Jika anda seperti pemilik perniagaan kecil lain, anda mungkin menghabiskan masa yang semakin meningkat dalam mesyuarat dalam talian dalam beberapa tahun kebelakangan ini. Tetapi terdapat situasi rumit yang terlibat dalam jenis-jenis mesyuarat, berbanding pertemuan sekolah lama yang diadakan di sekitar meja persidangan atau di pejabat klien, anda mungkin mahu mengingati. Untuk memastikan anda bersikap sopan terhadap semua peserta mesyuarat, berikut adalah 50 tip untuk etika mesyuarat perniagaan dalam talian.
$config[code] not foundTips Perniagaan Etika Mesyuarat Dalam Talian
Hanya Jadual Mesyuarat yang Perlu Diperlukan
Peraturan pertama mesyuarat, walaupun dalam talian, adalah bahawa mereka harus melayani tujuan tertentu. Jika ia sesuatu yang anda hanya boleh menghantar e-mel cepat atau menyelesaikannya dengan cara yang lain, kurang memakan masa, jangan membuat pasukan anda menghabiskan masa mereka duduk melalui seluruh mesyuarat.
Undang Orang yang Perlu
Begitu juga, mesyuarat anda hanya perlu memasukkan mereka yang benar-benar penting untuk perbualan. Jika anda menjemput seseorang yang maklumat itu tidak berkaitan dengannya, maka anda akan membazirkan masa mereka.
Jangan Jemput Tetamu yang Tidak Dikenal
Anda juga harus menjelaskan kepada semua orang yang menghadiri siapa yang berada di senarai tetamu. Anda tidak mahu sesiapa terkejut apabila mesyuarat bermula.
Tanya Orang Mengenai Penjadualan
Untuk mesyuarat dalam talian, juga boleh menjadi idea yang baik untuk meminta peserta penting tentang masa yang bekerja untuk mereka dan bukannya hanya menjadualkannya dan kemudian menjemput orang.
Hantar Jemputan Rasmi
Sebaik sahaja anda telah memilih masa dan tarikh, anda boleh menghantar jemputan rasmi pada program seperti Google Calendar supaya orang mempunyai cara mudah untuk menempah waktu tertentu.
Sahkan Jika Diperlukan
Jika anda telah menjadualkan mesyuarat dengan lebih baik dari masa ke masa, anda juga boleh dengan cepat mengesahkan dengan orang yang anda temui kira-kira satu hari lebih awal daripada masa untuk memastikan.
Hantar Daripada Agenda Tertentu
Sebelum mesyuarat, sekurang-kurangnya beberapa hari hingga seminggu sebelum, jika boleh, kirimkan agenda kepada semua peserta yang merinci apa yang akan dipertimbangkan mesyuarat itu.
Menawarkan Jadual Waktu Tetapkan
Anda juga harus memasukkan masa dalam agenda anda supaya para peserta akan mempunyai keupayaan untuk merancang sepanjang hari mereka.
Biarkan Orang Tahu Apa yang Diharapkan
Sekiranya anda memerlukan orang ramai untuk mempunyai apa-apa dokumen atau bahan lain yang boleh diakses semasa pertemuan itu, sama ada itu dokumen penting atau maklumat hubungan pelanggan, buat yang jelas terlebih dahulu.
Pastikan Semua Orang Boleh Akses Bilik Persidangan Dalam Talian
Sekiranya anda mengadakan mesyuarat maya, ia adalah idea yang baik untuk mendaftar masuk dengan semua orang terlebih dahulu untuk memastikan mereka mempunyai akses kepada program yang anda ingin gunakan. Biarkan mereka tahu dengan banyak masa sekiranya mereka perlu memuat turun aplikasi untuk menghadiri mesyuarat anda.
Mempunyai Ujian Sebelum
Ia juga merupakan idea yang baik untuk anda menguji aplikasi atau program mesyuarat anda terlebih dahulu hanya untuk memastikan mesyuarat akan berjalan lancar.
Mempunyai Nama dan Foto Pengguna Yang Tepat
Jika anda menggunakan program seperti Skype untuk mesyuarat, pastikan nama pengguna dan foto anda sesuai untuk mesyuarat profesional.
Sahkan Zon Masa
Dengan mesyuarat maya, anda juga perlu jelas mengenai zon waktu semasa anda menjadualkan. Jangan hanya menganggap kenalan baru berada dalam zon masa anda.
Tunjukkan pada Masa
Sama ada anda menjalankan mesyuarat atau hanya menghadiri sebagai tetamu, anda perlu muncul tepat pada waktunya. Secara realistik, anda perlu sedikit lebih awal untuk selamat.
Panggil Jika Anda Mempunyai Konflik
Jika anda mempunyai kecemasan atau konflik yang akan menyebabkan anda terlepas mesyuarat atau terlambat, anda perlu membiarkan hos atau peserta mengetahui secepat mungkin. Sekiranya percanggahan anda timbul pada hari mesyuarat, itu mungkin bermakna anda perlu memanggil orang itu supaya anda dapat memastikan mereka menerima mesej itu.
