Kunci untuk menulis laporan yang berkesan adalah hanya berpegang pada fakta. Fokus pada butiran yang paling penting. Laporan terbaik memberikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang topik di tangan. Ramai orang percaya bahawa laporan perlu panjang dan dibanjiri dengan butiran, tetapi sebenarnya, laporan yang berkesan akan mendapat hak kepada perkara itu secara ringkas. Sebelum anda mula menulis laporan terlebih dahulu buat senarai bullet dari semua topik yang anda perlu bincangkan. Kemudian anda boleh mengatur laporan berdasarkan maklumat ini.
$config[code] not foundGariskan laporan anda sebelum anda menulisnya. Buat bahagian umum, kemudian bahagikan bahagian tersebut ke dalam subseksyen yang lebih kecil dengan tajuk yang bersifat deskriptif dan mudah diikuti. Buat garis besar ke dalam jadual kandungan dan sertakan jadual kandungan pada permulaan laporan, sehingga pembaca dapat dengan mudah merujuk informasi laporan.
Tentukan khalayak anda. Siapa yang akan membaca laporan ini? Ini akan membantu anda membuat keputusan mengenai nada laporan. Memutuskan sama ada ia tidak formal atau formal. Terlepas dari nada yang anda gunakan, tulis dengan bahasa mudah dan mudah. Elakkan "bercakap korporat," kata jargon dan perkataan besar.
Mulakan laporan dengan ringkasan eksekutif. Huraikan perkara utama. Gunakan peluru untuk kesederhanaan dan menarik perhatian kepada objektif utama laporan. Kembali ke ringkasan eksekutif ini selepas laporan selesai untuk mengesahkan bahawa anda telah menangkap semua butiran yang paling penting.
Berikan butir-butir khusus pada setiap subseksyen yang anda gariskan dalam langkah pertama. Bahagikan mereka ke dalam perenggan pendek. Setiap perenggan tidak boleh melebihi empat atau lima ayat. Hindari keterangan rumit: Nyatakan titik, statistik relevan, atau tindakan yang dicadangkan, dan pindahkan ke bahagian seterusnya.
Gunakan visual secara sederhana untuk menggambarkan mata anda. Grafik, carta dan foto yang menyokong penemuan anda akan membantu pembaca memahami konsep.
Baca laporan dua kali selepas selesai draf pertama. Potong perkataan yang tidak perlu dan bahasa berlebihan. Kesilapan tatabahasa dan ejaan yang betul.
Letakkan teks laporan dalam templat yang menarik dengan penutup mudah. Microsoft Office mempunyai templat laporan percuma yang tersedia di laman web Microsoft (lihat Sumber). Catat laporan dalam lingkaran mengikat sehingga para pembaca dapat dengan mudah membalik halaman.
Petua
Kurangkan jumlah halaman jika anda mahu laporan itu berkesan.
Jangan biarkan pembaca anda hilang atau terancam dengan panjang laporan. Anda mahu orang ramai membaca laporan secara keseluruhan dan bukan sekadar mengkritiknya.
Benarkan pembaca lain untuk melihat laporan itu untuk memastikan ia secara efektif menyampaikan mata anda.
