Kakitangan pentadbiran pejabat memberi bantuan kepada pekerja pejabat. Mereka mengekalkan rekod dan sistem pemfailan dan selalunya bertanggungjawab ke atas kemasukan data.Mereka boleh menyimpan pangkalan data pelanggan atau inventori dan menghasilkan surat-menyurat untuk mel, dan mereka membaca dan menghantar surat kepada jabatan yang betul. Matlamat keseluruhan mana-mana pentadbir pejabat adalah untuk menjadikan tugas penyelia mereka lebih mudah.
Pengurusan Pangkalan Data
Pengawal pentadbiran pejabat tidak biasanya dijangka membina pangkalan data tetapi diperlukan untuk masuk butiran dan dapat memanggil rekod yang memenuhi kriteria tertentu pada saat pemberitahuan. Mereka juga mesti mengemukakan laporan berdasarkan maklumat pangkalan data. Laporan ini biasanya disampaikan kepada ahli kakitangan kanan atau dibentangkan dalam satu persidangan.
Menyediakan Surat Menyurat
Koresponden boleh menjadi surat individu atau surat berita yang dimaksudkan untuk semua pelanggan. Kakitangan pentadbiran pejabat mesti menyediakan memo dan pengumuman dan menghantarnya kepada semua kakitangan. Kakitangan pentadbiran pejabat dijangka berurusan dengan pertanyaan e-mel dan sama ada balas lulus e-mel ke jabatan yang sesuai.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingJadual Pengurusan
Pelantikan tempahan, perancangan perancangan dan memaklumkan kepada kakitangan jadual secara tradisinya bermakna menulis semua pelantikan dalam buku harian pusat dan menghantar kemas kini mingguan atau harian kepada kakitangan. Sekarang, penjadualan paling selesai secara elektronik dengan program pengurusan data seperti Outlook, iCal atau Eudora. Ini membolehkan anggota staf pentadbiran pejabat mengemaskini dan menerbitkan beberapa kalendar secara elektronik. Ini membolehkan ahli kakitangan lain menyemak kalendar pada masa yang sama, membuat pelarasan yang diperlukan.
Jawab telefon
Kakitangan pentadbiran pejabat menjawab telefon dan sama ada berurusan dengan pelanggan atau memindahkan mereka ke jabatan yang lebih sesuai untuk menjawab pertanyaan mereka. Ia juga tugas kakitangan pentadbiran pejabat untuk merakam mesej terperinci bersama-sama dengan apa-apa maklumat hubungan pemanggil.