Tunggu semua orang untuk tiba
Sebaik sahaja anda telah mendail masuk atau memasuki bilik persidangan dalam talian anda, mengalu-alukan orang seperti mereka muncul, tetapi tunggu semua orang yang anda tahu sedang menghadiri sebelum benar-benar menyelam.
Pilih Lokasi Tenang
Walaupun anda boleh mengadakan mesyuarat secara talian dari mana-mana sahaja, lebih baik memilih tempat yang tenang di mana tidak ada banyak gangguan atau bunyi bising.
Menubuhkan Volumes Right Away
Apabila semua orang muncul dalam persidangan dalam talian, mintalah semua orang menyapa untuk menguji kelantangan supaya anda boleh membuat penyesuaian segera jika perlu.
Berpakaian Sesuai
Jika anda mengambil bahagian dalam persidangan video, anda perlu mempertimbangkan penampilan anda. Ia mungkin tidak sama pentingnya dengan mesyuarat peribadi. Tetapi anda masih perlu kelihatan profesional.
Buat Pengenalan
Jika anda telah menjemput orang yang mungkin tidak saling mengenal antara satu sama lain ke mesyuarat dalam talian, pastikan anda memperkenalkannya secara peribadi atau memberi mereka peluang untuk memperkenalkan diri mereka pada permulaan mesyuarat.
Ingat Nama
Sama ada anda bertemu dengan seseorang buat kali pertama atau kali ketujuh, mengingat nama dan sebenarnya menggunakannya ketika menyapa orang ramai boleh pergi jauh.
Tinggal di Topik
Semasa mesyuarat, anda boleh pergi dari perbualan sampingan dari semasa ke semasa. Tetapi pastikan anda sentiasa membawa perbualan kembali ke tujuan utama dan memerhatikan jam supaya anda dapat bersikap sopan terhadap semua orang.
Bercakap dengan Loudly
Apabila anda bercakap semasa mesyuarat, pastikan anda mengucapkan dan bercakap dengan suara yang kuat untuk semua orang untuk mendengar anda.
Jangan mengganggu orang lain
Dan apabila orang lain bercakap, selalu biarkan mereka selesai sebelum memberikan pemikiran anda sendiri.
Elakkan Bercakap Kanan
Apabila persoalan ditujukan kepada keseluruhan kumpulan, anda boleh mengelakkan gangguan yang ganjil dengan menunggu sebentar untuk bercakap. Jika orang lain melakukannya segera, tunggu giliran anda. Sekiranya tiada siapa yang bercakap, awak baik untuk pergi.
Tanya Sebelum Perkongsian Pikiran Lama
Sekiranya anda mempunyai pemikiran atau idea yang panjang untuk berkongsi, tanyakan jika tidak baik untuk melakukannya terlebih dahulu, sekiranya anda berlengah-lengah. Anda sentiasa boleh mengulanginya dalam e-mel kemudian atau berkongsi dalam mesyuarat lain.
Bisu Apabila Anda Tidak Bercakap
Untuk mengelakkan bunyi latar belakang menjadi gangguan bagi orang lain, hanya bisu diri apabila anda tidak bercakap untuk masa yang cukup.
Dengar betul betul
Juga sementara yang lain bercakap, pastikan anda benar-benar mendengar. Anda tidak mahu melepaskan sesuatu dan kemudian mengemukakannya dalam soalan kemudian.
Tunjukkan Bahawa Anda Mendengar
Anda juga sepatutnya menunjukkan orang yang anda dengar ketika mereka bercakap, jika anda sedang dalam persidangan video. Jangan hanya mengebumikan kepala anda dalam nota anda. Lihatlah mereka dan amalkan mendengar aktif.
Gunakan Penjagaan Dengan Humor
Jika anda merasakan keperluan untuk menggunakan humor semasa mesyuarat, pastikan bahawa ia sesuai untuk penonton anda. Ini lebih mudah apabila anda hanya bercakap dengan ahli pasukan yang rapat. Tetapi gunakan lebih berhati-hati apabila bertemu dengan pelanggan atau orang yang anda tidak tahu dengan baik.
Menyediakan Salinan Dokumen Penting
Jika anda merujuk sebarang dokumen penting semasa mesyuarat anda, hantarkan item tersebut untuk bertemu peserta sebelum atau semasa supaya mereka boleh mendapatkan rujukan.
Disediakan Dengan Bahan Pembentangan
Dan jika anda memerlukan sebarang peralatan untuk membuat pembentangan, pastikan segala-galanya berada dalam urutan kerja yang baik terlebih dahulu supaya anda tidak membuang masa untuk mencobanya.
Ketahui Penonton Anda
Apabila menyediakan persembahan atau item agenda lain, penting juga untuk mempertimbangkan khalayak anda dan memenuhi pesanan anda secara khusus kepada mereka. Jangan buang masa orang dengan padang yang tidak relevan. Dan jangan gunakan nada atau topik yang tidak mungkin merayu kepada orang yang tepat yang anda jumpai.
