Pembantu pasukan membantu membawa beban kerja dengan melaksanakan tugas pentadbiran untuk membebaskan anggota pasukan pejabat untuk tugas lain. Mereka berjalan tepat untuk membantu projek-projek semasa supaya ahli yang lebih berpengalaman dapat memberi tumpuan kepada cara-cara untuk memperbaiki projek, menyelesaikan masalah atau menuntut tuntutan klien. Bantuan pentadbiran tambahan adalah penting untuk memenuhi tarikh akhir dan menyelesaikan projek tepat waktu. Pembantu bekerja di bawah pengawasan langsung pemimpin pasukan.
$config[code] not foundTugas Pentadbiran
Pembantu pasukan membantu tugas pentadbiran yang memerlukan sedikit pengawasan. Mereka menjadualkan pelantikan dengan pelanggan dan memastikan pelanggan menerima dokumen dan penghutang tepat pada waktunya. Mereka menganjurkan mesyuarat pasukan dalaman dan menyediakan jadual perjalanan untuk memastikan semua pekerja berada di halaman yang sama. Tanggungjawab lain termasuk: menyusun e-mel dengan kepentingan, memberi perhatian kepada ahli pasukan pada tarikh akhir yang akan datang, membuat salinan, menjalankan tugas, menyediakan dokumen dan mengatur fail elektronik. Keterujaan, kemahiran komunikasi yang berkesan dan perhatian kepada perincian adalah keperluan pekerjaan teratas.
Data dan Deliverables
Pasukan kerja sering memerlukan sokongan pentadbiran tambahan untuk membantu penyimpanan rekod, pengurusan data dan hasil projek. Pembantu pasukan mengambil nota semasa mesyuarat dan menyusun nota tersebut ke dalam memo projek. Mereka mengumpul dan memasukkan data dalam fail elektronik supaya ahli pasukan mempunyai rekod untuk menyokong analisis dan hasil projek mereka. Pembantu menyediakan penyerahan projek dengan menambah nombor halaman, penutup yang menarik, senarai istilah dan jadual kandungan untuk laporan bertulis. Kemahiran komputer, kemahiran kemasukan data dan kekuatan proofreading membantu pemohon menonjol sebagai calon pekerjaan yang berkelayakan.
Makanan dan Pelancongan
Pembantu projek menyelaraskan makan tengahari dan makan malam di pejabat dengan ahli pasukan. Mereka memerintahkan dan mengambil makanan untuk pekerja yang bekerja berjam-jam untuk memenuhi tarikh akhir. Mereka membuat pengaturan perjalanan, termasuk penerbangan, penginapan dan kereta sewa. Dengan meneliti jadual perjalanan persidangan dan memaklumkan kepada anggota pasukan butiran seminar, mereka membebaskan lebih banyak masa untuk ahli yang berpengalaman untuk memberi tumpuan kepada projek yang luas dan memakan masa.
Tanggungjawab Kewangan
Memastikan pasukan kekal dalam bajetnya adalah tanggungjawab pekerjaan penting. Pembantu pasukan mengesan perbelanjaan projek dan penerimaan pembelian, dan mereka log nombor tersebut dalam program perisian perakaunan dan spreadsheet. Mereka tidak membuat keputusan pembelian eksekutif, tetapi mereka memberitahu pemimpin pasukan apabila belanjawan kelihatan seolah-olah mereka mungkin berada dalam warna merah. Bekalan pesanan pembantu dan produk apabila inventori menjadi rendah. Belanjawan dan pemahaman asas pembantu projek bantuan akauntan mengekalkan matlamat kewangan yang dicadangkan.
