Salah satu tanggungjawab ahli kakitangan yang bekerja di pelbagai peringkat kerajaan ialah menulis memo taklimat bagi pembuat dasar, yang menggunakan memo untuk mendidik diri mereka sendiri mengenai isu-isu dan membimbing mereka dalam membentuk protokol, prosedur dan undang-undang. Memo taklimat merupakan ringkasan ringkas mengenai isu atau kes yang membentangkan panggilan untuk tindakan kepada pembaca. Memo yang berjaya membujuk pembaca untuk bertindak dengan menyediakan bukti konkrit yang mudah difahami dan dinilai.
$config[code] not foundMulakan memo dengan menulis "Kepada:" dan "Dari:" Masukkan nama penghantar dan penerima selepas titik. Di baris seterusnya, tulis tarikh yang anda tulis memo. Selesaikan bahagian ini dengan menulis "Subjek:" diikuti dengan topik rujukan rujukan.
Tentukan tindakan yang anda mahu pembaca ambil dalam ayat pertama atau perenggan memo.
Mengekalkan perhatian pembaca dengan menggunakan perenggan ringkas dan singkat yang tidak lebih dari 5 ayat panjang. Apabila menyatakan alasan untuk mengambil tindakan, senaraikan setiap sebab dalam perenggan yang berasingan.
Gunakan bukti empirikal untuk meyakinkan pembaca keperluan untuk tindakan yang dicadangkan. Misalnya, nyatakan statistik perumahan berpendapatan rendah apabila mencari perubahan dalam dasar zon yang diberikan. Elakkan generalisasi yang anda tidak boleh menyokong dengan fakta.
Gariskan alternatif tindakan atau dasar alternatif, menggambarkan kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Elakkan perkataan yang tidak perlu atau ungkapan formal, misalnya "mengikut perbincangan kami," dan jargon teknikal apabila anda memetik fakta dan angka. Gunakan bahasa mudah dan mudah yang mana pembaca dapat memahami.
Gunakan suara aktif, berbanding dengan pasif, sepanjang memo untuk menggalakkan tindakan. Jika anda tahu penerima memo dengan baik, gunakan kata ganti orang pertama seperti "Saya" dan "kami," kerana orang lebih cenderung melakukan sesuatu untuk mereka yang mereka rasa mereka tahu secara peribadi. Tekankan hubungan peribadi dengan lebih lanjut dengan menggunakan kontraksi, seperti "Saya".
Mengulangi keperluan untuk tindakan pada akhir memo. Pastikan untuk menunjukkan jika ada tarikh akhir bagi tindakan yang mesti dipenuhi.
Amaran
Memo taklimat yang melebihi dua halaman panjang menjadi laporan, yang pembaca tidak dapat dibaca segera setelah diterima.
