Lembaran perlindungan apabila menghantar dokumen melalui faks, atau faksimili, adalah sama pentingnya dengan dokumen itu sendiri. Lembaran perlindungan menyediakan maklumat penting mengenai siapa faks, berapa banyak halaman yang ada dan apa yang dimaksudkan oleh dokumen atau apa yang akan digunakan.
Isi semua maklumat di bahagian atas helaian penutup, dengan template terbuka atau pada borang kertas. Jika anda mempunyai nama orang yang anda fakskan, gunakannya. Jika tidak, gunakan jabatan atau nama perniagaan. Pastikan anda memasukkan nombor faks yang anda hantar dan nombor telefon orang, jabatan atau perniagaan. Ini membantu orang atau kerani yang menerima faks mendapatkan maklumat tersebut kepada orang atau tempat yang betul.
$config[code] not foundKira semua halaman, termasuk halaman sampul, dan letakkan nombor di ruang untuk bilangan halaman. Ini membantu penerima pastikan mereka tidak kehilangan sebarang halaman dalam penghantaran.
Masukkan semua maklumat pengenalpastian anda pada borang. Apabila bekerja dengan komunikasi jenis ini, adalah penting bahawa penerima tidak mempunyai sebarang masalah mengenal pasti anda dan dokumentasi yang anda hantar, serta bagaimana maklumat itu harus digunakan.
Termasuk subjek faks. Jika berkenaan dengan sebarang jenis akaun, sertakan nombor akaun pada baris subjek. Jika ia berkaitan dengan projek atau program, letakkan itu dalam baris subjek. Di kawasan itu untuk nota, masukkan sebarang maklumat mengenai perbincangan mengenai dokumen.
Letakkan helaian penutup di atas semua halaman lain yang difakskan supaya ia melalui pertama. Ini akan membolehkan penerima mengetahui sama ada dia telah menerima semua dokumen apabila faks diterima. Kemudian, hantar faks seperti biasanya.
Amaran
Periksa semula nombor faks sebelum anda menolak menghantar untuk memastikan maklumat anda tidak pergi ke orang lain.
