Pada hari ini pejabat elektronik, adalah mungkin untuk mengambil konsep kertas pemfailan untuk diberikan. Membangunkan dasar pemfailan pejabat yang cekap dapat membantu memastikan dokumen penting tersedia dan dokumen aktif mudah dicari. Tidak kira berapa banyak dokumentasi yang dilakukan pada komputer, selalu ada jumlah tertentu yang perlu dicetak dan diajukan dengan tangan. Teruskan permohonan di pejabat dan anda boleh menjalankan pejabat yang lebih cekap.
$config[code] not foundTanggungjawab
Tidak kira bagaimana terperinci dasar pemfailan pejabat mungkin, seseorang perlu bertanggungjawab untuk melaksanakan dasar itu setiap hari supaya ia menjadi berkesan. Melantik pihak berkuasa pemfailan boleh berbeza-beza bergantung kepada jumlah maklumat yang hendak diajukan, kerumitan sistem pemfailan dan seberapa kerap maklumat diperoleh dan perlu difail semula.
Dengan dasar pemfailan yang baik, pemfailan hanya perlu dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab. Sekiranya orang lain memindahkan dokumen, harus ada peraturan bahawa dokumen itu diletakkan di bakul "dalam" untuk diajukan oleh pihak yang bertanggung jawab. Jika terdapat beberapa orang yang bertanggungjawab untuk memfailkan, anda harus membuat sistem pada setiap folder di mana orang terakhir yang memfailkan sesuatu mesti menandatangani inisial mereka. Untuk mengekalkan sistem pemfailan yang baik, orang yang bertanggungjawab mesti dipertanggungjawabkan.
Pengekodan Warna
Menurut PowerHomeBiz.com, salah satu cara untuk menyimpan fail anda adalah dengan mengodakan warna mereka. Anda boleh mewarnakan fail kod dengan menggunakan pelekat tab berwarna, atau anda boleh membeli folder fail pelbagai warna untuk digunakan dalam kabinet anda.
Apabila anda memisahkan warna, ia mungkin lebih berkesan untuk menggunakan sistem pengkodan warna untuk tajuk yang lebih komprehensif dan kemudian sistem yang berbeza untuk sub-tajuk. Sebagai contoh, semua dokumen kewangan boleh dimasukkan ke dalam fail hijau tetapi dokumen yang berkaitan dengan maklumat cukai akan mempunyai sistem mereka sendiri. Eksperimen dengan pengekodan warna sistem pengekodan warna anda. Folder hijau boleh digunakan untuk dokumen kewangan, tetapi pelekat tab merah boleh diletakkan pada maklumat berkaitan cukai.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingAktif dan Pengarkiban
Fail yang paling anda gunakan akan menjadi yang perlu dianggap aktif, dan yang tidak akan dirujuk secara tetap boleh diarkibkan. Sistem fail aktif dinamik dan meninggalkan ruang untuk pengembangan dan tambahan. Sebaik sahaja dokumen telah dianggap melebihi fasa aktifnya, ia dipindahkan ke arkib. Pastikan fail aktif anda tersedia untuk mereka yang memerlukannya, dan teruskan mengatur fail aktif anda setiap hari.
