Saya menulis dalam lajur terakhir saya tentang pembaca eBuku Amazon Kindle baru dan berkata:
$config[code] not found"Kami semua cemas menunggu 'prognostikations pejabat tanpa kertas' menjadi kenyataan, tetapi janji ini nampaknya adalah satu kebingungan yang lebih sukar difahami daripada sebelumnya."
Tetapi mungkin pejabat tanpa kertas kelihatan. Ya, saya telah mendengar orang-orang yang terus mengatakan bahawa pejabat tanpa kertas masih mimpi. Tetapi saya fikir kunci di sini adalah bertujuan, dan bekerja ke arah, kemajuan dalam menghilangkan diri dari kertas, bukan kesempurnaan dalam mencapai matlamat utama. Sistem pengurusan data yang betul boleh menggabungkan kepraktisan kertas dengan kelajuan maklumat dan teknologi baru.
Sebagai usahawan dan pemilik perniagaan kecil, kami ingin menghapuskan jumlah kertas yang kami gunakan kerana ia hanya memerlukan terlalu banyak masa (dan wang) untuk menghasilkan, menyusun, dan menuntut kembali. Melakukannya hanya boleh menyelamatkan syarikat anda dengan banyak wang, dan membantu anda membuat lebih banyak wang.
Dengan perkembangan maklumat semasa, kita perlu membuat maklumat yang tersedia untuk diri kita sendiri dan orang lain pada kelajuan dunia hari ini.
Lihatlah cara kertas dan fail yang sedang ditangani pada perniagaan anda.
Jika anda seperti saya, saya akan berani untuk menunjukkan bahawa apa yang anda temui tidak akan membuat anda bahagia.
Anda mungkin mempunyai pejabat yang paling teratur di dunia, namun masa yang diperlukan untuk sistematisasi penyimpanan rekod anda dan mengekalkan kaedah organisasi ini diterjemahkan kepada dolar sebenar - jam yang dapat dibelanjakan untuk R & D dan pemasaran.
Adakah anda menggunakan sistem pemfailan 'tumpukan', menyimpan perkara-perkara dalam timbunan yang kemas supaya anda tahu dengan tepat di mana segala-galanya? Fikirkan kekacauan fizikal yang menyebabkan ini, serta rasa bersalah yang anda rasa kerana anda selalu merasakan keperluan untuk 'melewati' tumpukan ini - untuk memastikan, sekurang-kurangnya, anda tidak melupakan sesuatu.
Jika fail kertas mengebum pejabat anda, "pergi tanpa kertas" mungkin pilihan yang baik. Tetapi apa, sebenarnya, tidak akan bermakna kertas untuk perniagaan anda? Ia melibatkan membuat keputusan untuk melakukannya dan tidak kembali. Ini bermakna mendapatkan semua fail yang diimbas ke dalam komputer, dan kakitangan latihan untuk menggunakan fail digital.
Sekarang kertas kerja yang digunakan untuk dihantar dari satu syarikat kepada yang lain atau dari perniagaan anda kepada pelanggan atau pelanggan perspektif boleh dilihat di mana sahaja mereka diperlukan. Syarikat anda boleh menjimatkan banyak jam dan dolar yang tidak berkesudahan dalam produktiviti dan kecekapan semata-mata.
Realiti ialah pejabat anda akan sentiasa menggunakan kertas. Istilah 'paperless' terlalu tinggi untuk mencapai standard. Sesetengah orang perlu mencetak perkara untuk membacanya. Anda akan mencetak perkara untuk dibawa bersama dan menunjukkan kepada orang lain. Bukan setiap persembahan boleh disesuaikan dengan PowerPoint. Anda tidak akan menyingkirkan mereka pencetak.
Tetapi anda akan menyingkirkan kabinet pemfailan, atau sekurang-kurangnya beberapa daripada mereka, semasa anda mengimbas fail ke dalam komputer anda dan membuat fail baru pada komputer, dan keperluan untuk sentiasa mengatur fail tersebut.
Berikut adalah 4 perkara yang perlu dipertimbangkan semasa pergi tanpa kertas:
1. Apabila mengimbas fail, pengimbas dokumen yang berdedikasi adalah penting.
2. Apabila menyimpan fail, cara terbaik dan paling diterima secara universal adalah dalam format PDF, atau format dokumen mudah alih. Ini adalah format yang stabil yang menyimpan fail yang kelihatan tepat seperti yang dilihat di atas kertas. Ia boleh dibaca secara dalam talian atau dicetak, mengambil sedikit ruang, dan mudah dibuat dengan perisian yang tersedia dari Adobe.
3. Jika anda mendigitalkan fail anda, anda memerlukan cakera keras yang khusus untuk memegang kabinet fail baru anda, dan sistem sandaran data yang baik. Pakar teknikal mencadangkan mempunyai dua cakera keras mudah alih. Anda kembali satu hingga satu lagi pada setiap minggu, dan mengambil sandaran ke lokasi di luar tapak seperti peti deposit bank.
4. Jika anda tidak mempunyai komputer anda di rangkaian kawasan tempatan (LAN), mereka perlu disambung supaya semua orang boleh mengakses fail tersebut. Menetapkan kos rangkaian tanpa wayar kira-kira $ 25-50 setiap komputer, ditambah $ 75-100 dolar untuk "hab" atau penghala pusat untuk empat komputer.
Kebanyakan orang tidak menghadapi masalah melihat fail digital dan mengekalkannya. Apa yang anda dan pekerja anda mungkin menghadapi masalah dengan sistem penyimpanan rekod dan pengurusan maklumat yang baru. Dapatkan semua orang di atas kapal dari segi protokol fail. Bagaimanakah direktori tersebut dilabelkan? Bagaimana hendak menamakan fail? Adalah penting bahawa setiap orang menggunakan piawaian yang sama. Tentukan apa yang akan berlaku dan cetak salinan untuk semua orang. Buat salinan tersedia di rangkaian syarikat.
Perkara tanpa kertas adalah pilihan: ia adalah gaya hidup yang sedar dan keputusan gaya kerja. Ia adalah satu yang, apabila benar-benar komited, dapat meningkatkan produktiviti, kecekapan, dan keberkesanan, serta mengurangkan jumlah sisa yang dihasilkan oleh setiap kami.
Adakah anda membuat keputusan untuk pergi tanpa kertas?
* * * * *
