Sebagai seorang pemimpin, anda menginginkan sebuah pasukan yang produktif, jadi hanya masuk akal untuk memperkuat ketepatan waktu dan membantu anggota pasukan mengarahkan kebiasaan kerja buruk seperti penundaan.
Penangguhan memakan diri pada produktiviti orang yang menunda-nunda. Lebih daripada itu, ia menambah tekanan - tekanan kepada procrastinator dan juga pasukan lain, yang harus berjuang untuk mengambil kendali untuk tarikh akhir yang tidak dijawab.
$config[code] not foundIa juga membawa kepada emosi negatif yang menghakis kerja berpasukan. Penangguhan membawa beban yang bersalah kerana tidak tepat pada masanya, dan yang lain di dalam pasukan merasa kebencian kerana harus membuat orang lain menjatuhkan bola.
Belum lagi, ia boleh menyakiti saluran perniagaan anda. Penangguhan boleh membawa kepada pelanggan yang tidak berpuas hati, penalti untuk kelewatan, dan kehilangan jualan masa depan.
Perisian menyediakan penyelesaian yang mudah untuk membantu pasukan anda memecahkan tabiat penangguhan. Berikut adalah 5 cara mudah untuk menggunakan perisian untuk melepaskan diri dari penangguhan dan membuat anda dan pasukan anda lebih produktif.
Gunakan Kalendar untuk Potensi Terbesar Mereka
Kalendar digital sempurna untuk memecahkan kitaran penangguhan - jika anda menggunakannya dengan cara yang betul. Galakkan pasukan anda untuk mencuba teknik kalendar ini (dan menggunakannya sendiri untuk memimpin melalui contoh):
- Sekat tempoh masa yang ditetapkan untuk melakukan projek atau tugas penting pada kalendar anda. Jika ia berada di kalendar anda dengan satu atau dua jam diketepikan untuk melakukannya, anda satu langkah lebih dekat daripada sekadar meletakkan tugas pada senarai tugasan.
- Apabila anda menetapkan notis kalendar, tambah pautan ke mana-mana dokumen yang anda perlukan untuk tugas itu, tepat dalam notis kalendar. Dengan cara itu, anda tidak membuang masa mencari dokumen untuk bermula - atau terganggu.
- Gunakan kalendar bersama dalam organisasi anda, untuk mengelakkan berulang-alik untuk menyemak ketersediaan. Dengan kalendar yang dikongsi, anda boleh melihat siapa yang bebas. Juga, pelajari ciri-ciri program kalendar anda untuk mencari hacks kecil yang menjadikan penjadualan lebih mudah. Sebagai contoh, kalendar Outlook mempunyai sesuatu yang dikenali sebagai Pembantu Penjadualan yang boleh membuat persediaan mesyuarat berjalan lebih cepat.
Bilas dan Ulangi: Templat, Templat, Templat
Tidak ada yang menonjolkan penangguhan seperti melihat skrin kosong yang tertanya-tanya di mana untuk memulakan projek seterusnya. Templat akan menghalang anda daripada tugas seperti menulis laporan, membuat persembahan, atau membina agenda mesyuarat.
Terdapat dua jenis templat. Salah satu templat generik yang boleh anda temui dalam talian atau bahkan di suite Office yang anda gunakan. Sebagai contoh, Office 365 mempunyai banyak templat percuma dalam pelbagai modul seperti spreadsheet dan persembahan.
Satu lagi jenis template adalah mereka yang khusus disesuaikan dengan perniagaan anda. Dari masa ke masa anda akan membina templat untuk persembahan jualan, laporan dan banyak lagi. Kuncinya adalah memastikan semua orang dapat menemui mereka apabila mereka memerlukannya. Buat perpustakaan template pusat dan dorong semua orang untuk menggunakannya. Dengan folder kongsi dan penyimpanan fail awan, ia sangat mudah untuk menetapkannya.
Tick Tock: Gunakan Pemasa Pengurusan Masa
Kadang-kala penangguhan dibantu dan diselesaikan dengan menghabiskan banyak masa pada tugas-tugas yang tidak penting. Bantu pasukan anda memahami bagaimana memperuntukkan masa mereka dengan lebih baik, membelanjakannya pada tugas yang paling penting dan paling penting.
