Cara Menulis Memo Formal Dengan Lampiran & Inisiatif

Memo memo formal adalah cara yang berkesan untuk berkomunikasi dalam sebuah syarikat. Tulis memo dengan suara berwibawa yang berhasrat untuk memaklumkan dan bukannya mengugut pembaca. Maklumat tambahan yang termasuk dalam memo dikenali sebagai lampiran dan penutup biasanya disertakan dengan huruf. Memo formal termasuk bahagian khusus dan termasuk kedua-dua penulis dan penolong awal pada akhir. Walaupun kebanyakan memo adalah satu halaman atau kurang, ingatlah untuk memasukkan perenggan ringkasan pada akhir memo jika lebih panjang dari satu halaman.

$config[code] not found

Buat tajuk untuk memo, yang termasuk bahagian "Ke," "Dari" dan "Subjek". Memutuskan siapa yang perlu menerima salinan memo. Jika anda termasuk lampiran, tentukan siapa yang perlu mendapatkan lampiran, dan yang hanya memerlukan salinan memo supaya mereka mengetahui maklumat itu dan lampiran telah diedarkan (contohnya, pengurus mungkin telah membuat lampiran dan tidak semestinya memerlukan salinan). Sertakan nama semua orang untuk mendapatkan memo di bahagian "Kepada" tajuk. Orang yang anda mahu salin masuk dalam bahagian "cc" memo pada akhir memo. Mungkin juga ada orang yang anda ingin memaklumkan secara peribadi pada memo itu. Penerima ini akan "disalin buta." Mereka akan diberi salinan memo, tetapi tidak disenaraikan secara terbuka di bahagian "Kepada" atau "cc".

Tulis badan memo dengan jelas dan ringkas. Gunakan bahasa langsung dan formal, tetapi simpan memo dari membunyikan menakutkan atau menghina. Memo lebih lama harus memasukkan tajuk ayat untuk memudahkan mereka membaca.

Selesaikan memo. Pada akhir badan memo, inisial pengarang harus muncul, dengan huruf penolong selepas slash "XX / yy." Inisial pengarang dipermodalkan; pembantu berada dalam kes yang lebih rendah. Di bawah itu, dua ruang bawah, hendaklah perkataan "Lampiran (x)" dengan bilangan lampiran yang termasuk dalam kurungan jika terdapat lebih daripada satu. Seterusnya, senaraikan orang yang anda mahu salinan karbon, atau "cc." Ia sepatutnya dalam format senarai. Orang-orang yang disalin buta hendaklah ditulis dengan tangan di atas salinan mereka. Pastikan untuk memasukkan "bcc" supaya mereka tahu bahawa mereka telah disalin secara anonim. Penulis memo harus bermula dengan namanya dalam bahagian "Dari" tajuk sebelum memo diedarkan.

Petua

Simpan salinan tambahan atau dua memo dalam fail dengan lampiran sekiranya orang lain perlu ditambah ke senarai edaran.

Benal pasti memo untuk kesilapan tipografi yang mengeluarkan ejaan ketinggalan (bentuk / dari).

Kebanyakan perisian pemproses kata termasuk templat memo jika syarikat anda tidak menetapkan satu untuk digunakan.

Amaran

Pastikan anda memasukkan semua penerima dalam seksyen "Ke" dalam memo.

Memo hanya boleh digunakan untuk komunikasi syarikat dalaman. Komunikasi dengan vendor atau pelanggan harus ditulis dalam format surat.