Tugas perkeranian, seperti menaip, memfailkan dan menjawab telefon pejabat, pernah diturunkan kepada setiausaha, pembantu eksekutif dan pekerja pentadbiran. Tetapi dengan lebih banyak pekerjaan yang memerlukan kemahiran teknologi, ia bukan harapan yang luar biasa untuk profesional (termasuk peguam, doktor, guru, dll.) Untuk menggunakan kemahiran perkeranian untuk melaksanakan tugas harian mereka. Oleh kerana ramai pekerja menggunakan komputer, pekerjaan perkeranaan telah menjadi sebahagian penting dari hampir setiap pekerjaan dan pekerjaan. Penyumbang GoodTemps Carissa Doshi membincangkan mengapa enam kemahiran perkeranian ini penting untuk pekerja pejabat: menaip, memfailkan, kemasukan data, penggunaan telefon, dan kemahiran dengan Microsoft Word dan Excel.
$config[code] not foundKemahiran Pejabat Khas
Tidak kira sama ada anda memohon untuk menjadi pembantu eksekutif atau wakil pekerja, anda harus mempunyai beberapa kemahiran perkeranian. Bergantung kepada peranan anda, anda mungkin tidak merujuk kepada kemahiran ini sebagai ketara - menggambarkannya sebagai kemahiran pejabat mungkin lebih tepat.Sebagai contoh, pembantu pentadbiran secara semula jadi akan membelanjakan majoriti hari kerjanya melaksanakan tugas-tugas perkeranian. Yang mengatakan, peguam, jururawat dan profesional lain juga bergantung kepada kemahiran menaip dan teknologi mereka yang berkaitan dalam menggubal surat pelanggan, membuat ringkasan lawatan pejabat perubatan, menulis ringkas atau membuat nota pada komputer riba semasa perbicaraan. Pembantu pentadbiran mungkin merujuk kepada "kemahiran perkeranian" beliau ketika menerangkan kelayakannya, sementara peguam kakitangan mungkin menggunakan istilah "kemahiran pejabat" untuk menjelaskan bahawa dia tahu jalannya di sekeliling papan kekunci. Anda berhutang penggunaan perkakasan dan perkakasan pejabat yang luas dan merentas ke komputer, komputer riba, tablet dan telefon pintar.
Meningkatkan Keupayaan Anda dalam Menaip, Microsoft Word dan Excel
Memahami penempatan huruf pada papan kekunci dan huruf di mana anda berehat jari anda adalah kunci (tiada pun yang dimaksudkan) untuk menaip cepat dan tepat. Sebelum anda menyerahkan permohonan anda untuk pekerjaan yang meminta menaip sebagai kelayakan yang diperlukan, ambil ujian menaip dalam talian seperti yang ditawarkan di LiveChat. Ujian menaip dalam talian akan mengukur kelajuan anda (perkataan seminit, atau WPM) dan ketepatan. Ramai majikan menghargai ketepatan dengan kelajuan. Sebagai contoh, jika anda menaip 100 perkataan seminit dan ketepatan anda hanya 60 peratus, anda akan menghabiskan masa membetulkan kesilapan anda. Anda mungkin juga berusaha untuk menaip 50 WPM pada ketepatan 100 peratus. Terdapat banyak tutorial dalam talian untuk membantu anda meningkatkan kemahiran menaip anda.