Letakkan Telefon Anda Away
Anda juga harus memastikan telefon anda dibungkam semasa mesyuarat supaya tidak mengganggu.
Elakkan Kebiasaan Saraf
Ia semulajadi dalam sesetengah kes untuk memenuhi peserta untuk mengamalkan tabiat saraf seperti mengklik pena atau pewarna halus. Tetapi buat usaha yang sadar untuk mengelakkan mereka semasa mesyuarat profesional.
Jangan Makan Semasa Bercakap
Anda juga harus mengelakkan makan semasa mesyuarat dalam talian. Jadi mempunyai snek terlebih dahulu.Dan hanya air sipi apabila giliran orang lain untuk bercakap jika perlu.
Mempunyai masa yang ditetapkan untuk soalan
Ia juga merupakan idea yang baik untuk mempunyai masa yang ditetapkan untuk orang bertanya jika anda yang menjadi pemimpin. Dan jika anda menghadiri, pastikan anda mencari peluang itu dalam agenda supaya anda tahu bila untuk membangkitkan sebarang mata.
Jangan Menguasai Seksyen Soalan
Apabila seksyen soalan itu datang, anda boleh bertanya satu atau dua soalan. Tetapi jangan menguasai perbualan. Beri orang lain peluang juga.
Tawaran Kredit untuk Idea
Jika anda membawa apa-apa semasa mesyuarat yang bukan idea anda pada mulanya, pastikan anda memberi kredit kepada pemula. Sekiranya anda tidak, orang akan menganggapnya idea anda.
Bincangkan Perkara Peribadi Selepas Mesyuarat
Sekiranya ada sesuatu yang timbul semasa mesyuarat kumpulan yang benar-benar hanya berkaitan dengan anda dan seorang lain, berikan masa untuk membincangkannya kemudian daripada mengambil masa orang lain.
Jangan Panggil Orang Keluar
Anda juga kadang-kadang dapat melihat situasi di mana ahli pasukan anda membuat kesilapan yang memberi kesan negatif kepada pertemuan anda. Tetapi jangan gunakan masa mesyuarat untuk menyampaikannya. Hubungi mesyuarat peribadi dengan orang itu selepas itu untuk membincangkan jika perlu.
Simpan Cool anda
Dan tidak kira siapa yang anda berurusan dengan, jangan kehilangan rasa marah semasa mesyuarat.
Beri Cuti untuk Mesyuarat Berakhir
Sekiranya anda menganjurkan satu mesyuarat yang akan berlangsung beberapa jam atau lebih, masukkan rehat yang dijadualkan ke dalam agenda anda supaya orang boleh mengambil sesuatu untuk dimakan, periksa telefon mereka dan gunakan bilik mandi.
Akhir Masa
Sepanjang mesyuarat itu, perhatikan jam supaya anda dapat mengakhiri mesyuarat apabila anda berkata anda akan.
Memberi Orang Peluang Meninggalkan
Jika, secara kebetulan, anda tidak mendapat peluang untuk membincangkan semua yang anda mahu pada masa yang diperuntukkan, anda boleh bertanya kepada orang jika mereka ingin tinggal dan menyelesaikan mesyuarat. Tetapi beri peluang kepada orang untuk pergi tepat pada masanya jika mereka mempunyai komitmen terlebih dahulu.
Terima kasih kepada semua orang untuk menghadiri
Jika anda memanggil mesyuarat, pastikan anda juga mengucapkan terima kasih kepada semua orang yang hadir sebelum mereka pergi.
Be Cognizant Bahasa dan Budaya Lain
Dalam beberapa kes, anda mungkin juga mendapati diri anda bertemu dengan orang dari latar belakang dan budaya yang berlainan. Oleh itu, berhati-hati dengan bahasa dan adat mereka dengan sebaik mungkin sebelum bertemu.
Mengikuti dengan Nota
Selepas pertemuan anda, adalah idea yang baik untuk berkongsi beberapa nota atau peringatan dengan orang melalui e-mel. Atau jika anda tidak mempunyai apa-apa yang spesifik untuk disusuli, hantar nota terima kasih yang cepat.
Elakkan Berkongsi Maklumat Mesyuarat Dengan Orang Lain
Apabila ia datang kepada mesyuarat, perkara yang dibincangkan sepatutnya berada dalam kumpulan peserta, melainkan jika anda telah menjelaskan dengan jelas sebaliknya. Oleh itu jangan berkongsi butiran dengan orang lain yang tidak hadir.
Lengkapkan Mana-mana Item Tindakan
Dan jika anda bersedia untuk menyelesaikan sebarang tugas selepas mesyuarat anda, pastikan anda menindaklanjuti perkara tersebut dengan segera.
Foto Persidangan Video melalui Shutterstock
Lebih banyak di: Artikel Popular Ulasan ▼
