Anda mungkin sudah menggunakan "awan" (iaitu, dalam talian) untuk mengendalikan beberapa aspek perniagaan anda.
Tetapi sebagai Thomas Hansen, Naib Presiden Microsoft Worldwide SMB menerangkan, walaupun anda dijual dengan manfaat awan, mungkin kelihatan menakutkan untuk memulakan - atau berbuat lebih banyak.
Dia menganjurkan mengambil langkah tambahan. Mula kecil. Kemudian lakukan lebih dari masa ke masa.
$config[code] not foundJadi saya fikir saya akan membina idea itu, dengan menggariskan 10 perkara yang boleh anda lakukan - mulai hari ini - untuk melompat pada awan atau meningkatkan penggunaan aplikasi awan anda. Pilih beberapa langkah taktikal ini dan anda boleh menjimatkan masa, mengendalikan perniagaan anda dengan lebih cekap, dan sering mengurangkan kos:
1) Tetapkan Lokasi Penjimatan Fail Default anda ke Awan
Ia satu perkara yang perlu dibincangkan mengenai penyimpanan fail dalam talian pusat. Tetapi itu satu lagi perkara sekalipun jika anda dan kakitangan anda perlu mengambil langkah tambahan untuk memindahkan fail ke platform penyimpanan awan dalam talian anda sepanjang masa.
Fikirkan mengenainya. Jika anda dan kakitangan anda menyimpan kepada pemacu keras atau peranti setempat terlebih dahulu, ia akan mengambil dua kali ganda usaha untuk berbalik dan menyimpan fail tersebut ke storan fail awan anda kemudian.
Tetapi anda boleh "menetapkan dan melupakannya" supaya anda tidak perlu mengambil langkah tambahan. Dan fail syarikat penting anda akan disokong secara automatik dalam proses.
Cukup konfigurasikan komputer anda supaya lokasi lalai ahli untuk menyimpan fail adalah penyelesaian simpanan dalam talian syarikat pilihan.
Sebagai contoh, jika anda menggunakan Microsoft OneDrive sebagai penyelesaian penyimpanan awan anda, mudah untuk mengkonfigurasi itu dalam Windows 8. Klik pada "Tetapan PC" dan anda akan melihat item menu untuk OneDrive. Dari sana anda boleh mengklik butang hidup / mati untuk menjadikan OneDrive lokasi lalai anda untuk penyimpanan fail.
Atau lakukan pencarian dalam talian untuk arahan untuk mengubahnya ke platform pilihan pada peranti tertentu anda. Ia mungkin untuk menetapkan storan awan sebagai lokasi menyimpan lalai untuk banyak peranti.
2) Pergi Untuk Buah Hanging Rendah: E-mel dan Dokumen Berasaskan Awan
Tempat lain yang logik untuk bermula adalah mengamalkan platform e-mel dan dokumen berasaskan awan, seperti Office 365. Jika anda belum melakukannya, beritahu saya, manfaat perniagaan cukup menarik.
Pertama, ia membantu dengan produktiviti peribadi anda dan pasukan anda. Jika anda menggunakan berbilang peranti (seperti yang saya lakukan!), Anda boleh mempunyai akses kepada semua dokumen dan e-mel jenis pejabat anda tidak kira apa peranti yang anda gunakan. Pergi ke persidangan, dan mengambil laptop atau tablet anda dengan anda? Dengan platform produktiviti awan seperti Office 365, anda mempunyai semua yang anda perlukan hanya dengan log masuk. Anda tidak perlu lagi memindahkan fail dari pemacu ibu jari atau menyegerakkan peranti kemudian.
Kedua, ia membantu dengan kerjasama pasukan. Di dalam perniagaan saya kebanyakan ahli pasukan bekerja jauh dari rumah mereka. Namun, kita semua masih boleh mengakses fail dan alat yang sama, hanya dengan menyambungkan dengan penyemak imbas atau apl mudah alih.
Sebagai contoh, kami menggunakan kalendar bersama secara meluas. Dengan cara ini, kita dapat menjejaki tarikh akhir syarikat yang mempengaruhi atau melibatkan beberapa orang dan jabatan, memusatkan peringatan, dan melihat ketersediaan jadual sekilas.
Kami juga menggunakan kolaborasi dokumen bersama - secara harfiah setiap hari. Apa yang kita lakukan ialah mengadakan mesyuarat melalui persidangan panggilan atau persidangan video, dan kemudian pasukan melihat dan mengedit satu dokumen semasa kami berada di persidangan. Atau kami mengambil nota mesyuarat pada dokumen kongsi pusat. Ia menjimatkan banyak masa. Tidak perlu membuat laluan mesyuarat kemudian. Kita tidak perlu bimbang tentang versi dokumen yang terkini, kerana kita semua sedang mencipta dan menyunting dokumen yang sama.
