Pemeliharaan rekod adalah bahagian penting dari banyak jenis perniagaan hari ini. Sama ada anda bekerja di pejabat perubatan, universiti, firma perundangan atau institusi lain, mengurus borang-borang yang memastikan perniagaan-perniagaan ini berjalan seringkali merupakan pekerjaan sepenuh masa dengan sendirinya. Pada masa-masa, jumlah kerja kertas yang dihasilkan oleh organisasi boleh kelihatan hebat. Masalah umum yang dihadapi oleh pengurusan rekod boleh dikurangkan dengan adanya sistem untuk mengendalikannya.
$config[code] not foundLost Records
Rekod yang hilang boleh merangkumi kesulitan kecil untuk perniagaan menjadi kerumitan besar yang memerlukan waktu berbulan-bulan, atau bertahun-tahun, untuk diselesaikan. Sebagai contoh, jika pelanggan meminta dokumen dari syarikat secara teratur dan anda tidak dapat memberikannya tepat pada masanya (atau sama sekali), anda akan risiko kehilangan perniagaan mereka pada masa akan datang. Jika rekod penting diperlukan untuk perkara undang-undang, seperti mempertahankan syarikat terhadap tuntutan mahkamah, tidak membekalkan dokumen-dokumen yang sesuai boleh membebankan wang yang besar, atau bahkan bermaksud pembubaran perniagaan sepenuhnya. Salah satu cara untuk mengelakkan kehilangan rekod adalah dengan mengadakan proses pengurusan dan penyimpanan terperinci.
Organisasi Rekod
Organisasi fail yang betul adalah salah satu daripada asas pengurusan rekod yang baik. Biasanya, syarikat mengatur fail secara kronologi menjelang tahun dan kemudian mengikut abjad mengikut nama pelanggan. Sebagai tambahan kepada salinan keras rekod syarikat anda, storan elektronik adalah pilihan yang dapat menyelamatkan ruang dan masa perniagaan anda boleh digunakan. Walau bagaimanapun, walaupun anda memilih untuk menyimpan sebahagian besar fail berharga di komputer organisasi anda, salinan keras mempunyai tempat dalam penyimpanan dan organisasi rekod. Dokumen asal, seperti yang ditandatangani ditandatangani, sering perlu disimpan untuk beberapa tahun atau, kadang-kadang, selama-lamanya.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingSimpan Penyimpanan
Bergantung kepada jenis perniagaan yang anda menyimpan rekod, serta berapa lama syarikat itu telah beroperasi, anda mungkin mendapati diri anda kehabisan ruang untuk semua kabinet fail bernilai bentuk yang harus anda simpan. Penyelesaian yang berpotensi untuk masalah ini bukan untuk menyimpan rekod luar. Pertimbangkan berapa lama perniagaan anda benar-benar perlu mempunyai bentuk-bentuk ini di tangan. Untuk tujuan cukai persekutuan, majoriti dokumen boleh dilupuskan selepas tempoh masa tertentu, seperti yang diarahkan oleh Internal Revenue Service (IRS), bergantung kepada jenis pemfailan yang diajukan (lihat seksyen Sumber). Perniagaan yang berbeza, seperti pejabat undang-undang dan perubatan, dikehendaki menyimpan maklumat pelanggan hanya untuk beberapa tahun, bergantung kepada keadaan di mana mereka beroperasi. Penyelesaian lain adalah menyimpan rekod di kemudahan yang berasingan, seperti unit storan sewa. Dengan cara ini, mereka tidak mengambil ruang berharga di premis perniagaan anda yang boleh anda gunakan untuk menjalankan organisasi. Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa unit sedemikian boleh mahal bergantung kepada jumlah rekod yang perlu anda simpan.
