Apabila pelanggan berjalan ke pejabat, penyambut tetamu adalah orang pertama yang akan bertemu. Resepsionis adalah kaitan antara orang awam dan syarikat yang mereka bekerjasama, dan atas sebab itu mereka harus berpengetahuan tentang semua dasar dan prosedur pejabat. Mereka mungkin tidak dapat menjawab setiap soalan yang dilakukan oleh pelanggan, tetapi mereka harus selalu dapat mengarahkan pelanggan kepada seseorang yang boleh.
Salam Pengunjung
Tugas utama penyambut tetamu adalah menyambut pengunjung dan mengarahkan mereka ke pejabat atau pentadbir yang sesuai. Resepsionis adalah wajah awam bagi mana-mana syarikat, dan harus ramah, membantu dan berpengetahuan tentang semua prosedur dan dasar pejabat. Ini mungkin berbeza dari satu pejabat ke yang lain. Sebagai contoh, seorang penyambut tetamu perubatan perlu mengetahui bagaimana mendapatkan maklumat insurans dari setiap pesakit dan bagaimana untuk mengumpul bayaran bersama jika perlu. Walaupun mereka tidak perlu menjawab soalan perubatan, mereka sepatutnya tahu siapa untuk mengarahkan pesakit jika mereka mempunyai masalah. Seorang penyambut tetamu di pejabat undang-undang tidak harus menawarkan nasihat undang-undang, tetapi dia mesti tahu siapa di pejabat mereka mempunyai kepakaran untuk bekerja dengan klien dan segera mengarahkannya kepada orang itu.
$config[code] not foundMenguatkuasakan Polisi Pejabat
Dalam sesetengah kes, penyambut tetamu bertanggungjawab menguatkuasakan dasar dan prosedur pejabat. Dasar pejabat khusus akan berbeza dari satu pejabat ke pejabat lain, tetapi biasanya dirancang untuk melindungi keselamatan dan kesejahteraan pekerja dan pelanggan di kantor. Dasar pejabat mungkin termasuk larangan merokok, minum minuman beralkohol dan terlibat dalam gangguan seksual atau lisan di kawasan pejabat atau penerimaan tetamu. Banyak pejabat juga mempunyai kod berpakaian asas, dan mengharuskan semua orang memasuki pejabat untuk memakai kasut dan pakaian yang sesuai. Dasar pejabat asas lain meliputi jam operasi, bil dan cara memaklumkan pelanggan tentang sebarang perubahan dalam perkhidmatan atau yuran. Seperti semua pekerja, penyambut tetamu perlu menyedari polisi pejabat dan mempunyai buku panduan pekerja yang tersedia sepanjang masa.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingIsu Privasi dan Kerahsiaan
Di banyak pejabat, penyambut tetamu bertanggungjawab untuk memfailkan sejumlah besar maklumat. Ini boleh termasuk rekod pekerjaan klien, sejarah undang-undang atau perubatan, alamat dan maklumat hubungan, atau maklumat kewangan. Walaupun majikan penyambut tetamu mungkin mempunyai akses lengkap kepada maklumat tersebut, penyambut tetamu tidak sepatutnya berkongsi dengan orang di luar pejabat atau dengan kakitangan yang tidak dibenarkan di dalam pejabat atau tempat kerja. Dasar pejabat menyediakan peraturan yang ketat pada klien hak privasi dan sering termasuk penalti untuk melepaskan maklumat yang tidak sah. Kerana resepsionis dipercayakan dengan maklumat yang sangat peribadi, mereka harus mengetahui dasar-dasar ini dan mematuhi mereka setiap saat. Resepsionis juga harus dapat memaklumkan pelanggan tentang hak privasi mereka, dan menjawab sebarang pertanyaan yang mungkin berkaitan dengan isu ini.
