Bayangkan dipaksa membuat senapang melalui kabinet pemfailan untuk mencari folder lama dengan dokumen penting yang anda perlukan untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan.
Nah, mencari maklumat sedemikian yang terdapat di dalam dokumen kertas yang difailkan boleh dikenakan cukai, mengecewakan, dan tidak dapat dinafikan anda. Walau bagaimanapun, apabila anda mengimbas dokumen lama dan menyimpannya dalam pangkalan data elektronik, ia dapat membuat pengurusan dokumen lebih mudah dan lebih efisien untuk perniagaan anda.
$config[code] not foundApakah Pengimbasan Dokumen?
Pengimbasan dokumen, juga dikenali sebagai pengimejan dokumen, hanya didefinisikan sebagai proses menangkap imej digital dokumen kertas (atau mikrofilem).
"Ini adalah bagaimana dokumen kertas anda ditukarkan menjadi imej yang boleh dicari elektronik, yang boleh membantu proses perniagaan anda," kata Neil McKeever, pakar pengimejan dokumen dengan pengurusan dokumentasi dan khidmat pemeriksaan berasaskan UK, Kefron, kepada Small Business Trends dalam respons e-mel.
Seluruh proses menukar dokumen fizikal ke dalam format digital juga termasuk mengimbas dan menangkap imej menggunakan perisian Pengiktirafan Karakter Optik (OCR). OCR secara bijak mengiktiraf gambar digital dan mengubahnya menjadi dokumen teks untuk membolehkan carian kata kunci dalam dokumen.
"Apabila dilakukan dengan betul, pengimbasan dokumen boleh mengubah cara perniagaan anda beroperasi dengan lebih baik, dan menjimatkan masa dan wang anda," tambah McKeever.
Faedah Perniagaan Dokumen Pengimbasan
Menurut McKeever, pekerjaan yang dinyatakan adalah untuk membantu pelanggan kecil dan korporat melaksanakan dan menyelenggara sistem pengurusan maklumat mereka dengan cara yang paling berkesan dan tepat waktu, terdapat beberapa sebab pengimbasan dokumen (atau pencitraan) boleh menjadi sesuatu yang berharga untuk perniagaan anda.
Beliau menerangkan enam manfaat utama pengimbasan dokumen untuk perniagaan:
1. Pengimbasan Dokumen Menyelamatkan Anda Masa dan Wang
Dengan akses mudah ke semua fail dan dokumen anda pada klik butang, anda atau kakitangan anda tidak perlu membuang masa mencari melalui kotak dan fail dalam usaha untuk mencari dokumen yang anda perlukan. Anda tidak akan membayar kakitangan untuk tugas yang boleh mengambil jam apabila perlu selesai dalam hitungan detik.
2. Pengimbasan Dokumen Meningkatkan Perkhidmatan Pelanggan Anda
Dengan pengimejan dokumen, anda boleh mendigitalkan setiap bahagian fail dan indeksnya dengan pelbagai metadata. Ini bermakna jika anda memerlukan sekeping maklumat tertentu - seperti nombor invois - anda dapat menemuinya dengan serta-merta. Ini amat berguna jika anda ingin memenuhi keperluan pelanggan anda secepat mungkin.
3. Pengimbasan Dokumen Mengurangkan Ruang Penyimpanan
Dengan menukar semua dokumen fizikal anda ke fail digital, anda tidak perlu lagi menyimpannya di mana mereka berada dekat dengannya. Mereka boleh dikurung dan dihantar ke laman web yang selamat, berdedikasi, membebaskan ruang di pejabat anda untuk perkara yang lebih penting dan mengurangkan kos yang berkaitan dengan penyimpanan fail kertas.
4. Pengimbasan Dokumen Meningkatkan Keselamatan
Memandangkan anda tidak memerlukan fail-fail kertas di lokasi, anda boleh menyimpannya dalam kemudahan penyimpanan khusus yang mempunyai protokol keselamatan yang luar biasa. Anda tidak perlu bimbang tentang keselamatan di pejabat anda sama ada kerana semua fail digital dan sandaran boleh disimpan dari jauh ke pelayan yang sangat selamat.
5. Pengimbasan Dokumen Memungkinkan Anda untuk Berkongsi dan Bekerjasama
Satu lagi manfaat besar dari fail digital di atas kertas adalah perkongsian dokumen. Pelbagai rakan boleh mengakses dokumen yang sama apabila diperlukan, mengurangkan masa yang dibuang sekali lagi di mana fail kertas mesti diluluskan dari satu jabatan ke yang lain.
6. Pengimbasan Dokumen Membantu Anda Memenuhi Peraturan Pematuhan
Akhirnya, anda mungkin mendapati bahawa prosedur pematuhan dalam industri anda memerlukan anda menyimpan beberapa dokumen secara digital, dan juga secara fizikal. Meletakkan penyelesaian pengimejan dokumen yang selamat dan cekap di tempat sekarang dapat menjimatkan masa dan usaha ke bawah.
Mengimbas Foto melalui Shutterstock
3 Komen ▼
