Terima kasih kepada teknologi moden, banyak pejabat kini hampir tidak mempunyai sebarang kertas. Dokumen penting dibuat, ditandatangani dan dihantar secara eksklusif dalam talian, dan disimpan untuk akses mudah oleh semua pihak. Walaupun mudah untuk mempunyai semua dokumen perniagaan anda dalam bentuk digital, anda mungkin tidak mahu menyingkirkan pencetak anda lagi. Kami meminta panel pakar dari Majlis Usahawan Muda yang berikut:
$config[code] not found"Banyak perniagaan dapat dilakukan secara online sekarang, dan banyak dokumen tidak pernah dicetak sama sekali. Namun, terdapat beberapa situasi di mana salinan keras diperlukan. Apa satu dokumen yang anda harus selalu mempunyai salinan fizikal, dan mengapa? "
Dokumen Perniagaan Anda Harus Selalu Cetak
Inilah yang dikatakan oleh komuniti YEC:
1. Nilai Syarikat Anda
"Memiliki barang-barang yang dicetak di atas kertas selalu menjadikannya lebih nyata. Keupayaan untuk menyentuh dan merasakan, memberi komen atau membuang membuat mereka menjadi lebih nyata. Saya secara peribadi suka mempunyai nilai syarikat anda dicetak dan duduk di meja anda atau digantung di dinding, untuk berfungsi sebagai peringatan yang berterusan tentang apa yang anda (dan tidak). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Kontrak
"Satu jenis dokumen yang saya fikir anda harus selalu dicetak dan disimpan dalam talian adalah apa-apa kontrak. Ini adalah rundingan penting dan dokumen undang-undang, dan anda tidak tahu bila anda perlu kembali dan merujuknya. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Dokumen Lesen, Permit dan 'Tertutup'
"Anda harus menyimpan salinan kertas lesen perniagaan dan permit, kerana sering peraturan menghendaki anda berbuat demikian. Juga, dokumen fizikal apa-apa dengan tandatangan asal atau meterai yang dibangkitkan hendaklah disimpan dan diletakkan di tempat yang selamat. Pembiakan barang dengan anjing laut tidak akan dipamerkan dengan betul dalam bentuk digital dan tidak akan dianggap sebagai dokumen asal oleh banyak entiti. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Rancangan Kecemasan
"Adalah penting untuk mengekalkan salinan fizikal apa-apa maklumat atau prosedur yang diperlukan jika kecemasan menyebabkan akses komputer tidak mungkin. Ini termasuk maklumat hubungan kecemasan, prosedur keselamatan kebakaran, prosedur pemindahan pejabat dan rancangan kesinambungan perniagaan. "~ Roger Lee, Faedah Manusia
5. Matlamat anda
"Saya tidak menggunakan pen dan kertas lagi. Semuanya disimpan pada komputer saya atau peranti mudah alih saya. Saya juga percaya menjadi hijau dan memotong kembali kertas. Tetapi jika saya mencetak sebarang kertas, itu akan menjadi matlamat saya. Saya mempunyai senarai matlamat suku tahunan, tahunan, tiga tahun dan 10 tahun yang saya semak setiap bulan untuk memastikan saya berada di landasan yang betul. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Resume anda
"Satu dokumen yang anda harus selalu mempunyai salinan fizikal adalah resume anda. Selalunya anda mempunyai resume dengan anda sebagai rujukan dalam temu bual. Ia juga menunjukkan anda bersedia dan mengambil kesempatan dengan serius. "~ Vladimir Gendelman, Folder Syarikat, Inc
7. Kata laluan
"Simpan salinan fizikal semua kata laluan yang berkaitan yang anda gunakan sepanjang hari. Maklumat itu mungkin tidak boleh disimpan di mana-mana dalam talian sama sekali, untuk mengelakkan kemungkinan penggodaman atau pencurian identiti. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Kewangan Peribadi
8. Sijil Saham
"Apabila mengeluarkan stok kepada rakan perniagaan atau pekerja, penting untuk menyimpan salinan keras serta salinan digital, sekiranya salinan keras hilang. Biasanya pekerja akan mendapat salinan keras sebaik sahaja mereka melaksanakan pilihan mereka untuk membeli stok. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Mana-mana Files Penting Kepada Operasi Anda
"Terdapat beberapa jenis dokumen yang kita dapati dengan mudah di cetak. Ini termasuk kontrak pelanggan yang ditandatangani, fail HR dan ulasan seminari tahunan, buku panduan dasar syarikat kami (satu setiap pekerja), nilai teras syarikat kami (digantung dengan kebanggaan), papan pemuka visual untuk jualan, kemajuan gol suku tahunan dan korporat yang diperlukan, insurans dan pemerhatian HR yang dikehendaki oleh kerajaan. "~ Joe Beccalori, Pemasaran Berinteraksi
10. Penerimaan Pembayaran
"Walaupun resit digital yang hebat, ia masih bagus untuk mempunyai kemampuan untuk mencetak resit apabila perlu untuk alasan cukai atau untuk dokumentasi lain." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Kad Perniagaan anda
"Saya sentiasa menyimpan kad perniagaan yang berguna. Anda tidak pernah tahu di mana atau bila anda akan bertemu seseorang semasa keluar dan siapa yang akan berhubung dengan anda kemudian. Saya menyimpan 10 atau lebih dalam pelbagai lokasi, seperti beg saya, jaket, kereta, dompet, pemegang pasport, meja dan rumah. Selain itu, pastikan kad anda tidak dapat dilupakan seperti anda. Sangat mudah kehilangan mereka, jadi lakukan apa yang anda boleh untuk mereka bentuk sesuatu yang mencerminkan keunikan anda. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto melalui Shutterstock
4 Komen ▼
