Grafik suci pengurusan projek: Menyimpan kedua-dua masa dan wang sementara masih beralih projek yang berkualiti tinggi. Ini matlamat yang ingin dicapai oleh setiap syarikat, tetapi banyak yang gagal melakukannya dengan banyak sebab. Sama ada kekurangan sumber, kekurangan belanjawan atau kekurangan pengetahuan, terlalu sering, syarikat-syarikat membenarkan projek-projek untuk mengawal sepenuhnya dalam skop, bajet atau salah satu daripada banyak cara lain projek sering melepaskan rel.
$config[code] not foundJadi, betapa biasanya masalah projek luar kawalan, dan yang lebih penting, apakah kunci untuk menghalangnya?
Bagaimana Projek Menjadi Albatross
Beberapa tahun yang lalu, Unit Strategi Perkhidmatan Eropah melakukan kajian untuk menentukan berapa banyak projek yang membelanjakan belanjawan dan apa yang ia kos syarikat dalam jangka masa panjang. Penemuan mereka lebih melampau daripada yang diramalkan:
- Jumlah nilai kontrak - $ 47.65 bilion dolar.
- Overrun biaya berjumlah $ 14.54 bilion dolar.
- 57% daripada jumlah kontrak (105) overruns kos yang berpengalaman.
- 33% daripada jumlah kontrak (105) mengalami kelewatan utama.
- 30% daripada jumlah kontrak (105) telah ditamatkan.
Satu kajian serupa yang diterbitkan oleh Harvard Business Review-menganalisis sejumlah 1,471 projek IT-mendapati bahawa purata terkumpul adalah 27%. Walaupun begitu sahaja, kajian mendapati bahawa satu dalam enam projek mengatasi bajet mereka dengan purata 200% dan mengatasi jadual mereka dengan hampir 70%.
Apakah punca masalah ini? Kajian HBR mendapati terdapat beberapa faktor yang harus dipersalahkan. Tetapi ramai daripada mereka datang untuk merancang dan kurang maklumat. Sesetengah syarikat terlalu rendah untuk mengurangkan kos dan masa yang terlibat dalam sesuatu projek. Lain-lain yang dibeli menjadi gembar-gembur pemasaran mereka sendiri, melampaui apa yang terlibat dan meninggikan kebolehan mereka sendiri.
Mencari Medium Sedap
Ia harus pergi tanpa mengatakan bahawa perancangan projek yang betul adalah suatu keharusan. Tetapi apa sebenarnya maksudnya?
Walaupun matlamat yang tinggi dapat berbunyi baik dalam fasa cadangan, mereka boleh menghancurkan sepanjang hayat projek. Projek yang lebih besar dan lebih panjang, semakin banyak ruang yang terdapat untuk matlamat yang terlalu tinggi untuk dilepaskan dan projek itu mengatasi kekangan belanjawan dan masa.
Tetapi dengan perancangan yang terbaik, perkara-perkara yang tidak diduga berlaku. Ini boleh jadi apa-apa dari perubahan skop klien yang diminta kepada perubahan yang tidak dijangka di pasaran yang memerlukan pelarasan.
Salah satu cara terbaik untuk mengurangkan kos projek yang terlalu besar dan perancangan belanjawan yang kurang baik adalah dengan menjejaki masa dan perbelanjaan berdasarkan per-projek bagi pekerja yang terlibat. Dengan berbuat demikian, pengurus projek mendapatkan anggaran yang lebih tepat tentang skop projek dan apa yang dibelanjakan dalam masa ke atas projek dan perbelanjaan sebenar untuk projek itu. Masa penjejakan juga boleh mendedahkan mana-mana pekerja yang memerlukan sedikit petunjuk atau lebih banyak bimbingan untuk menyelesaikan dengan tepat kemahiran projek.
Lebih kerap daripada tidak, satu projek mengatasi objektifnya lebih awal daripada kemudian. Malangnya, banyak pengurus projek membuta tuli mengikuti kursus yang digariskan dan melakukan analisis yang sangat sedikit untuk memastikan bahawa matlamat perantaraan merapatkan matlamat belanjawan dan penjadualan. Jika anda telah mencapai 10% daripada matlamat projek, tetapi telah menggunakan 15% dari belanjawan, tidak ada alasan untuk mempercayai bahawa trend akan berubah tanpa menyela dan melakukan penyesuaian. Tanpa membuat penyelarasan, anda boleh menjangkakan bahawa pada 20% daripada kerja, projek itu akan menggunakan 30% daripada bajet dan sebagainya. Pada kadar ini, pada masa projek itu selesai, ia akan menelan kos sebanyak 150% daripada anggaran yang diperuntukkan.
Beberapa Garis Panduan untuk Pertimbangkan
Dengan setiap projek, penting untuk mempunyai tonggak penting untuk menilai kemajuan yang telah dibuat dan melihat bagaimana garis kemajuan yang dicapai dengan parameter dan matlamat projek. Sebelum ini, masalah berpotensi yang lebih cepat akan ditemui dan pelarasan boleh dibuat untuk memastikan sasaran projek.
Jangan lupa untuk tetap berkomunikasi secara tetap dengan pekerja mengenai projek itu sekiranya mereka memerlukan sedikit penjelasan sepanjang pencapaian itu. Bukan sahaja ini menyimpan projek di landasan, tetapi menambah perpaduan kepada usaha kumpulan, juga.
Dengan perancangan yang baik dan rajin mengikuti, syarikat anda boleh menghindari menjadi statistik malang, dan boleh mencapai tujuan menjimatkan masa dan wang sambil menyampaikan produk atau perkhidmatan yang berkualiti.
Mesyuarat Foto melalui Shutterstock
2 Komen ▼
