Cara surat bermula menetapkan nada. Huruf formal berbeza daripada yang peribadi kerana mereka digunakan terutamanya dalam konteks profesional. Maksud surat rasmi boleh berubah-ubah, tetapi apa yang selalu diinginkan, ialah anda sebagai penulis, nampaknya mengambil sendiri dan penerima surat dengan serius. Terdapat satu set konvensyen mengenai kedua-dua bahasa dan format yang meletakkan maklumat ini.
$config[code] not foundFikirkan tentang apa yang anda mahu katakan. Mengekspresikan diri dengan jelas dan dengan ringkasnya menunjukkan orang yang menerima surat yang anda pasti tentang apa yang anda katakan. Ia juga menunjukkan bahawa anda menaruh perhatian terhadap kekangan masa dia mungkin akan berada di bawah. Tulis draf surat itu, menyerlahkan apa yang anda percaya sebagai maklumat yang paling penting dan melihat untuk menyatakannya dengan cara yang paling mudah dan paling langsung.
Hidupkan komputer anda dan buka program pemprosesan kata anda. Tulis dalam huruf Times New Roman saiz 12 dan gunakan jarak satu baris. Jelaskan teks di sebelah kanan supaya di penjuru kanan sebelah atas halaman anda boleh menaip maklumat hubungan anda: nama pada satu baris dan alamat selama tiga baris. Kemudian tambah sebarang maklumat hubungan tambahan, seperti nombor telefon atau alamat e-mel, pastikan untuk memberikan setiap kenalan berasingan baris sendiri dalam teks. Biarkan jurang satu baris dan kemudian tulis tarikh.
Biarkan ruang dua hingga tiga baris, dan tafsirkan teks ke kiri. Mulakan surat dengan "Dear" dan kemudian tajuk orang itu: Cik, Puan, Encik atau Dr dan kemudian nama tuan mereka diikuti dengan koma. Sekiranya anda tidak tahu siapa yang akan menerima surat itu, "Dear Sir atau Madam," boleh digunakan atau "Kepada siapa yang boleh dipertimbangkan," Tekan masukkan pada papan kekunci anda dua kali, meninggalkan garis ruang sebelum badan surat, ini menjadikan huruf kelihatan lebih mudah dibaca.
Dapatkan terus ke titik. Sekiranya anda telah bertemu dengan orang yang anda berikan surat itu kepada, ia adalah amalan biasa untuk memaklumkannya di mana ia berada; "Cik Cik X, kami bertemu di konvensyen sikat karang di Tuscaloosa." Jika tidak, sebaiknya lurus ke maklumat yang anda mahu menyampaikan atau menjawab. Di sinilah merujuk kepada draf awal anda: memerintahkan kandungan surat anda tentang pentingnya maklumat yang anda miliki, iaitu meletakkan perhatian yang paling mendesak terlebih dahulu dan meletakkan kebimbangan yang tersisa dalam rangka keutamaan. Konvensyen formaliti yang diterangkan di atas membolehkan pembaca mengetahui jenis huruf yang dia terima, jadi tidak perlu untuk sebuah mukadimah yang panjang.
Petua
Bayangkan diri anda menerima surat yang anda tulis. Perkara-perkara apa yang akan memberitahu anda bahawa surat itu formal?
Menggunakan kepala surat memberi huruf lebih gravitas dan dapat menjimatkan masa pada pengeditan fiddly.
Amaran
Setelah mengikuti konvensyen untuk memulakan surat rasmi, jangan biarkan bahasa anda menjadi tidak formal, kerana ini akan membingungkan bagi pembaca.
