Penyambut tetamu maya. Anda mungkin pernah mendengar istilah itu sebelum ini, dan ia tidak segera menjelaskan apa sebenarnya tujuan mereka atau tujuan yang mereka layani. Adakah mereka robot? Adakah mereka duduk di sudut pejabat anda, seperti pembantu robot Jetsons? (Tidak.) Jika anda tidak tahu apa resepsial maya, mengapa anda mengupah perkhidmatan mereka untuk perniagaan anda? Dalam istilah yang paling mudah, penyambut tetamu maya menjawab telefon anda dari jauh. Tetapi ada begitu, lebih banyak lagi. Kami berada di sini untuk membersihkan semua itu untuk anda: kami akan menerangkan bagaimana resepsi maya adalah, apa yang boleh mereka lakukan untuk perniagaan anda (banyak!), Dan mengapa penting bahawa setiap panggilan telefon yang masuk ke dalam perniagaan anda dijawab.
$config[code] not foundApakah mereka?
Resepsionis maya yang teliti dilatih, sentiasa ada perkhidmatan pakar pelanggan! Mereka melakukan segala-galanya dengan resepsionis dalaman tradisional, tetapi ada puluhan daripada mereka, sering terdapat sekitar jam. Pada dasarnya, anda mempunyai keupayaan seorang penyambut tetamu biasa yang biasa berlipat ganda beberapa kali dengan tidak ada yang merekrut atau mengupah sakit kepala.
Jika anda tidak mampu untuk menyewa penyambut tetamu dan mendapati diri anda menggunakan masa yang berharga berurusan dengan panggilan telefon, penyambut tetamu maya adalah penyelesaian yang sempurna. Resepsionis maya adalah apa sahaja yang anda mahu.
Apa yang mereka lakukan?
Berikut adalah beberapa tugas yang dihadapi oleh penyambut tetamu maya untuk pelanggan, semuanya sambil berbunyi seperti sebahagian daripada perniagaan mereka:
Soalan Lazim yang menjawab: Perniagaan dari pejabat doktor untuk pengajar seni mempertahankan diri ke landskap menggunakan resepsi maya untuk menjawab panggilan meminta waktu perniagaan, alamat, dan segala macam soalan mudah lain, menjimatkan masa untuk memberi tumpuan kepada kerja mereka.
Mengambil mesej: Roti dan mentega penyambut tetamu maya.Mereka akan menjawab panggilan yang anda mahukan, ambil maklumat dan mesej pemanggil, kemudian hantar maklumat kepada anda supaya anda tidak terlepas sebarang maklumat penting.
Kumpulkan petunjuk: Apabila anda mendapat panggilan dari pihak yang berminat, penyambut tetamu maya anda akan mengumpul semua maklumat utama supaya anda boleh menjejaki pemanggil dan mengikuti susulan yang anda lihat. Sekiranya anda mempunyai CRM atau pangkalan data pelanggan lain yang sedia ada, penyambut tetamu maya anda dengan mudah boleh mengemas kini mereka dengan maklumat utama.
Pelantikan penjadualan: Resepsionis maya biasanya boleh bekerja dengan mana-mana perisian penjadualan yang anda ada di tempatnya. Mereka boleh membuat panggilan dari pelanggan dan membuat jadual, menjadualkan semula, atau membatalkan pelantikan yang diperlukan untuk sebarang jenis perniagaan.
Pesanan pemprosesan: Apa-apa jenis pesanan! Dari pesanan telefon e-dagang kepada permintaan penyelenggaraan untuk laporan gangguan semasa bencana alam, penyambut tetamu maya memenuhi tugas.
Sokongan selepas waktu: Menggunakan penyambut tetamu maya memberi anda keyakinan bahawa sesiapa yang memanggil anda mencapai orang sebenar setiap kali-tidak pernah menjadi kotak suara. Biarkan penyambut tetamu maya anda mengambil sedikit atau banyak panggilan seperti yang anda suka: sepanjang hari, hanya selepas waktu hujung minggu, hujung minggu dan cuti, atau apa-apa kombinasi dari mereka.
Pemindahan langsung: Mungkin anda mahukan peluang untuk melihat siapa yang memanggil, kemudian memutuskan apakah anda ingin menjawab secara peribadi atau membiarkan penyambut tetamu maya mengendalikannya. Pemindahan panggilan langsung menjadikannya mungkin. Panggilan cincin kepada anda terlebih dahulu, kemudian kepada penyambut tetamu maya selepas beberapa cincin jika anda tidak menjawab. Sebaliknya juga mungkin: Resepsionis maya boleh menjawab setiap panggilan, kemudian letakkan pemanggil pada pegangan ringkas semasa mereka menghubungi anda, tanya apakah anda ingin mengambil panggilan itu, kemudian meneruskan pemanggil tepat kepada anda. Sama ada, anda berada dalam kawalan.
Mengapa perkara itu penting?
Ini mungkin kelihatan seperti banyak usaha untuk memastikan setiap panggilan telefon dijawab. Dengan Internet dalam poket semua orang, yang juga memanggil perniagaan lagi, bukan? Apa panggilan yang tidak dijawab setiap sekarang dan kemudian, bukan? Salah. Salah !! Jangan lupa: anda benar-benar tidak tahu siapakah di hujung panggilan telefon itu. Ia mungkin menjadi pelanggan baru anda yang baru, dan setiap panggilan yang tidak dijawab adalah peluang yang tidak dijawab. Anda mungkin pernah mendengarnya sebelum ini, tetapi kami tidak akan mengulanginya jika ia tidak benar.
Akses internet yang semakin meningkat sebenarnya telah meningkatkan lalu lintas telefon kepada perniagaan, kerana sekarang lebih mudah bagi pengguna yang berminat untuk melakukan pencarian dengan beberapa kali pada keyboard dan mencari mereka. Ini menjadikan kedua-dua anda dan pesaing anda lebih mudah untuk mencari, jadi jika anda tidak menjawab kali pertama, mereka mungkin akan menghubungi orang lain sebelum memberikan anda satu lagi pukulan. Anda tidak mampu ini, kerana pelanggan yang memanggil mempunyai niat yang lebih tinggi untuk mengambil tindakan, menurut laporan oleh Forrester pada tahun 2017. Malah, pelanggan yang menjangkau melalui telefon adalah pelanggan yang lebih berharga secara keseluruhan: "Pihak yang berminat yang memulakan panggilan masuk cenderung untuk menukar 30% lebih cepat, membelanjakan purata 28% lebih, dan menyimpan kadar pengekalan 28% lebih tinggi daripada mereka yang terlibat secara ketat melalui saluran lain."
Maksudnya ialah menjawab setiap perkara penting sekarang, dan sering kali tidak ada jam untuk memastikan bahawa di tengah-tengah semua yang terlibat dalam menjalankan perniagaan anda. Resepsionis dalaman adalah mahal. Resepsionis maya adalah berpatutan, sentiasa tersedia, dan dilatih untuk secara konsisten menyampaikan mesej perniagaan anda dengan tepat seperti yang anda inginkan.
Foto melalui Shutterstock
Lebih banyak di: Ulasan Komen ▼
