Pengurusan rekod membolehkan syarikat mengekalkan dan memaksimumkan nilai maklumat dengan menyimpannya dengan betul, melindungi dan memastikan ia tersedia dan boleh diakses pada masa akan datang. Seorang pengurus rekod memainkan peranan penting dalam memastikan maklumat sebagai aset dalam syarikat adalah selamat dan terurus dengan baik. Pemohon memerlukan kolej utama dalam perpustakaan dan pentadbiran arkib, atau bidang yang berkait rapat. Kerja ini juga memerlukan pemikiran kritis, kemahiran menyelesaikan masalah dan keupayaan untuk memantau dan menyelaras secara aktif jumlah maklumat yang besar.
$config[code] not foundMerancang dan Melaksanakan Sistem Pengurusan Rekod
Syarikat menjana banyak maklumat yang berkaitan dengan jualan, pemasaran, sumber manusia dan stok. Tanpa sistem pengurusan yang tepat, mengenal pasti, menyimpan, mengelilingi dan melupuskan rekod boleh menjadi cabaran yang sukar dan membosankan. Pengurus rekod mengawasi reka bentuk dan pelaksanaan sistem pengurusan rekod cetak dan elektronik seperti menyimpan fail pekerja dalam susunan abjad. Pengurus rekod juga boleh merangka sistem rujukan untuk membantu pengguna mengakses rekod dan memastikan pekerja menyimpan rekod cetakan dalam format elektronik atau sistem sokongan lain sebelum melupuskannya.
Pelaksanaan Dasar Pengawasan
Pengurus rekod mentakrifkan dan mengklasifikasikan rekod mengikut akses dan kaitannya kepada pihak berkepentingan dalaman dan luaran. Sebagai contoh, pemegang saham boleh mendapat akses kepada laporan kewangan tahunan syarikat tetapi bukan data pekerja. Dalam organisasi kerajaan, pengurus memastikan orang ramai hanya mengakses maklumat yang tidak menjejaskan keselamatan atau inovasi negara. Seorang pengurus rekod juga menggariskan prosedur di mana pekerja melepaskan rekod kepada pihak luar seperti juruaudit, agensi persekutuan dan pemegang saham.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingLatihan
Seorang pengurus rekod merancang dan melaksanakan program latihan dan kesedaran untuk memberi pencerahan kepada pekerja tentang cara mengendalikan rekod mengikut dasar dan garis panduan syarikat. Dia melihat bahawa pekerja memahami polisi pengurusan rekod seperti kerahsiaan, ketepatan dan ketulenan. Kegagalan untuk mematuhi menetapkan peraturan menyebabkan akibat, yang mana pengurus rekod menerangkan kepada pekerja di jabatannya. Ia juga bertanggungjawab untuk mengambil pekerja baru melalui orientasi dan menentukan skop kerja mereka dalam jabatan rekod. Pengurus rekod juga mengenal pasti keperluan dalam kemahiran pekerja, seperti keupayaan untuk melaksanakan teknologi baru dalam menguruskan rekod elektronik, dan mengatur penyelesaian latihan yang memastikan kemahiran mereka dikemaskini.
Keselamatan dan Penyimpanan Rekod
Satu lagi tanggungjawab utama pengurus rekod ialah memastikan keselamatan dan kebolehcapaian rekod. Pengurus menyelia penyimpanan rekod yang selamat dengan melaksanakan sistem keselamatan. Sebagai contoh, dia boleh membuat anggaran dan melaksanakan pemasangan kamera untuk memantau aktiviti dalam perpustakaan rekod. Pengurus juga boleh memastikan bahawa pekerja tertentu memiliki kata laluan ke pangkalan data untuk menjamin bahawa hanya rekod akses kakitangan yang dibenarkan.