Kemahiran perkeranian pada masa ini umumnya sinonim dengan keupayaan untuk menggunakan aplikasi produktiviti - seperti Microsoft Word, Excel dan sering PowerPoint dan Akses - pada komputer. Kemahiran anda dengan Microsoft Word, Excel dan aplikasi perisian lain bergantung pada sebahagiannya pada kemahiran menaip anda. Sama dengan kemasukan data. Apabila anda menyusun surat-menyurat, laporan atau bahan bertulis lain dalam format naratif, kemungkinan anda akan menggunakan Microsoft Word. Spreadsheet yang anda buat akan memerlukan kemahiran kemasukan data dan pengetahuan tentang Microsoft Excel - yang kedua-duanya memerlukan ketepatan, dan dalam sesetengah kes, kelajuan, bergantung pada seberapa cepat anda perlu menghasilkan kerja anda. Istilah "kemasukan data" biasanya merujuk kepada kemahiran papan kekunci (iaitu, menaip) yang melibatkan nombor, bersama-sama dengan tahap keselesaan anda dengan sebelah kanan papan kekunci yang sama dengan mesin penambahan 10 kunci.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingTelefon dan Komunikasi Pejabat
Setiausaha, pembantu pentadbiran dan penyambut tetamu secara amnya dikehendaki menjawab telefon pejabat, yang boleh terdiri daripada satu saluran telefon ke sistem telefon pintar berbilang talian atau sistem suis seperti Suara Internet Protokol (VOIP).
Tidak kira berapa banyak saluran telefon yang perlu anda jawab, etiket telefon yang betul adalah bidang penting perkeranian. Tugas telefon biasa pekerja pejabat termasuk memberi respons dengan cara yang jelas dan profesional kepada penelepon, serta mengetahui cara mengarahkan dan mengarahkan panggilan dengan betul. Walaupun anda bukan penyambut tetamu, anda harus tahu cara yang betul untuk bertindak balas terhadap pemanggil sekiranya anda menerima panggilan yang salah. Sekiranya anda memohon untuk kedudukan bukan pentadbiran, jangan terangkan kemahiran telefon pada resume anda - cuma merujuk kepada kemahiran komunikasi bertulis dan lisan anda, kerana tidak mungkin anda akan ditugaskan untuk bertugas. Sebaliknya, jika anda berminat dalam kedudukan bukan pejabat dan anda adalah sandaran penyambut tetamu atau jika anda menguruskan kakitangan perkeranian, tunjukkan pengetahuan anda tentang sistem telefon atau sistem suis yang rumit supaya jelas bahawa anda sudah mengenali peralatan tersebut.
Menggambarkan Kemahiran Perkeranian anda
Bagaimana anda menerangkan kemahiran dan kebolehan perkeranian anda bergantung pada kedudukan yang anda gunakan. Sekiranya kerja yang dipaparkan secara spesifik menyatakan bahawa tugas perkeranian adalah sebahagian daripada pekerjaan, maka dengan cara semua resume dan permohonan anda harus memasukkan seksyen untuk "Kemahiran Perkeranian." Dalam bahagian ini, tunjukkan aplikasi perisian yang anda mahir dalam; jika anda seorang pengguna lanjutan, masukkannya dalam keterangan anda. Sekiranya anda mempunyai latihan atau pensijilan dalam aplikasi tersebut, anda juga mungkin termasuk dalam perihal kemahiran anda atau di bahagian lain resume anda untuk latihan dan pensijilan. Di samping itu, jika anda mempunyai pengalaman bertahun-tahun yang banyak menggunakan aplikasi tertentu, senarai itu juga.
Sebagai contoh, resume anda mungkin menyatakan: "Microsoft Word - 10 tahun pengalaman, termasuk penguasaan yang kuat mencipta laporan yang rumit, menyusun korespondensi dan menggunakan fungsi e-mail untuk mengendalikan penghantaran surat secara massal. Microsoft Excel - 8 tahun pengalaman, termasuk 3 tahun menggunakan fungsi seperti mencipta formula pelbagai rujukan, jadual pangsi dan VLOOKUP. "
Jika anda memohon kerja di mana anda bukan sebahagian daripada pasukan pentadbiran atau jika anda tidak memohon pekerjaan perkeranian, pertimbangkan untuk menerangkan kemahiran teknologi anda dengan cara yang tidak kelihatan seperti anda seorang akauntan mencari kesetiausahaan kedudukan. Sebagai contoh, jika pengeposan kerja adalah untuk seorang akauntan dengan pengetahuan mengenai aplikasi perisian dan produktiviti, janganlah menyenaraikan "Kemahiran Perkeranian" pada resume anda. Termasuk penerangan ringkas mengenai kemahiran anda dengan aplikasi khusus, seperti Microsoft Excel, Access dan PowerPoint - ini sering merupakan aplikasi yang digunakan oleh pekerja dalam peranan profesional. Sekali lagi, jika anda seorang pengguna Excel lanjutan atau telah menerima latihan atau pensijilan dalam aplikasi yang digunakan oleh akauntan, masukkannya pada resume anda. Anda boleh menggunakan tajuk "Aplikasi Produktiviti" atau sesuatu yang serupa supaya ia tidak kelihatan seperti anda lebih tertumpu pada aspek perkeranian pekerjaan yang anda mahu, dan bukannya kelayakan yang anda bawa ke meja untuk kedudukan yang lebih tinggi.
