Mengapa Payroll Adalah Satu Fungsi Yang Harus Anda Outsource

"… syarikat mempunyai satu orang melaksanakan semua fungsi pemprosesan gaji. Syarikat kini menyumber luar fungsi sebagai hasil pemikiran di hadapan. Mereka memilih untuk melakukan outsourcing fungsi untuk mengurangkan risiko gaji yang tidak diproses, untuk mengurus pertumbuhan dengan menjangkakan tanggungjawab gaji yang meningkat yang akan diperlukan apabila firma tumbuh dan menyewa lebih banyak pekerja, dan mengikuti teknologi, seperti kad bayar dan deposit langsung. "

Secara ideal, penyumberan luar mencapai tiga matlamat utama:

• Ia membebaskan masa dan sumber untuk memberi tumpuan lebih kepada perniagaan teras anda.
• Ia memberi anda akses kepada lebih banyak teknologi dan kepakaran untuk melakukan pembayaran dengan baik.
• Ia mengurangkan kos dan risiko.

Mari kita periksa setiap manfaat ini dengan lebih terperinci, dan apa yang mereka maksudkan.

1. Fokus Lebih Baik pada Perniagaan Teras Anda

Penggajian adalah salah satu fungsi kritikal yang tidak boleh meningkatkan jualan secara langsung. Tetapi dilakukan dengan buruk, ia boleh meletakkan perniagaan anda dalam dunia yang terluka.

Dan yang paling penting, ia boleh membuat masa dan perhatian dalaman jauh dari aktiviti teras.

Perniagaan perlu mematuhi pelbagai undang-undang yang berkaitan dengan pekerja - dari persekutuan, negara dan tempatan. Ia mengambil masa yang cukup dan perhatian terhadap detail untuk menangani mereka.

Terdapat keperluan undang-undang yang jelas, seperti pelaporan cukai dan pengiriman wang. Terdapat keperluan mengelilingi cukai dari gaji pekerja, dan juga mengira cukai majikan. Dalam beberapa kes terdapat keperluan pemfailan elektronik. Anda perlu tahu bila hendak memfailkan - di peringkat persekutuan, negeri dan tempatan.

Walau bagaimanapun, cukai adalah permulaan sahaja.

"Sebagai majikan, anda juga perlu memahami undang-undang gaji dan jam. Sebagai contoh, anda perlu tahu bila anda dikehendaki membayar lebih masa, "kata Andy Childs, naib presiden Paychex, dalam wawancara baru-baru ini dengan Trend Perniagaan Kecil. Paychex adalah salah satu daripada perkhidmatan gaji terbesar negara, yang melayani hampir 600,000 perniagaan kecil dan menengah. Peraturan gaji dan jam, kata Childs, boleh menjadi sangat teknikal.

Kemudian mungkin ada keperluan pelaporan baru, dan keperluan negara mengenai pampasan pengangguran dan insurans pampasan pekerja.

Kanak-kanak menekankan bahawa masalah yang lebih besar ialah tidak dijangka kewajipan masa.

"Anda mungkin mengetepikan masa tertentu setiap minggu untuk menjalankan pembayaran gaji. Kemudian anda mendapat kejutan yang tidak dijangka dalam bentuk pemberitahuan dari IRS. Tetapi bukan hanya IRS yang memberitahu anda bahawa anda berhutang dengan baik. Sekarang anda perlu melalui rekod anda dan menyiasat untuk menentukan sama ada anda sebenarnya melakukan pelanggaran. Secara tiba-tiba anda terlibat dalam penyelesaian pertikaian, "kata Childs.

Dan tidak pernah berlaku pada masa yang sesuai untuk pemilik perniagaan kecil, katanya.

2. Dapatkan Akses Kepakaran dan Teknologi

Satu lagi sebab untuk outsource adalah untuk mendapatkan akses kepada kepakaran dan teknologi.

Majikan perlu berurusan dengan hampir 10,000 negara persekutuan, negeri dan tempatan yang dikenakan cukai di seluruh Amerika Syarikat. Walaupun kebanyakan perniagaan kecil tidak sepatutnya mematuhi setiap bidang kuasa tersebut, namun ia menunjuk kepada kerumitan undang-undang. Dan setiap tahun beratus-ratus undang-undang dan peraturan baru diperbuat.

Untuk perniagaan kecil di bahagian yang lebih besar (50 pekerja sepenuh masa dan ke atas), Akta Penjagaan Terjangkau sahaja membebankan pelaporan yang cukup dan keperluan pematuhan. Ketika ditanya contoh, Childs menunjuk kepada Borang IRS 1094-C dan 1095-C. Borang-borang ini akan memerlukan majikan mengesahkan sama ada mereka menawarkan pekerja sepenuh masa peluang untuk mendaftar dalam insurans yang menyediakan liputan penting minimum.

"Ini tidak akan menjadi bentuk mudah untuk diselesaikan," tambah Childs. (Paychex telah menubuhkan pusat sumber dalam talian untuk kewajipan reformasi penjagaan kesihatan kerana kerumitan undang-undang.)

Sama pentingnya dengan kepakaran teknologi baru. Majikan sekarang bergantung pada teknologi untuk beroperasi dengan lebih cekap. Apabila perniagaan berkembang, majikan mempunyai lebih banyak rekod pekerja untuk menyimpan dan juga memerlukan lebih banyak laporan. Kekurangan teknologi menjadi penghalang kepada pertumbuhan perniagaan.

