Komunikasi tempat kerja yang ditujukan kepada "fail" mesti mematuhi proses dan struktur untuk rekod pekerjaan serta format asas untuk korespondensi perniagaan. Memo fail bertujuan untuk mendokumentasikan tindakan seperti perubahan staf atau keputusan pekerjaan. Selain itu, mereka mengekalkan fakta dan keadaan yang berkaitan dengan aktiviti sumber manusia dan penyiasatan di tempat kerja.
The Addressee
Walaupun memo anda dimaksudkan untuk mendokumentasikan fail itu, mungkin masih ada alamat yang harus menerima salinan komunikasi secara langsung. Sebagai contoh, jika anda mendokumenkan fail pekerja tentang pertimbangannya untuk promosi, anda mungkin ingin memasukkan penyelia semasa dan penyelia yang akan dia laporkan dalam peranan baru. Di samping itu, berikan pekerja dengan salinan memo itu.
$config[code] not foundMaklumat sensitif
Memo tempat kerja mengenai maklumat sensitif harus ditangani hanya kepada mereka yang perlu tahu dan memo harus ditandai dengan jelas "sulit" jika mereka mengandungi maklumat yang tidak boleh dibincangkan di kalangan HR dan penyelia pekerja. Dalam sesetengah kes, memo untuk memfailkan perkara sensitif tidak seharusnya diletakkan di dalam fail pekerja sama sekali. Sebagai contoh, dalam kes-kes penyelidikan di tempat kerja, seperti gangguan seksual, memo untuk memfailkan masuk ke fail siasatan dan bukan fail kakitangan pekerja.Memo untuk memfailkan untuk tujuan siasatan masih sulit dan hanya boleh diakses oleh kakitangan dengan keperluan untuk mengetahui, seperti kakitangan HR, eksekutif dan pemilik syarikat, atau peguam.
Kandungan Memo
Sekiranya memo ini adalah sebahagian daripada surat-menyurat yang berterusan, anda mungkin perlu menerangkan keadaan atau menerangkan sebab dokumentasi anda. Sekiranya ia adalah perkara peribadi - selain siasatan - mulakan memo dengan nama pekerja, jabatan, jawatan dan panjang pekerjaan. Sebagai contoh, jika anda merumuskan permintaan pekerja untuk pemindahan, perenggan pertama anda harus mengandungi maklumat penting, seperti kedudukan pekerja dan kedudukan atau jabatan yang dia minta dipindahkan. Memo juga akan mengandungi butiran mengenai sama ada permintaan pemindahannya diberikan, dipertimbangkan atau dinafikan.
Pengedaran dan Arkib
Sekiranya anda menulis kepada fail pekerja, satu salinan memo harus masuk ke dalam fail komunikasi umum HR sebagai sebahagian daripada senarai edaran. Di samping itu, pekerja menerima salinan dan juga pihak lain yang mungkin mengetahui maklumat pekerja, melainkan memo itu adalah sebahagian daripada penyiasatan tempat kerja sulit. Dalam hal ini, hanya HR dan staf yang bekerja pada penyiasatan itu harus memiliki akses ke memo. Apabila fail yang mengandungi memo dihantar ke arkib anda, jabatan HR mengekalkan salinan memo yang terletak di dalam fail surat-menyurat umum jabatan.
