Mesyuarat adalah inisiatif dalam perniagaan - mereka membuat keputusan dan tindakan. Mesyuarat yang paling produktif menguruskan perkara tindakan tanpa mengambil masa jauh dari topik agenda penting lain. Sekiranya tindakan tidak diuruskan dengan betul, masa yang berharga boleh dibazirkan membincangkan tugas yang tidak selesai, gagal memenuhi matlamat yang dimaksudkan atau tidak memberi nilai kepada organisasi. Mengurus secara berkesan item tindakan melalui penutupan bermula dengan tepat menangkap mereka dalam minit mesyuarat.
$config[code] not foundMenentukan
Tentukan tugas dengan jelas, tidak memberi ruang untuk salah tafsir. Nyatakan semula tindakan itu kerana ia didokumenkan untuk memastikan peserta pertemuan bersetuju dan memahami apa yang diharapkan. Berikan tindakan kepada seseorang yang hadir dalam mesyuarat itu, dan dapatkan orang itu secara lisan mengakui tanggungjawab. Butiran tindakan yang kurang jelas yang diberikan kepada seseorang yang tidak hadir apabila isu itu dibangkitkan boleh kekal terbuka selama-lamanya.
Rakaman
Gunakan format piawai untuk rakaman mesyuarat, dengan seksyen yang ditetapkan khusus untuk senarai item tindakan. Mengekalkan format yang konsisten membantu memastikan isu-isu ditangkap dengan betul untuk membolehkan susulan yang cekap. Catat apa yang mesti dilakukan, siapa yang bertanggungjawab untuk memastikan ia berlaku, tarikh isu itu dibangkitkan atau tindakan yang telah diberikan, dan tarikh tindakan itu dijangka selesai. Untuk setiap tugas, mempunyai pemilik utama dan orang sandaran yang diberikan - sandaran boleh berfungsi sebagai kolaborator untuk pemilik utama dan menyokong tugas jika dipanggil.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingMengedarkan
Jangan tunggu terlalu lama untuk mengedarkan minit mesyuarat. Jika seseorang mengambil nota elektronik semasa mesyuarat, minit boleh siap untuk diedarkan sebaik sahaja mesyuarat ditutup atau tidak lama selepas itu. Kelewatan yang panjang boleh menyebabkan peserta kehilangan ketakutan. Tugasan tindakan yang lebih baru kemudiannya boleh mengambil keutamaan yang lebih besar daripada yang dikeluarkan semasa mesyuarat anda.
Penjejakan
Gunakan senarai item tindakan untuk mengesan tugasan mengikut tarikh yang ditetapkan. Jika mesyuarat adalah sebahagian daripada siri yang dijadualkan, mulakan mesyuarat seterusnya dengan semakan tindakan terbuka. Maklumkan peserta terlebih dahulu supaya mereka dapat menyediakan bahan persembahan yang diperlukan untuk melaporkan kemajuan. Jika mesyuarat itu adalah sesi yang unik atau tersendiri, susulan dengan pemilik aksi secara individu atau dalam mesyuarat baru yang difokuskan secara eksklusif pada tindakan pengesanan kepada penutupan.
Keterlihatan
Sekiranya tarikh jatuh tempo atau tindakan dilaporkan tidak memenuhi jangkaan, membuat fakta ini dapat dilihat oleh ahli pasukan. Mengedarkan semula senarai item tindakan, termasuk komen bertulis yang menjelaskan dengan jelas apa yang menimbulkan kelewatan, mengapa tindakan itu dianggap tidak mencukupi, dan apa yang mesti dilakukan untuk kembali ke landasan. Sekiranya bantuan pengurusan diperlukan untuk menghilangkan sekatan jalan raya, jadilah masa dengan ahli-ahli pasukan yang sesuai untuk memberikan ringkasan ringkas mengenai masalah dan penyelesaian yang dicadangkan oleh pasukan.
Penutupan
Apabila tindakan selesai, kemas kini senarai item tindakan dengan mengenal pasti tarikh isu ditutup. Mengedarkan semula senarai itu kepada ahli pasukan supaya mereka dapat melihat tindakan apa yang sedang ditutup dan bila. Selepas semua orang melihat item tertutup, alihkannya dari senarai. Item tertutup boleh diarkibkan atau dipadamkan, bergantung kepada keperluan pasukan atau jangkaan pengurusan.
