkan reputasi yang buruk) adalah menjadikan mereka lebih sukar bagi pekerja untuk melakukan kerja mereka. Mungkin itu tidak benar sepenuhnya, tetapi bagi ramai pekerja, dasar ini rasa seperti pencerobohan dan satu lagi peraturan untuk diikuti. Bagaimana anda boleh mendapatkan sekitar ini?
Saya rasa perkataan itu dasar yang mengganggu orang. Sekiranya ini berlaku, ubah nada dokumen dan rujuk kepada mereka sebagai panduan, arahan dan contoh untuk memberi keyakinan kepada pekerja anda apabila berinteraksi dalam talian. Kemudian, selepas anda membuat dasar, teruskan bengkel informal dan memperkenalkan dokumen itu. Ingat, kebanyakan pekerja mahu kerja mereka dengan baik. Tetapi mereka kadang-kadang menjadi kecewa apabila mereka perlu mengubah cara mereka melakukan tugas harian mereka. Bengkel ini harus mengurangkan kebimbangan mereka dan memberi mereka arahan yang mereka perlukan.
Apabila anda memulakan sesi, lakukan perkara-perkara berikut:
- Andaian - Buang apa-apa anggapan atau salah faham yang mereka ada mengenai dasar.
- Contoh - Berjalan mereka melalui dasar sampel supaya mereka memahami bagaimana dasar itu terpakai untuk peranan mereka.
- Senario - Buat sesi praktikal dengan membincangkan senario di mana dasar akan membantu mereka.
Bahagian senario bengkel ini sangat penting. Tunjukkan contoh dunia sebenar di mana media sosial boleh menimbulkan masalah, seperti:
- Kakitangan yang berkongsi maklumat sulit secara tidak sengaja
- Menjawab komen negatif dan masuk ke peperangan api
- Meninggalkan ucapan di laman web pesaing
Kemudian tunjukkan cara menguruskan masalah ini dengan lebih berkesan. Pekerja anda akan melihat nilai dokumen dan lebih cenderung untuk menggunakannya.
Menerbitkan
Sebaik sahaja anda telah menyelesaikan dokumen dasar, hantar PDF kepada semua pekerja. Minta mereka membaca dengan berhati-hati dan membalas jika mereka perasan apa-apa jurang, kesilapan atau kesilapan. Kemudian siarkan dasar di laman web anda, blog dan saluran media sosial yang lain. Ingat untuk menambah tarikh, nombor versi dan pemilik dokumen supaya anda boleh menjejaki perubahan dokumen.
Memantau
Membangunkan dasar adalah proses penyempurnaan. Setiap enam bulan, semak semula dokumen dan kemas kini jika perlu. Sebagai contoh, jika anda telah melancarkan tapak mudah alih, anda mungkin ingin memasukkan dasar untuk ini dalam dokumen. Lebih penting lagi, lihat maklum balas yang anda dapat dari pasukan anda dan lihat bagaimana ini boleh digunakan untuk memperbaiki teks.
Kesimpulannya
Menulis dasar media sosial pertama anda lebih mudah daripada yang anda fikirkan. Lihatlah sebagai satu projek kecil yang akan anda selesaikan selama empat minggu akan datang. Buat satu pasukan dengan kemahiran bertulis yang baik dan pengetahuan media sosial, kemudian bekerja ke arah tarikh akhir.
Sekiranya anda telah menulis polisi media sosial, apakah bahagian proses yang paling sukar untuk anda? Sebaik sahaja anda membuat dasar, bagaimana anda melaksanakannya?
Imej dari Dirk Ercken / Shutterstock
14 Komen ▼
