Beritahu kami jika ini terdengar biasa. Anda memerlukan semua orang untuk menghadiri mesyuarat besar, atau mendapatkan panggilan persidangan, yang bermaksud semua orang akan berada jauh dari meja mereka selama beberapa jam. Mesyuarat itu penting, tetapi begitu juga kerja yang mesyuarat itu akan mengganggu.
Ada cara anda boleh menangani kedua-dua keperluan di tempat kerja. Di bawah adalah tip bagaimana untuk mengadakan mesyuarat sambil mengekalkan pengeluaran di landasan, dengan meningkatkan kecekapan, automasi dan melalui penggunaan teknologi.
$config[code] not foundKecekapan
- Semak proses dalaman anda. Anda mungkin mempunyai beberapa tugas yang merupakan sebahagian daripada rutin harian anda yang boleh anda lakukan tanpa. Sebaik sahaja anda tahu apa itu, anda boleh memisahkan tugas-tugas penting daripada yang tidak diperlukan lagi.
- Perwakilan. Pastikan anda berkomunikasi dengan pasukan anda mengenai apa yang boleh mereka lakukan untuk membantu memperkemas projek. Tahu apa yang boleh anda lakukan sendiri, dan apa yang memerlukan bantuan.
- Berehat. Ini mungkin berbunyi bercanggah, tetapi kadang-kadang anda perlu berhenti bekerja untuk terus bekerja. Seperti yang dikatakan Forbes: "Apabila tidak aktif, enzim lipoprotein lipase (LPL), yang bertanggungjawab untuk memecah lemak di dalam aliran darah dan mengubahnya menjadi tenaga, turun secara ketara, menyebabkan sel-sel lemak membina. Ringkasnya, kekurangan pergerakan sama dengan penurunan tenaga. "
- Rancang hari anda makan tengah hari. Ramai di antara kita lebih tajam pada waktu pagi, jadi gunakan waktu untuk kerja yang memerlukan analisis dan pemikiran yang mendalam. Tulis laporan dan nombor keretapi sebaik sahaja anda duduk. Selepas makan tengah hari, apabila anda telah mengisi bahan api, tumpu pada perkara yang memerlukan anda untuk berinteraksi dan berkongsi idea, seperti mesyuarat dan panggilan persidangan.
- Membuat senarai. Letakkan semua yang anda perlu lakukan demi keutamaan dan masa yang diperlukan. Semasa anda menyemak setiap tugas, anda dapat mengetahui masa yang paling produktif.
Automasi
- Automasi tugas media sosial. Hootsuite mungkin yang paling terkenal, tetapi terdapat banyak aplikasi dan alat media sosial yang lain juga. Sebagai contoh, Penampan membolehkan anda menjadualkan jawatan mengikut pola tertentu. Jadi jika anda mahu, katakan, siaran hari bekerja pada pukul 10 pagi, Buffer boleh membantu anda melakukannya. Platform lain, Dlvr.it, membolehkan anda menyegerakkan laman web anda dengan Facebook, Twitter dan LinkedIn.
- Buat templat untuk dokumen yang biasa digunakan. Katakan anda menghantar jenis invois atau surat yang sama setiap minggu. Anda boleh menjimatkan masa dengan membuat template untuk ini, dan kemudian hanya perlu mengisi nama, tarikh dan nombor yang sesuai.
- Gunakan kalendar dalam talian di Awan dan bagikannya. Duduk di mesyuarat boleh mengambil masa, tetapi boleh menjadualkan mesyuarat. Dengan membiarkan rakan sekerja dan pelanggan anda mengetahui apa yang akan anda lakukan dan apabila anda melakukannya, anda boleh menyimpan banyak e-mel dan panggilan balik dan sebagainya.
- Menggali tindak balas pelanggan dan tugas yang serupa. Selepas mengkaji proses dalaman, anda mungkin mendapati terdapat beberapa masa reoccurring membuang tugas yang anda boleh mengautomasikan dalam masa 30 minit atau kurang.
- Buat jawapan e-mel "kaleng" untuk e-mel yang memerlukan masa tindak balas yang sama dan sekali lagi. Dengan cara itu, anda tidak perlu menaip e-mel yang sama setiap kali anda menjawab. Atau lebih baik lagi, jika anda ditanya soalan yang sama sekali lagi, buat halaman atau dokumen FAQ dan siarkan secara dalam talian atau berikannya kepada rakan sekerja anda, jadi jawapannya adalah di tangan dan keperluan komunikasi dikurangkan.
Teknologi
- Tempatkan senarai semak dalam Awan supaya anda boleh membawa mereka bersama anda dan berkongsi mereka. Forgett membolehkan anda berkongsi atau menyimpannya secara peribadi, dan bahkan membolehkan anda menambah gif animasi. Dan Checkli mempunyai banyak ciri yang sama, dan membolehkan anda membuat versi PDF senarai anda.
- Dapatkan akrab dengan makro (pintasan aka). Program seperti Microsoft Word mempunyai makro sebagai ciri terbina dalam yang membolehkan pengguna menjalankan tugas rutin secara automatik. Ia mudah untuk membuat dan menyesuaikannya. Ada yang cukup mudah (kawalan saya untuk italik). Sebaik sahaja anda mengendalikannya, anda akan menjimatkan masa seperti yang anda tulis. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai membuat makro untuk Microsoft Word, lawati halaman sokongan Microsoft Office. Dan dalam semangat sekeping ini, simpan maklumat ini sebagai dokumen dan kongsi dengan rakan dan kakitangan anda untuk membantu mereka menyelaraskan keperluan mereka.
- Sekiranya anda ingin mengetahui cara membuat templat dalam Word, Excel atau Powerpoint, pertaruhan terbaik anda adalah untuk melihat apa yang dikatakan Office. Juga, artikel ini berguna kerana ia memberi tumpuan kepada kerjasama pasukan.
- Gunakan perisian perakaunan untuk memperkemaskan tugas invois dan pengebilan. Tidak perlu secara manual menghasilkan invois untuk pelanggan yang dibilkan jumlah yang sama setiap bulan untuk perkhidmatan yang sama.
- Menggunakan label, folder dan tag dalam peti masuk e-mel anda. Ini membantu menyusun dan menyusun item, dan yang lebih penting, ia membantu mendapatkan semula mesej dengan cepat.
Perkara-perkara penting berlaku dalam mesyuarat anda, dan bukan idea yang baik untuk masuk ke dalam mereka bimbang tentang apa yang anda akan hilang. Dengan mengikuti beberapa petua tentang cara mengadakan mesyuarat, anda akan dapat mengurangkan beberapa tugas yang lebih kecil di sekitar pejabat untuk memberi tumpuan kepada yang lebih besar di dalam bilik lembaga.
Mesyuarat Imej melalui Shutterstock
Lebih banyak di: Ditaja 2 Komen ▼
