Memo - pendek untuk memorandum - hampir sama dengan huruf. Perbezaan utama di antara mereka ialah surat menyampaikan maklumat kepada orang di luar organisasi, sementara memo secara amnya ditulis kepada orang di dalam. Satu lagi perbezaan antara huruf dan memo adalah format. Surat menggunakan salam ("Dear Madam") dan rapat ("Yang ikhlas"); Memo tidak. Memo sentiasa mengandungi baris subjek. Memo boleh menjadi formal atau tidak rasmi, bergantung kepada siapa yang akan membacanya.
$config[code] not foundPelan Kandungan
Senaraikan mata yang perlu anda buat dalam memo dan tuliskan maklumat yang diperlukan untuk menyokong mata tersebut. Termasuk maklumat latar belakang yang diperlukan untuk memberi topik topik.
Perintah maklumat tersebut. Sekiranya topik itu rumit, tidak menyenangkan atau kontroversi, konteks latar belakang mungkin perlu terlebih dahulu. Jika tidak, mulakan dengan idea utama.
Semak untuk memastikan anda tidak meninggalkan maklumat sokongan atau maklumat utama.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingKumpulkan dokumen sokongan yang anda perlukan untuk rujukan semasa anda menulis memo anda.
Format Memo
Semak untuk melihat sama ada syarikat anda mempunyai format pilihan untuk memo antara muka. Sesetengah syarikat juga telah mencetak borang memorandum. Gunakan format pilihan atau dicetak jika ada.
Tetapkan margin, meninggalkan sekurang-kurangnya 1 1/2 inci ruang pada kedua-dua bahagian atas dan bawah dan ruang 1 inci pada setiap sisi. Kandungan memo harus dipusatkan pada halaman; jika memo sangat pendek, margin atas dan sampingan perlu ditingkatkan.
Tetapkan gaya dokumen pemproses kata untuk menyekat format: sejajar kiri, jarak tunggal, dengan ruang antara perenggan.
Buat Tajuk
Taip komponen tajuk untuk memulakan memo, satu komponen bagi satu baris spasi tunggal. Setiap komponen harus diikuti oleh kolon. Sebagai contoh: Tarikh: Kepada: Dari: Subjek:
Isi maklumat subjek menggunakan gaya tajuk. Maksudnya, kata-kata dalam subjek itu perlu dipermodalkan kecuali artikel, preposisi dan konjungsi dengan kurang daripada empat huruf, kecuali mereka memulakan atau mengakhiri tajuk. Buat topik khusus.
Isikan baris "Tarikh," "Untuk" dan "Dari", menyelaraskan kata pertama setiap perkataan dengan perkataan pertama baris subjek. Tarikh harus ditulis dengan sebulan - 4 Julai, 2020, contohnya. Gunakan nama penuh untuk baris "Ke" dan "Dari".
Buat tajuk di halaman kedua dan seterusnya jika memo berjalan lebih lama dari satu halaman. Jika memo adalah untuk berbilang penerima, gunakan bentuk baris subjek yang dipendekkan, ruang tunggal dan sertakan tarikh, kemudian ruang satu lagi dan sertakan nombor halaman. Sekiranya kepada satu orang, anda boleh menggunakan borang alternatif, menyenaraikan nama pembaca, nombor halaman dan tarikh pada satu baris, nama sejajar sejajar, nombor yang berpusat dan jajaran tarikh sejajar.
Tulis Tubuh
Tulis perenggan pengantar jika pembaca memerlukannya untuk konteks. Perenggan ini memberikan sejarah, menyatakan masalah yang akan ditangani dalam memo dan / atau menyegarkan ingatan pembaca mengenai komunikasi terdahulu mengenai topik tersebut.
Nyatakan idea utama memo itu. Ini akan menjadi pembukaan jika anda tidak menulis perenggan pengenalan. Di sini anda mengumumkan dasar, penyelesaian, keputusan, cadangan, penemuan atau peristiwa. Jika tidak ada pengenalan, berikan konteks ringkas, contohnya, "Seperti yang kita diskusikan …" atau "Sejak kafeteria telah mengalami garis panjang …"
Berikan apa-apa maklumat yang diperlukan untuk menerangkan, menyokong atau menyampaikan maklumat sepenuhnya kepada pembaca yang perlu memahami topik tersebut.
Habiskan
Sediakan notasi di bahagian bawah, seperti "cc:" jika anda menghantar salinan memo kepada seseorang selain orang yang disenaraikan dalam tajuk.
Edit memo. Pastikan ejaan dan tatabahasa betul, ide dibangunkan dan pembaca akan memahami apa yang anda perlu katakan.
Cetakkan memo dan permulaannya. Sesetengah organisasi mahu inisial ditulis di sebelah baris "Dari" di tajuk. Lain-lain mahu inisial di bahagian bawah. Semak polisi syarikat.
Petua
Sama ada menulis memo kepada atasan atau bawahan, kepada beberapa orang atau untuk memaklumkan kepada orang lain tentang topik yang kontroversial atau tidak diundang, simpan nada yang berorientasi dan formal. Pastikan memo ringkas, jelas dan mudah dibaca.
Amaran
Semasa menulis, ingatlah bahawa memo tidak lagi menjadi komunikasi sementara seperti yang mereka pernah lakukan sebelumnya. Kandungannya mungkin akan berlanjutan selama-lamanya, disimpan di dalam fail sebagai rekod aktiviti dan sejarah syarikat. Oleh itu, tuliskan dengan kekal dalam fikiran.
