E-mel kerja diplomatik adalah mudah dan sopan, dan berusaha untuk memastikan penerima tidak salah fahami atau salah tafsir maklumat. Semasa menulis e-mel diplomatik, gunakan bahasa formal dan tepat dan elakkan perkataan emosi. Matlamatnya ialah menggunakan bahasa yang bijak - kata-kata yang jelas menyampaikan mesej penting - tanpa menyebabkan perasaan tidak baik.
Tetapkan Nada
Tetapkan nada itu dengan menumpukan pada bagaimana idea, mesej atau arahan anda akan membantu pekerja anda. Mengakui sebarang perjuangan yang berkaitan dengan pekerjaan yang mereka hadapi, seperti masalah teknikal atau kemunduran, dan bertanya - daripada permintaan - apabila ada sesuatu yang anda inginkan atau perlukan. Sebagai contoh, jika anda menambah lebih banyak kakitangan kepada projek yang ada, tulis, "Saya tahu projek ini telah memberi tekanan tambahan kepada pasukan anda, jadi saya meminta Jane Doe untuk membantu penyuntingan salinannya. Adakah anda dapat membekalkannya dengan draf kasar sebelum hujung minggu? " Bahasa diplomatik mempunyai nada sopan yang cuba meletakkan penerima dengan selesa.
$config[code] not foundKeep It Professional
Elakkan subjek peribadi, sulit atau sensitif, seperti maklumat gaji, masalah kakitangan atau konflik dalaman, dalam e-mel diplomatik. Hanya berbincang perkara awam, mencadangkan majalah Inc. Sentiasa menangani isu-isu peribadi atau sulit secara bersemuka, atau melalui telefon jika pertemuan tatap muka tidak mungkin. Anda tidak pernah tahu bila e-mel mungkin diluluskan di sekitar pejabat. Gunakan ganjaran dan penutupan profesional, oleh itu penerima mengetahui bahawa surat-menyurat itu berkaitan dengan pekerjaan, bukan bersifat peribadi.Sebagai contoh, mulakan e-mel dengan "Hello," "Salam" atau "Selamat pagi" - bukan "Hey," "Yo" atau "Untuk peeps saya."
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingPilih kata-kata anda dengan bijak
Tumpukan pada pernyataan "Saya", bukannya "kenyataan" anda, terutamanya apabila anda menangani kelemahan, kesilapan atau pembetulan dalam e-mel. Jelaskan pernyataan anda, jadi penerima mendapat pemahaman yang jelas mengenai matlamat dan niat anda. Contohnya, jika anda ingin menghantar e-mel ke seluruh syarikat tentang pentingnya tarikh tamat mesyuarat, tulis, "Sudah menjadi matlamat saya untuk memenuhi tenggat waktu untuk mengekalkan asas sokongan pelanggan yang kuat. Ketepatan masa dan kecekapan adalah dua keutamaan saya, jadi sila hubungi saya jika keadaan timbul yang boleh membawa kepada kesukaran tarikh akhir. "
Jadilah Langsung dan Khusus
Jujur dan teruskan dengan surat-menyurat anda, maka rakan sekerja anda tidak perlu membaca antara baris atau meneka apa yang sedang anda katakan. Bahasa diplomatik adalah bijak, ringkas dan tepat. Keluarkan kata, fikiran atau idea yang berlebihan yang boleh mengelirukan pekerja anda atau merosakkan e-mel anda. Sebagai contoh, jika anda ingin menangani pelanggaran kod berpakaian pekerja dalam e-mel kepada guru, tulis, "Sila semak keperluan kod pakaian dalam buku panduan pekerja. Tiada seluar pendek, topi tangki atau flip jepit semasa waktu sekolah." Alamat e-mel kepada "semua pekerja," jadi tiada siapa yang menyatakannya.