Di sinilah sesuatu yang semudah pemasa dapat membantu. Jika seseorang dalam pasukan anda mempunyai kecenderungan untuk menghabiskan terlalu lama membaca e-mel yang tidak penting, atau membolehkan mesyuarat berlalu, maka pemasa dapat membantu menjimatkan minit yang menambah jam dalam seminggu.
Saya telah mendapati lebih sedar masa mempunyai kesan yang luar biasa. Sehingga saya mula menjejaki, saya tidak menyedari betapa banyak masa saya sedang disia-nyiakan dengan tugas yang sangat penting.
Windows 10 mempunyai apl pemasa percuma yang dibina. Anda juga boleh mencari apl pemasa di Web atau hanya menggunakan pemasa dan penggera pada telefon pintar anda.
Perubahan Segera: Kerjasama Lebih Dokumen Dikongsi
Katakan anda mempunyai siaran akhbar yang anda mahu beberapa pasukan anda melihat sebelum ia keluar melalui internet. Cuba untuk mendapatkan semua orang yang perlu memberi input untuk mengkaji semula dan bertindak balas boleh mengambil masa - terutamanya untuk procrastinators di kalangan pasukan anda.
Di sini, awan datang untuk menyelamatkan dalam bentuk dokumen awan bersama.
Adakah anda tahu anda boleh berkolaborasi dengan Word dengan menggunakan ciri yang membolehkan anda bersama penulis dalam masa nyata? Anda boleh menjejaki watak suntingan mengikut watak apabila orang lain bekerja pada dokumen itu. Dengan cara itu, anda boleh mendapatkan semua orang dalam panggilan bersama dan mengumpulkan semua input dengan cepat dalam masa nyata - mengelakkan kecenderungan untuk sesetengah orang menangguhkan.
Microsoft Office 365 juga menawarkan Pasukan platform video dan audio HD multi-pihak supaya kumpulan anda boleh membincangkan nombor, kempen dan projek dari pelbagai lokasi. Jika anda mempunyai pelanggan yang ingin mencetuskan idea untuk kempen terkini mereka, ini meletakkan semua orang pada halaman dalam talian yang sama.
Perancang dibina khusus untuk Office 365. Ia berfungsi di semua peranti anda. Anda boleh menambah fail, tugas dan juga bercakap dengan pasukan tidak kira di mana mereka berada. Pemberitahuan e-mel memudahkan untuk memberitahu ahli pasukan apabila mereka telah diberi tugas baru. Perancang membabitkan semua orang dan membuatnya dikemas kini pada sebarang perkembangan.
Video Office 365 adalah satu lagi pilihan untuk mengelakkan penangguhan. Memuat naik dan berkongsi kandungan video melalui syarikat anda meletakkan wajah dan tindakan langsung kepada nota dan arahan bertulis.
Gunakan Pembantu Maya seperti Cortana
Berikut adalah satu lagi penipuan-menghindari hack: menggunakan pembantu maya untuk mengambil nota dan melakukan penyelidikan untuk projek anda yang seterusnya. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan Cortana untuk secara lisan menentukan beberapa nota untuk laporan besar itu dan simpannya ke OneNote. Kadang-kadang lebih mudah untuk memulakan jika anda bermula dengan langkah-langkah bayi, seperti yang menyatakan beberapa nota perkara untuk dimasukkan ke dalam laporan.
Anda juga boleh menggunakan Cortana untuk melakukan penyelidikan web untuk perbualan. Ia menjadikannya kurang sihat seperti kerja keras dan lebih seperti perbincangan mudah, jika anda menggunakan sesuatu seperti Cortana untuk melihat sesuatu.
Sebagai contoh-contoh ini, terdapat banyak cara untuk menggunakan teknologi untuk memulakan dan mengelakkan penangguhan. Jadi, apa yang anda tunggu? Bermula menggunakan beberapa alatan ini!
Pada masa penulisan ini, Anita Campbell menyertai program Duta Besar Microsoft Small Business.
Lelaki di Gambar Laptop melalui Shutterstock
Lebih banyak di: Microsoft, Ditaja 1
