Hari pembantu pentadbiran dipenuhi dengan pelbagai tugas termasuk penjadualan, menghantar e-mel dan menguruskan projek. Di samping itu, kadang-kadang perlu untuk mengambil mesej untuk bos anda apabila dia tidak tersedia. Mesej yang tidak jelas dan kurang jelas boleh menggagalkan bos anda. Jika anda ingin menarik perhatiannya, berikan mesej terperinci yang meringkaskan sifat panggilan dan tindak balas yang diminta. Walaupun anda bukan pembantu pentadbiran, anda kadang-kadang perlu mengambil mesej untuk bos yang tidak tersedia.
$config[code] not foundSemasa di Telefon
Tanya pemanggil jika dia ingin meninggalkan mesej. Jika jawapannya adalah "tidak," ambil masa untuk menggalakkan mesej. Beritahu dia bahawa bos anda akan berada dalam mesyuarat sepanjang hari, jadi memanggil balik mungkin bukan pilihan terbaik.
Tanya pemanggil untuk memberikan mesej terperinci. Sesetengah penelepon akan menjawab, "Hanya panggil saya balik." Malangnya, bos anda mungkin tidak berpuas hati dengan mesej samar-samar ini. Dalam kes ini, balas dengan, "Sudah tentu. Apa yang saya boleh katakan kepadanya tentang ini?"
Minta nama penuh dari pemanggil. Nama pertama boleh menyebabkan kekeliruan untuk bos anda. Hanya bertanya, "Bolehkah saya mempunyai nama penuh anda?" apabila mengambil mesej itu.
Minta nombor telefon pemanggil. Walaupun ini mungkin kelihatan jelas, mudah untuk melupakan nombor apabila memberi tumpuan kepada aspek panggilan lain. Jika pemanggil lebih suka dihubungi melalui e-mel, tuliskan ini juga.
Tulis semua maklumat ini pada kertas sekerap semasa anda bertanya soalan. Tulis tarikh dan masa panggilan juga.
Menyampaikan Mesej
Aturkan nota anda untuk panggilan pada slip kecil kertas. Setiap mesej harus mengisi hanya sekeping kertas. Elakkan menulis lebih daripada satu mesej pada setiap slip.
Tulis tarikh dan masa panggilan, diikuti dengan nama pertama dan terakhir pemanggil di bahagian atas kertas. Sekiranya dia juga memberikan kedudukan atau hubungannya dengan bos anda, seperti akauntan atau pembekal, tulislah juga di sini.
Huraikan tujuan panggilan dalam satu ayat pendek. Tuliskan ini di bawah nama pemanggil. Menjadi ringkas dan khusus supaya bos anda tidak perlu tertanya-tanya apa ini.
Tulis nombor telefon pemanggil di bahagian bawah mesej.
Tulis "URGENT" di huruf besar di penjuru kanan atas nota jika panggilan itu sangat penting. Kebanyakan mesej telefon tidak akan berada di bawah kategori ini. Mesej segera merujuk kepada kecemasan keluarga atau masalah perniagaan yang boleh memberi kesan besar kepada syarikat.
Serahkan mesej ke bos anda sebaik sahaja ia tersedia. Seperti yang anda berikan kepadanya setiap mesej, baca dengan lantang. Dengan cara ini tidak ada peluang dia akan terlepas mesej penting.
Petua
Tahu bila hendak bercakap. Sekiranya mesej benar-benar menjadi kecemasan, terutamanya dengan keluarga bos, mengganggu dia dan memberitahunya tentang pemanggil segera. Beberapa perkara dalam kehidupan lebih penting daripada pertemuan perniagaan.