Plus, anda boleh menyebarkan kos setiap bulan. Tidak ada bayaran lesen depan besar - ia lebih mudah untuk bajet dan mampu.
3) Mewujudkan Sistem Penyampaian Dalam Talian Pusat
Sebaik sahaja anda semua orang menyimpan ke awan, anda memerlukan cara mudah untuk pasukan anda mencari apa yang ada untuk fail biasa.
Untuk melakukan ini, buat sistem pemfailan dalam talian. Susunkan jumlah dokumen dan fail yang semakin meningkat perniagaan anda dibuat setiap hari.
Gunakan satu siri folder yang dilabel dengan jelas. Adakah anda menganjurkan kerja anda dengan projek? Oleh pelanggan? Oleh jabatan? Buat sistem yang masuk akal untuk perniagaan anda.
Dengan sistem pemfailan seluruh syarikat, pasukan anda akan menjimatkan banyak jam yang mereka tidak akan menghabiskan mencari mencari item atau menduplikasi usaha kerana mereka tidak dapat mencari sesuatu.
4) Menggalakkan Pelanggan dan Kontraktor untuk Berkongsi Melalui Awan
Berapa kali anda mendapati diri anda menghantar e-mel ke belakang dan sebagainya? Kemudian anda perlu memburu e-mel kemudian untuk mencari fail yang anda perlukan.
Anda akan menjimatkan masa dengan berkongsi fail terus melalui awan.
Anda mungkin tidak dapat "memaksa" pihak ketiga untuk menggunakan platform perkongsian awan anda, oleh sebab mengapa tidak bertanya? Berikan faedah dengan cepat, seperti "Kami ingin berkongsi dan mengedit fail pada OneDrive atau Dropbox atau platform lain kerana ia menjimatkan memburu masa melalui e-mel. Bolehkah saya berkongsi ini dengan anda di sana? "
Sesetengah orang tidak akan selesa berkongsi fail dengan cara ini. Tetapi anda mungkin terkejut jika anda menyebutnya sebagai pilihan.
5) Gunakan Apps Tandatangan Elektronik
Adakah anda menghantar atau menerima banyak dokumen yang memerlukan tandatangan? Jika ya, anda dan pasukan anda mungkin menghabiskan banyak masa menghantar e-mel, mencetak, menandatangani, mengimbas, faks - anda tahu gerudi.
Berikut adalah tip: periksa aplikasi tandatangan elektronik, berasaskan awan. Fikirkan, Sign Hello atau DocuSign. Terdapat banyak pilihan tandatangan elektronik lain di luar sana juga.
Mereka menjimatkan banyak masa. Bukan itu sahaja, aplikasi tandatangan elektronik mengambil beberapa faktor penangguhan kerana anda boleh menandatangani dokumen dengan serta-merta, walaupun semasa di jalan raya, dan bukannya menunggu sehingga anda berada berhampiran mesin pencetak atau mesin faks.
Mereka juga mengambil banyak kerumitan dokumen beredar untuk menandatangani. Mereka mengarahkan dokumen kepada semua pihak untuk tandatangan, dan juga menghantar peringatan.
6) Buat Perpustakaan Aset Digital di Awan
Biar saya bertanya kepada anda soalan: berapa banyak masa yang anda membelanjakan atau meneruskan aset digital syarikat?
Saya bercakap mengenai logo anda, brosur yang anda ambil ke tradeshow beberapa tahun lalu, templat penyampaian papan yang anda gunakan tahun lepas, borang semakan prestasi kosong anda, foto syarikat rasmi, bios eksekutif, alat akhbar dan aset lain.
Sekiranya syarikat anda seperti saya dulu, anda menghabiskan terlalu banyak masa menggali untuk jenis bahan tersebut.
Buat perpustakaan aset digital. Sediakan folder atau folder kongsi pusat pada platform penyimpanan awan anda. Kini aset-aset ini akan tersedia kepada sesiapa sahaja yang memerlukan mereka, di mana sahaja, pada bila-bila masa. Mereka tidak perlu memburu mereka atau mengganggu orang lain untuk mencari mereka.
7) Tukar Satu Sistem Perniagaan Penting ke Awan
Anda tidak perlu mengatasi semua sistem perniagaan anda dan mengalihkan segalanya ke awan sekaligus. Mulailah dengan melihat tiga sistem paling penting anda. Itu mungkin QuickBooks, pangkalan data kenalan anda, dan sistem pengurusan inventori anda.
Sekiranya anda masih menggunakan versi sistem berasaskan tempatan atau desktop, mula menilai faedah versi berasaskan awan (dalam talian). Dengan versi awan, anda akan mendapat banyak dari segi keupayaan untuk keseluruhan pasukan mendapat akses kepada maklumat dan bekerjasama dengan lebih baik. Dan sistem awan menjadikannya lebih mudah untuk memindahkan data dari satu sistem ke sistem yang lain, menghapus kemasukan data pendua dan kesan silo maklumat yang dimalapkan dalam satu sistem.
