Tugas setiausaha biasanya termasuk membuat pengaturan perjalanan untuk bosnya dan / atau pekerja lain. Oleh kerana setiausaha biasanya bertanggungjawab untuk menjaga jadual untuk eksekutif yang sibuk, mereka juga menjaga rancangan perjalanan mereka dan memastikan pengaturannya dijaga, termasuk tempahan hotel dan penyewaan kereta.
Merancang Membuat Pengaturan Perjalanan
Sebaik sahaja setiausaha mendapati bosnya perlu pergi untuk perniagaan, dia mesti belajar tarikh sebenar perjalanan yang dijangka. Sekiranya anda bertanggungjawab membuat pengaturan perjalanan untuk semua orang di jabatan atau pejabat anda, anda mesti menentukan sama ada ahli kakitangan lain melakukan perjalanan pada masa yang sama juga. Bergantung pada syarikat yang anda bekerja, anda mungkin perlu menentukan belanjawan untuk perbelanjaan perjalanan atau hubungi jabatan perakaunan untuk melihat sama ada wang itu dalam belanjawan untuk perjalanan. Anda mesti mengetahui hotel apa yang ada di kawasan di mana bos anda akan pergi, jika dia mempunyai apa-apa pilihan, dan dapatkan kos dan ketersediaan bilik.
$config[code] not foundMembuat Pengaturan Perjalanan
Sekarang bahawa anda telah mengesahkan hari dan bilangan orang yang melancong, anda mesti membuat pengaturan perjalanan sebenar. Tugas setiausaha mungkin termasuk dalam talian dan membuat tempahan sendiri atau menghubungi agensi pelancongan dengan semua butiran. Syarikat-syarikat yang lebih besar mungkin mempunyai jabatan perjalanan di mana setiausaha hanya perlu menyediakan jadual perjalanan yang dicadangkan dan kakitangan perjalanan mempunyai tanggungjawab untuk membuat semua pengaturan. Tanggungjawab anda juga termasuk mengkaji pengesahan pengaturan dan memastikan ia betul. Anda mesti tahu sama ada bos anda mempunyai sebarang pilihan tempat duduk di kapal terbang, berapa banyak barang yang akan diambil dan jika ada yang perlu diperiksa. Mesyuarat atau persidangan yang dihadiri oleh bos anda mungkin memerlukan tempat duduknya dan anda mungkin bertanggungjawab untuk menghantar RSVP bagi pihaknya.
Melengkapkan Pengaturan
Satu lagi bahagian dalam membuat pengaturan perjalanan termasuk menjaga keperluan perjalanan untuk bos anda semasa dia berada jauh. Anda mesti tahu sama ada bos anda memerlukan pengangkutan ke lapangan terbang atau jika dia akan dibayar balik untuk kos letak kereta di lapangan terbang. Anda perlu menyediakan salinan bercetak jadual perjalanan untuk bos anda untuk digunakan apabila dia tiba di destinasinya supaya dia akan mengetahui jadual hariannya dan memasukkan alamat hotel dan lokasi mesyuarat atau persidangan. Anda boleh menempah kereta sewa terlebih dahulu yang akan tersedia pada ketibaannya atau mengatur ulang-alik hotel untuk membawa dia ke hotel. Tugas setiausaha semasa membuat pengaturan perjalanan termasuk memastikan setiap aspek perjalanan dilindungi.
