Dunia perniagaan seolah-olah berputar pada paksi mesyuarat - tetapi tidak semua mesyuarat adalah produktif. Melabur masa dalam merancang sesi yang produktif untuk memastikan mesyuarat anda mendapat pekerjaan. Berikan pemikiran yang berhati-hati kepada apa yang perlu anda capai dan siapa yang harus mengambil bahagian.
Tentukan Objektif dan Penonton
Tetapkan objektif untuk mesyuarat itu, dan buatnya ringkas dan jelas. Sebagai contoh, buat senarai pendek bullet yang menerangkan matlamat tertentu. Matlamat pertemuan anda adalah untuk menyampaikan maklumat penting, membuat keputusan, menyelesaikan masalah atau menetapkan tindakan. Matlamat ringkas dan ke-titik membantu penganjur mesyuarat menentukan siapa yang patut mengambil bahagian dalam mesyuarat. Buatkan senarai jemputan dengan menjajarkan setiap matlamat dengan ahli pasukan yang kehadirannya akan memungkinkan untuk mencapai matlamat sebenar.
$config[code] not foundTetapkan Agenda
Tetapkan agenda mesyuarat berdasarkan setiap matlamat dalam objektif. Jika matlamatnya adalah untuk menyampaikan permulaan sesuatu projek, tetapkan item agenda yang mengenal pasti siapa yang akan membentangkan maklumat itu dan bagaimana maklumat itu akan dikongsi, seperti dengan persembahan PowerPoint. Jika matlamatnya adalah untuk menetapkan tindakan, tetapkan item agenda yang menerangkan bagaimana tugasan akan dibuat. Setiap matlamat harus mempunyai satu atau lebih item agenda sejajar dengannya.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingPilih Tarikh dan Masa
Pilih tarikh dan masa mesyuarat berdasarkan ketersediaan ketua mesyuarat dan jemputan yang paling kritikal. Semakin banyak senarai undangan yang lebih besar, semakin sukar untuk mencari hari dan waktu apabila semua orang ada. Terima masa yang sesuai dengan banyak jadual yang mungkin. Sebelum menetapkan masa, fikirkan zon masa. Jika ada jemputan yang akan menyertai melalui telefon atau Internet, pertimbangkan jam kerja mereka dan juga anda sendiri. A 1 p.m. Pertemuan di Eastern Standard Time adalah pertemuan jam makan tengah hari di Central Standard Time. Mesyuarat yang sama pada pukul 2 pagi di Tokyo.
Pilih Lokasi
Cari bilik persidangan yang akan memungkinkan untuk mencapai semua item agenda. Pilih bilik yang besar atau kecil untuk selesa dengan jumlah orang yang dijangka hadir. Sebuah bilik bahawa tempat duduk 40 adalah pilihan yang tidak baik untuk pertemuan dengan 10 orang. Begitu juga, anda tidak mahu orang ramai memerah dengan ketat sehingga perlu membawa kerusi tambahan.
Susun Bahan dan Kejadian
Jika pembentangan dijangka, pastikan bilik dilengkapi dengan projektor. Jika tidak, buat perkiraan untuk membawa projektor dengan anda - juga pastikan anda mempunyai sesuatu untuk diproyeksikan, seperti skrin atau dinding putih. Jangan lupa untuk mempertimbangkan ketersediaan lain-lain peristiwa, seperti papan putih dengan penanda memadam kering, carta flip dan telefon pembesar suara untuk peserta luar tapak. Untuk mesyuarat berbilang jam, sediakan makanan dan minuman supaya peserta tetap fokus pada topik dan bukan perut mereka.
Beritahu Jemputan
Beri tahu jemputan tujuan pertemuan, tarikh, waktu dan lokasi dengan baik terlebih dahulu supaya mereka dapat mempersiapkan dengan baik. Dalam kebanyakan kes, notis sekurang-kurangnya seminggu adalah lebih baik. Gunakan perisian kalendar tempat kerja untuk menghantar janji temu kepada semua jemputan. Banyak program akan memaklumkan beberapa minit atau beberapa hari sebelum mesyuarat, atau menyesuaikan makluman kepada keperluan anda.
