Minit korporat berfungsi sebagai dokumen rasmi mesyuarat syarikat. Benar-benar disimpan minit menawarkan ringkasan objektif prosiding lembaga dan jawatankuasa, semasa berkhidmat sebagai bukti pematuhan kewajiban pengawalseliaan dan fidusiari.
Isikan Maklumat Asas Pertama
Catat fakta penting dalam perenggan pertama. Perhatikan bila dan di mana mesyuarat itu berlaku, dan berapa lama ia berlangsung, serta kehadiran atau ketiadaan kuorum. Kenal pasti semua peserta, bermula dengan ahli lembaga pengarah dan pengarah. Tunjukkan jika ada yang tidak hadir. Perhatikan nama ahli atau tetamu tetamu di talian berasingan. Juga, nyatakan sama ada acara tersebut adalah mesyuarat biasa atau khas.
$config[code] not foundKenal pasti Tindakan Utama
Dermakan satu perenggan untuk setiap gerakan, bermula dengan kelulusan minit mesyuarat terakhir. Kenal pasti siapa yang membuat gerakan itu, dan hasilnya, tetapi jangan bimbang tentang menamakan mereka yang meminimumkan gerakan itu. Sekiranya undi adalah panggilan gulung, nyatakan nama setiap orang. Pastikan untuk merakam perkataan motions untuk perkataan.
Petua
Jika anda tidak pasti siapa yang membuat gerakan, jangan takut untuk bertanya. Walau bagaimanapun, jika anda tidak memahami titik tertentu, sorot pada pad steno anda - atau nota kasar pada komputer riba anda - supaya anda boleh meminta pengerusi mengenainya kemudian.
Nyatakan Mata Penting
Bincangkan perbincangan panjang. Bagaimana ahli lembaga memutuskan isu lebih relevan daripada kaedah yang mereka gunakan untuk mencapai persetujuan di atasnya. Jika kewajipan pengawalseliaan atau fidusiari menghendaki anda merekodkan maklumat tertentu, hanya mencatat faktor yang mempengaruhi undi tertentu, seperti perdebatan tentang kebaikan dan keburukan cadangan.
Petua
Gunakan kata kunci, di mana mungkin, untuk membantu anda merakam nota. Tulis kata kunci di sebelah kiri steno pad anda, jika anda menggunakannya. Buat nota mengenai setiap kata kunci di sebelah kanan.
Merakamkan Rekod dan Abstain
Kenal pasti peristiwa-peristiwa seperti dissents atau abstentions apabila ahli lembaga pengarah atau pengarah menginginkan pandangan yang dicatatkan untuk rekod, atau peraturan prosedur memerlukannya. Sebagai contoh, ahli mungkin tidak dapat mengundi mengenai masalah kerana konflik kepentingan sebenar atau yang dianggap berlaku. Dalam kes itu, anda akan menulis, "Ahli Lembaga X telah dikecualikan daripada membincangkan atau mengundi pada Gerakan Y."
Petua
Elakkan pengambilan nota terperinci untuk sesi eksekutif, jika lembaga panggilan satu. Cukup perhatikan peserta, serta tarikh, masa, tempat dan tempoh.
Semak Kerja Anda
Mengesahkan dan membetulkan draf minit anda, sebaik-baiknya selepas mesyuarat itu, dan kemudian serahkannya kepada pengerusi untuk meninjau. Jangan menggalakkan penyuntingan utama kerana ia mungkin menjejaskan ketepatan kerja anda. Tandat dan tentukan minit anda selepas lembaga meluluskannya. Lampirkannya kepada semua asal salinan laporan jawatankuasa, surat-menyurat dan laporan bertulis. Masukkan salinan rasmi dalam buku minit organisasi.
Petua
Apabila ahli lembaga pengarah dan pengarah menerima minit, tidak perlu memasukkan lampiran. Sebaliknya, saksikan mereka dalam minit anda.
Amaran
Berhenti menggunakan bahasa emosi atau menghakimi dalam minit anda. Mengekalkan pendirian anda sebagai pemerhati neutral.
