Peranan Pengurus Dokumen

Pengurus dokumen adalah ahli kakitangan IT yang matlamatnya adalah untuk menganjurkan, mengemaskini dan meningkatkan keseluruhan aliran kerja dokumentasi dalam syarikat. Korporat adalah majikan terbesar pengurus dokumen, walaupun industri tertentu - seperti firma hartanah yang lebih besar, perkhidmatan undang-undang, pembiayaan, penjagaan kesihatan dan insurans - mungkin mempunyai pengurus dokumen di tangan tanpa mengira saiznya. Kebanyakan kedudukan pengurus dokumen memerlukan sekurang-kurangnya satu hingga tiga tahun pengalaman sebelumnya; Walau bagaimanapun, graduan kolej baru-baru ini dengan latihan khusus boleh bergerak langsung ke dalam kedudukan. Kemahiran dengan perisian tertentu, seperti sistem pengurusan dokumen dan / atau program pengurusan hubungan pelanggan, adalah penting untuk fungsi pekerjaan. Pengurus dokumen mempunyai lima tanggungjawab pekerjaan utama: meningkatkan kebolehaksesan, mengarkib dokumen, mengemas kini maklumat, merekodkan kebolehkesanan dan mendapatkan semula dokumen.

$config[code] not found

Meningkatkan Kebolehaksesan

Pekerja memerlukan akses kepada dokumen seperti surat liputan, bahan pemasaran, tutorial dan maklumat klien untuk menyelesaikan kerja mereka. Secara tradisinya, pekerja telah menyimpan fail-fail ini terus ke cakera keras mereka untuk akses masa depan, tetapi terdapat risiko yang melekat bahawa fail akan menjadi ketinggalan zaman. Di samping itu, pekerja boleh membuang masa berharga menyikat cakera keras mereka untuk dokumen yang tidak pernah mereka muat turun. Sistem pengurusan dokumen menyelesaikan semua masalah ini. Ia mewujudkan titik fokus di mana semua dokumen disimpan. Selain itu, dokumen yang sama boleh dikongsi dengan kakitangan dan pelanggan melalui laman web. Kebanyakan sistem pengurusan dokumen boleh dikeluarkan ke laman web dengan mudah; manfaat adalah bahawa ia boleh diakses oleh sesiapa sahaja yang mempunyai sambungan Internet dan tidak memerlukan perisian atau pemasangan tambahan untuk dilihat (ia mungkin memerlukan nama pengguna dan kata laluan, tetapi itu boleh ditentukan).

Mengarkib Dokumen

IRS memerlukan institusi kewangan untuk menyimpan sebarang dokumentasi yang berkaitan dengan pelanggan selama lima tahun selepas akaun ditutup. Jabatan Kehakiman memerlukan kerangka waktu yang lebih lama untuk kantor undang-undang, yang bermaksud semua file tersebut perlu pergi ke suatu tempat. Pengurus dokumen biasanya mengarkib dokumen secara kronologi, walaupun sesetengahnya lebih suka mengikut abjad bergantung kepada jumlah maklumat yang akan disimpan. Jika ia adalah pejabat tanpa kertas, maka dokumen harus disokong (di dua lokasi berasingan), kemudian dibuang dari pelayan.

Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh Sapling
Mengemas kini Dokumen

Bergantung pada saiz organisasi, kemahiran menulis boleh menjadi elemen penting kepada peranan seorang pengurus dokumen. Surat, templat, dan tutorial cover memerlukan kemas kini yang berterusan untuk kekal relevan. Selain itu, kenyataan privasi, kontrak kosong dan dokumen teknikal menerima tweak kecil kira-kira setahun sekali. Sama ada pengurus dokumen membuat perubahan ini secara peribadi, ia akan menjadi tanggungjawabnya untuk memastikan semua orang menggunakan versi yang paling terkini. Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan sistem pengurusan dokumen.

Merakam Kemahiran

Dokumen berubah, dan tanggungjawab pengurus dokumen untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan. Kebolehpercayaan adalah ciri standard dalam kebanyakan perisian pengurusan dokumen. Walau bagaimanapun, pengurus dokumen boleh menjejaki kebolehkesanan tanpa perisian dengan membuat setiap dokumen baca sahaja, dan kemudian pembalakan perubahan yang diminta apabila ia diterima.

Mengambil semula Dokumen

Akan ada masa apabila pengurus dokumen perlu mencari item yang telah diarkibkan. Selalunya, ini adalah kerana audit, tindakan undang-undang, dan bencana alam - yang semuanya memerlukan rekod yang teliti mengenai kejadian masa lalu. Atas sebab itu, pengurus dokumen perlu mengarkibkan bahan secara logik dan tepat. Dengan cara ini, mana-mana pengurus dokumen boleh mengakses rekod yang diperlukan, tanpa mengira siapa yang mula-mula menyimpannya. Ketika datang untuk mempersiapkan bencana alam, menyimpan sandaran dari pelayan pejabat di suatu tempat di luar kantor. Sekiranya boleh, simpannya di rantau lain seperti pejabat satelit.