Pembantu Tadbir Pekerjaan Memerlukan Kemahiran Perkeranian
Peranan pembantu pentadbiran memerlukan kemahiran perkeranian, walaupun pengumuman kerja mungkin tidak menyatakan secara khusus "Berikut adalah kemahiran kerani yang anda perlukan untuk berfungsi dalam peranan ini." Tugasan pekerjaan yang disenaraikan adalah contoh tugas yang memerlukan kemahiran perkeranian. Berikut adalah pengumuman kerja sampel untuk kedudukan pembantu pentadbiran yang memerlukan kemahiran perkeranian dan pejabat:
Institut Kesihatan Awam ABC sedang mencari Pembantu Tadbir untuk menyokong Pengurus Makmal Kesihatan Awam dan membantu dengan operasi harian Makmal Kesihatan Awam. Pembantu pentadbiran eksekutif ini akan ditempatkan di tingkat ketujuh Institut untuk menyambut pelawat, pelajar, fakulti dan kakitangan. Di samping menyediakan tahap perkhidmatan pelanggan yang tertinggi, orang ini akan menyediakan sokongan pejabat umum untuk fakulti dan kakitangan berasaskan makmal sambil membantu Pengarah Eksekutif Laboratorium Kesihatan Awam dan Pengarah Eksekutif Institut Kesihatan Awam dengan pelbagai aktiviti pentadbiran dan tugas yang berkaitan.
Pembantu pentadbiran eksekutif akan: Selamat datang, berorientasikan dan rujuk pelawat; panggilan telefon terus, mengambil mesej dan pertanyaan jawapan mengenai Institut Kesihatan Awam dan Makmal Kesihatan Awam; membantu dalam pesanan, penerimaan, stok dan pengedaran bekalan pejabat, makmal dan pengajaran; membantu dengan tugas perkeranian lain yang berkaitan seperti fotokopi, faks dan pemfailan, seperti yang diperlukan; memantau dan mengembalikan bekalan pejabat setiap hari, termasuk bekalan seperti kertas dan toner untuk penyalin dan pencetak; memantau bilik persidangan secara berkala untuk memastikan ia cukup ditampung dengan bekalan pejabat dan bahan persembahan; mengekalkan kebersihan dan keselamatan persekitaran kerja di suite pejabat pusat dan kawasan awam lain di seluruh lokasi lantai ketujuh; ikuti prosedur keselamatan untuk pekerja dan memerlukan pematuhan prosedur keselamatan untuk pelawat di seluruh premis pejabat; menempah pesanan menggunakan proses pembelian antara pejabat, dan mengekalkan perakaunan pesanan dan penggunaan bekalan di seluruh lantai ketujuh; menempah bilik persidangan lantai ketujuh untuk Institut Kesihatan Awam; berfungsi sebagai titik hubungan utama untuk fakulti dan kakitangan Makmal; mengemukakan permintaan penyelenggaraan peralatan dan perabot pejabat; menyelaraskan pengambilan dan penyampaian perkhidmatan surat semalaman dan ekspres (mis., FedEx, UPS); dan berfungsi sebagai titik utama hubungan fakulti, pelawat dan pelajar.