Aplikasi mana yang akan menyampaikan bang terbesar dengan berpindah ke awan? Itulah soalan untuk bertanya.
8) Teruskan Perlindungan Malware yang Dikemaskini Cloud untuk semua Pekerja
Ini amat penting dengan pekerja jauh.
Perusahaan besar biasanya mempunyai jabatan IT syarikat yang menubuhkan rangkaian syarikat dengan perlindungan seperti perlindungan malware.
Tetapi perniagaan kecil mungkin tidak mempunyai rangkaian.
Atau sebuah pasukan perniagaan kecil sering bekerja dengan orang-orang yang tidak berada di rangkaian mereka. Pekerja jauh boleh menyambung dari peranti mereka sendiri dari rumah, menggunakan awan awam. Mereka hanya melayari melalui Internet.
Oleh itu adalah penting bahawa setiap orang yang mengakses sistem atau data anda, atau fail saham, mempunyai perlindungan malware yang dikemas kini secara kerap dengan tandatangan malware baru melalui awan.
Microsoft menawarkan produk Windows Defender terbina dalam untuk desktop dan peranti berasaskan Windows - dan ianya percuma. Pastikan ia diaktifkan. Atau dapatkan pilihan perlindungan malware lain.
Juga, apabila Windows 10 keluar pada tahun ini, ia akan menambah ciri keselamatan yang dibina melalui Windows Update. Windows 10 juga akan menawarkan pilihan yang dikenali sebagai Windows Update for Business. Ini akan menyediakan akses yang lebih pantas kepada kemas kini keselamatan dan pembetulan kritikal dan kawalan ke atas menggerakkan kemas kini, untuk pentadbir IT. Contohnya, jika anda mempunyai jabatan IT, ia dapat menyampaikan patch ke tapak terpencil, menggunakan jalur lebar terhad.
9) Pasang Sistem Telefon Berasaskan Awan
Pertimbangkan sama ada perkhidmatan telefon suara-atas-IP (VOIP), atau sistem suis almari dan sistem mel suara berasaskan perisian.
Dengan sistem telefon berasaskan awan, anda mendapat keupayaan pekerja jauh untuk mengakses sistem telefon pusat - dengan kos yang sangat rendah. Untuk perniagaan kecil dengan pekerja terpencil atau mereka yang bekerja dari rumah, ini amat penting. Walaupun ahli pasukan menggunakan peranti mudah alih mereka sendiri, anda masih boleh menyambungkan semua orang ke sambungan pusat dan peti mel suara syarikat.
Anda juga mendapat kesan profesional dalam bentuk ucapan suara automatik.
Mesej suara boleh dialihkan sebagai fail audio melalui e-mel, supaya ia dapat diteruskan kepada ahli pasukan lain.
Anda juga mendapat statistik penggunaan untuk membantu anda melihat bagaimana pasukan anda menggunakan telefon - sesuai untuk menguruskan fungsi sokongan pelanggan, contohnya.
10) Gunakan Mesyuarat Video
Akhir sekali, tetapi tidak semestinya, menggunakan mesyuarat maya secara meluas melalui video. Jika anda sudah menggunakannya, hebat - buat lebih banyak daripada mereka.
Video memberikan impak interaksi peribadi kepada pelanggan dan prospek jualan tanpa perbelanjaan perjalanan peribadi.
Pertemuan video juga bagus untuk pasukan. Orang yang bekerja dari rumah atau terletak di pejabat yang berbeza mungkin merasa terpencil. Ini boleh menjadi demotivasi. E-mel dan pemesejan segera berguna, tetapi mereka tidak boleh menggantikan suara pemain pasukan atau melihat senyuman bos. Video membuat orang berasa disertakan. Ia melancarkan cara untuk bekerja bersama.
Banyak perniagaan kecil menggunakan Skype kerana ia adalah percuma dan begitu banyak orang menggunakannya untuk tujuan peribadi yang sudah mereka kenal dengannya. Sebarang penyelesaian persidangan yang anda pilih, lakukan saja.
Saya berharap bahawa 10 idea ini mendorong anda untuk melakukan lebih banyak lagi dengan awan - atau mengesahkan bahawa perniagaan anda berada dalam keadaan yang baik ketika datang ke awan.
Jangan segera menangani semua ini. Hanya pilih satu atau dua - dan mulakan.
Pada masa penulisan ini, Anita Campbell berpartisipasi dalam Program Duta Kecil Microsoft Small Business.
Gambar Buah Rendah Melalui Shutterstock
3 Komen ▼