Pekerja juga mengharapkan teknologi. Pekerja hari ini mahukan pilihan seperti deposit langsung dan akses layan diri ke maklumat gaji dalam talian mereka. Majikan yang tidak dapat memberikan pilihan sedemikian mungkin berada pada kelemahan kompetitif.

Di samping itu, letupan penggunaan peranti mudah alih telah membawa kepada jangkaan teknologi baru. Penggunaan mudah alih masih baru ketika datang ke senarai gaji, tapi itu "berkembang pesat di Paychex," kata Childs.

Majikan menggunakan peranti mudah alih untuk melihat laporan tertentu dan melihat maklumat, seperti berapa banyak wang yang mereka perlukan dalam bank pada tarikh gaji, katanya. Pekerja juga mula menggunakan aplikasi mudah alih untuk menyemak rekod mereka sendiri.

Anak-anak mengharapkan penggunaan mudah alih gaji untuk terus berkembang, kerana ia membebaskan pemilik perniagaan dan pengurus untuk meninggalkan pejabat.

"Dengan aplikasi gaji mudah alih Paychex, anda boleh melakukan apa saja dari pantai - jika anda mahu," tambah Childs.

3. Mengurangkan Kos dan Risiko

Penggajian penyumberan luar juga boleh membantu mengurangkan kos dan mengehadkan risiko. Rata-rata, kata Childs, perniagaan membayar overpaying pekerja sebanyak kira-kira 4 peratus kerana perbezaan antara masa pekerja dan rekod masa yang tepat.

"Hanya mempunyai masa yang lebih tepat dan penyelesaian rekod pencapaian kehadiran dapat menjimatkan wang," tambahnya. (Paychex mempunyai kalkulator penjimatan kos di sini.)

Kemudian anda mempunyai potensi penalti karena melanggar pelaporan dan persyaratan lain. Menurut angka IRS, 40 peratus perniagaan kecil membayar denda purata $ 845 setahun untuk pemfailan lewat atau tidak tepat, kata Childs.

Hari ini terdapat penyelesaian outsourcing untuk perniagaan sekecil pekerja, menunjukkan Childs. Penyelesaian adalah berpatutan, bermula kurang dari $ 50 sebulan untuk perniagaan kecil, bergantung kepada keperluan.

Pembekal gaji yang baik menawarkan keupayaan yang melampaui apa yang dapat anda lakukan sendiri. Jika anda belum mempertimbangkan penyelesaian penyumberan luar sebelum ini, buat tahun ini pada tahun yang anda beralih. Ia akan memberikan ketenangan fikiran untuk anda sebagai pemilik, dan meluangkan masa di syarikat anda.

Petua untuk Memilih Pembekal Payroll Outsourcing

Jika anda sedang mempertimbangkan gaji penyumberan luar, ia diberi bahawa anda perlu melihat tiga mata tipikal anda akan melihat ketika memilih jenis penyedia:

• harga
• perkhidmatan
• reputasi

Tetapi ketika datang ke senarai gaji, ada hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan juga:

Keselamatan dan Kebolehpercayaan Penyedia

Anda memberi nama pembekal gaji anda, nama, alamat, nombor keselamatan sosial, dan nombor akaun bank pekerja anda. Anda memberikan kuasa wakil untuk membuat pemfailan bagi pihak anda.

Pergi dengan pembekal yang kukuh secara kewangan dengan kawalan yang baik.

Jika tidak, anda boleh mencari syarikat anda dalam mengikat, seperti beberapa firma South Carolina selepas pembekal gaji yang dikendalikan oleh keluarga yang dipertanggungjawabkan mencuri $ 11 juta daripada pelanggan.

Pada tahun 2014, pelanggan Pekerja Khidmat Net terkejut mendapati pembekal gaji telah menggunakan wang mereka untuk membiayai gaya hidup peribadi yang mewah, dan bukannya menyerahkannya kepada pihak berkuasa cukai. Mereka pelanggan - semua perniagaan kecil - mendapati diri mereka menghadapi tindakan IRS. Mengapa? Kerana akhirnya majikan bertanggungjawab walaupun pembekal gaji mencuri dari mereka. (IRS mempunyai petua untuk melindungi syarikat anda jika anda melakukan penggajian outsource.)

Trek Rekod Melayani Perniagaan Seperti Anda

Adakah pembekal gaji mempunyai rekod prestasi yang kuat untuk melayani perniagaan saiz anda? Adakah pembekal berpengalaman dalam industri anda?

Tawaran Perkhidmatan Pelengkap

Pertimbangkan perkhidmatan yang lebih luas yang mungkin anda perlukan apabila perniagaan anda berkembang, seperti manfaat dan perkhidmatan HR. Adakah syarikat penggajian dapat menyediakannya?

Keupayaan Pematuhan Peraturan

Adakah pembekal gaji mempunyai sumber untuk mengikuti undang-undang dan peraturan yang berkembang di sekitar pekerjaan, penjagaan kesihatan dan cukai?

Teknologi

Menilai teknologi syarikat gaji, termasuk kesediaan mudah alihnya. Adakah syarikat gaji melabur dalam teknologi baru? Bolehkah mereka bersaing dengan teknologi apabila permintaan terhadap majikan dan pekerja meningkat?

Antara muka akauntan

Bolehkah akauntan anda mendapatkan akses mudah ke senarai gaji dan rekod yang berkaitan untuk tujuan penyesuaian dan pemfailan cukai?

Imej penggajian melalui Shutterstock