Selama bertahun-tahun, spreadsheet Excel telah menjadi ruji dalam kalangan profesional dan peribadi untuk mengatur, menghitung dan menyampaikan data.
Mereka telah menjadi alat yang berfungsi secara universal untuk pelbagai aplikasi, seperti menyimpan tab pada kewangan syarikat dan menguruskan inventori.
Tidak ada perkembangan teknologi tunggal yang dapat menggantikan hamparan sebagai asas pejabat (selain daripada kemas kini yang berterusan dari Microsoft Office dan pesaing serupa seperti Google Docs), jadi hamparan tetap dalam peredaran aktif.
$config[code] not foundBagi banyak kegunaan, spreadsheet masih bernilai, tetapi terdapat beberapa ketidakcekapan yang menghalang mereka daripada menjadi kuasa rumah mereka dahulu.
Alasan Mengapa Anda Perlu Berhenti Menggunakan Spreadsheets
Jika anda seorang peminat spreadsheet mati-matian, anda mungkin menggelengkan kepala anda dengan tanggapan untuk meninggalkannya. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa sebab utama mengapa anda harus mengurangkan pergantungan anda pada hamparan keseluruhan:
1. Spreadsheets terdedah kepada kesilapan. Menurut ID Sistem, hampir 90 peratus daripada semua spreadsheet mempunyai kesilapan. Ini mungkin formula yang tidak betul, nombor yang tidak dilaporkan, atau format tidak cekap yang membawa kepada salah tafsir. Sudah tentu, ini bukan kesalahan spreadsheet semata-mata - ia adalah kesalahan manusia yang menguruskannya. Walau bagaimanapun, beberapa ciri spreadsheet - seperti kesederhanaan, keluwesan, kekurangan pemeriksaan dan baki, dan kekurangan komunikasi - memudahkan orang membuat kesilapan tersebut. Oleh kerana spreadsheet sering digunakan untuk maklumat berharga atau sensitif, walaupun kesilapan tunggal boleh mahal di sini, jadi tidak sepatutnya risiko.
2. Tiada kaedah pemformatan yang jelas. Excel memberikan banyak pilihan apabila membincangkan format sel, baris, dan lajur serta bagaimana nombor dan data dipaparkan dalam helaian. Di permukaan, ini kelihatan seperti ciri yang hebat - tetapi jumlah pilihan yang ada bermakna tiada peraturan yang jelas untuk apa yang "betul" atau "salah" untuk aplikasi tertentu. Terdapat beberapa templat yang terdapat dalam Excel, tetapi sekali lagi, tidak terdapat pemformatan standard yang boleh diikuti oleh semua pekerja, rakan kongsi dan pelanggan anda. Pemformatan yang masuk akal kepada anda mungkin tidak masuk akal kepada orang lain, yang membawa kepada masalah kekeliruan dan keserasian apabila anda cuba untuk menyampaikan data kepada pihak lain.
3. Ia terlalu generik untuk menjadi relevan untuk kebanyakan tugas. Kekuatan hamparan adalah fleksibiliti mereka - tetapi itu juga boleh menjadi kelemahan. Spreadsheets adalah sejenis "jack of all trades, master of none." Mereka layak menjalankan dalam beberapa aplikasi berbeza, tetapi mereka bukan penyelesaian yang ideal untuk fungsi tertentu. Kerana kepelbagaian alat teknologi yang direka khusus untuk fungsi individu, spreadsheet telah dikelompokkan dalam hampir setiap aplikasi yang anda boleh fikirkan. Ia seperti pergi ke restoran khusus, bukannya satu yang menawarkan sedikit setiap masakan - pengkhususan itu menjadikan produk jadi lebih unggul.
4. Hanya satu orang boleh menggunakan hamparan pada satu masa. Ini adalah kelemahan spreadsheet yang halus, tetapi kuat. Hanya satu orang yang boleh bekerja pada hamparan pada masa yang diberikan. Walaupun dalam pilihan hamparan berasaskan awan, secara amnya, hanya satu orang boleh membuat edit aktif, sementara yang lain bekerja dengan satu-satunya salinan pandangan. Ini menjadikannya sangat sukar bagi pasukan anda untuk terus berkomunikasi aktif atau berkolaborasi pada satu produk siap. Di dunia moden kita, dengan pekerja terpencil dan teknologi yang lebih canggih, anda memerlukan lebih banyak penyelesaian bagi pengurusan kolaborasi yang mudah.
5. Kemas kini masa nyata tidak mungkin. Menurut Penyelidikan Forrester, penstriman dan pengemaskinian data masa nyata adalah beberapa teknologi yang paling penting dalam runcit (serta beberapa industri lain). Dengan jumlah maklumat yang ada dan peningkatan tuntutan pengguna, perkara-perkara seperti pengesanan inventori dan data pelanggan menambat ke arah aliran masa sebenar untuk penyediaan maklumat yang lebih cepat dan tepat. Spreadsheets tidak sesuai dengan kemas kini masa nyata, mereka tidak boleh diintegrasikan ke mana-mana sistem lain untuk mengemaskini secara automatik dan seperti yang telah kita lihat, hanya satu pengguna yang boleh membuat perubahan pada satu masa. Kemas kini masa nyata jauh lebih bernilai.
Apa yang Perlu Digunakan Sebaliknya
Oleh itu, terdapat banyak sebab yang baik untuk berhenti menggunakan spreadsheet, tetapi itu tidak membuat keperluan anda hilang. Anda masih perlu mengesan inventori. Anda masih perlu melaporkan kewangan dan kemungkinan anda memerlukan cara mudah untuk memindahkan bahan lama anda ke dalam sistem baru. Apa yang boleh mengambil tempat spreadsheet?
Jawapan mudah ialah perisian khusus. Terdapat beribu-ribu jenis perisian pengesanan dan pengurusan di luar sana, yang sebahagiannya merangkumi banyak keperluan umumnya (seperti perisian kolaborasi pasukan) dan beberapa di antaranya sempit menjadi niche berfokus (seperti perisian perakaunan). Betusan terbaik adalah memilih satu suite perkhidmatan perisian, a la carte, yang paling sesuai untuk memenuhi keperluan khusus syarikat anda. Tidak ada satu-saiz-sesuai-semua penyelesaian di luar sana (itulah sebabnya hamparan menjadi usang), jadi berbelanja dan pertimbangkan pilihan anda dengan teliti.
Photo Spreadsheet melalui Shutterstock
4 Komen ▼
