Peranan pembantu pentadbiran adalah untuk menyokong kakitangan profesional supaya mereka dapat melaksanakan tugas mereka dengan berkesan. Sama ada dalam organisasi kerajaan, perniagaan, atau organisasi bukan untung, pentadbir menyimpan pejabat bersenandung dengan mengurus keperluan penting seperti kerja kertas dan rekod komputer. Mereka biasanya juga melakukan beberapa tugas pentadbiran, tetapi tugas-tugas tertentu bergantung pada tahap pekerjaan dan jenis jabatan.
$config[code] not foundTanggungjawab Sehari-Hari
Pembantu pentadbiran melaksanakan tugas seperti mengatur mesyuarat, menjadualkan janji temu, menyimpan kalendar pejabat, menjawab telefon dan menyalin surat-menyurat. Mereka mengekalkan fail pejabat dan pangkalan data dan membuat spreadsheet komputer dan persembahan. Selalunya tanggungjawab mereka juga termasuk membeli bekalan dan menguruskan ruang bekalan.
Duti perkhidmatan pelanggan mereka termasuk menerima pelawat pejabat dan melihat bahawa mereka mendapat bantuan yang mereka perlukan.
Tugas Tambahan
Kerja lain pembantu pentadbiran sering bergantung kepada industri tertentu. Di pejabat perundangan, pentadbir membantu menyediakan dokumen undang-undang, sementara di pejabat perubatan mereka membiayai syarikat insurans. Di pejabat sekolah, mengekalkan rekod pelajar dan berkomunikasi dengan orang tua adalah antara tugas mereka.
Tahap dan tajuk pekerjaan menentukan sejauh mana tanggungjawab jatuh ke pembantu pentadbiran. Pentadbir peringkat kemasukan memberi tumpuan kepada fungsi perkeranian dan tugas komputer asas, tetapi pentadbir kanan dengan kemahiran komputer canggih biasanya mengambil tugas pentadbiran, termasuk mengawasi staf perkeranian dan melatih pekerja baru. Pembantu pentadbiran kepada eksekutif juga boleh melakukan penyelidikan, menulis laporan, mengambil minit di mesyuarat, mengawasi pentadbir lain dan membuat pengaturan perjalanan.
Pengetahuan dan Kemahiran
Keupayaan organisasi adalah penting kerana tugas utama pentadbir adalah untuk mengekalkan rekod pejabat dan menjejaki mesyuarat dan pelantikan. Pentadbir juga mesti berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Inggeris secara lisan dan secara bertulis dan menjalankan penyelidikan internet. Kerja ini memerlukan kecekapan dengan peralatan pejabat, termasuk komputer, mesin fotokopi, sistem telefon, faks dan peralatan videoconferencing.
Bergantung pada kedudukan dan industri, pentadbir memerlukan kecekapan dengan pelbagai program komputer, seperti e-mel, perakaunan, pangkalan data, spreadsheet dan perisian pemproses kata.
Kelayakan untuk Kerja
Pembantu pentadbiran memerlukan minimum diploma sekolah tinggi yang merangkumi kelas dalam amalan pejabat dan perisian komputer. Latihan tambahan dalam bahasa Inggeris dan kemahiran komputer sangat berguna, dan banyak pentadbir telah mengambil beberapa sekolah teknik atau kelas kolej atau mempunyai ijazah bersekutu. Majikan juga biasanya melatih pekerja baru dalam prosedur pejabat mereka dan perbendaharaan kata mengenai perniagaan tertentu - sebagai contoh, perbendaharaan kata undang-undang.
Pentadbir boleh mencapai persijilan sukarela dari Persatuan Profesional Pentadbiran Antarabangsa. Pensijilan memerlukan dua hingga empat tahun pengalaman, bergantung pada pendidikan admin, dan pemohon juga harus lulus ujian.