Pekerjaan Akauntan Kakitangan (Bukan Pentadbiran) Memerlukan Kemahiran Perkeranian
Begitu juga, ada jawatan lain yang bukan peranan pembantu pentadbiran, tetapi memerlukan kemahiran kerjanya yang serupa, seperti akuntan staf. Pengumuman kerja sampel ini untuk seorang akauntan kakitangan mempunyai beberapa tugas yang memerlukan kemahiran perkeranian. Walau bagaimanapun, mereka tidak disenaraikan secara khusus sebagai kemahiran kerani atau pejabat. Sebagai contoh:
Akauntan Kakitangan untuk XYZ Industries akan bertanggungjawab untuk menyediakan penyertaan jurnal, penutupan bulanan dan akhir tahun, penyesuaian bank, penyelenggaraan aset tetap, dan pendamaian buku besar am. Di samping itu, anda akan mengambil bahagian dalam pematuhan, jadual semakan untuk proses pelaporan, dan bekerjasama dengan juruaudit luaran kami untuk ulasan suku tahunan dan audit tahunan. Tanggungjawab utama - menyediakan entri jurnal dan rekonsiliasi akaun termasuk, tetapi tidak terhad kepada, tunai, perbelanjaan prabayar dan gaji; menjalankan tutup bulan, entri jurnal, tanpa pengawasan; mengekalkan lejar aset tetap, susut nilai dan perdamaian; menganalisis penyata pendapatan dan kunci kira-kira, dan menyampaikan dapatan kepada pihak pengurusan; mengambil bahagian dalam inisiatif seluruh jabatan; membantu dalam proses penutupan akhir bulan, suku tahun dan akhir tahun, termasuk penyediaan buku kerja rapat bulanan kewangan; melaksanakan, mengekalkan dan mematuhi kawalan dalaman di bawah SOX dan prosedur perakaunan yang memastikan pematuhan dengan GAAP; melaporkan data kewangan dan menyampaikannya dengan cara yang berguna dan difahami; mengurus pajakan modal dan jadual pembayaran bulanan.
Keperluan kerja termasuk: kemahiran analisis yang terbukti, seperti mengenal pasti masalah, mengumpul data yang relevan, membuat kesimpulan yang sah, dan mengesyorkan peningkatan dan tindakan pembetulan; pengalaman dengan pengebilan dan kebiasaan dengan perdamaian akaun; pengalaman akaun belum terima pilihan, serta kemahiran dengan Microsoft Excel; pengetahuan asas dalam entri jurnal dan pengalaman bayar akaun; kemahiran berkomunikasi, bertulis dan lisan; dan keupayaan untuk bekerja dalam hamparan dan pangkalan data; dedikasi dan kemahiran yang diperlukan untuk memenuhi tarikh akhir perniagaan penting.
Jangan Kurangkan Kaitan Pengalaman Perkeranian
Sama ada anda memohon untuk menjadi pembantu pentadbiran atau peguam litigasi, jangan memandang rendah kepentingan kemahiran perkeranian atau pengalaman perkeranian. Mengetahui perjalanan anda di sekitar operasi pejabat dan kemahiran perkeranian adalah kelayakan yang berguna dalam mana-mana pekerjaan. Pengenalan anda dengan proses pejabat dan cara menguruskannya jelas penting dalam peranan pentadbiran. Sekiranya anda memohon peranan di mana anda dijangka mengawasi kakitangan perkeranian, anda memerlukan kemahiran pengurusan, tetapi memahami pentingnya kemahiran pejabat juga sangat berharga kerana ini bermakna anda boleh menyelaraskan beban kerja dan menguruskan jangkaan kerja orang lain yang melaporkan kepada anda. Di samping itu, dalam peranan bukan administratif atau tidak, mempunyai kemahiran pejabat juga mencadangkan anda mampu melabur sebagai ahli pasukan apabila pembantu pentadbiran atau setiausaha tidak ada atau mengusahakan keutamaan lain.
