Fungsi sekretaris boleh termasuk pelbagai tugas perkeranian seperti menjawab telefon, menaip, memfailkan, membuka surat dan mendapatkan kopi. Setiausaha yang berfungsi sebagai pembantu pengurus mempunyai fungsi yang sama. Walau bagaimanapun, setiausaha jenis ini melaporkan terus kepada pengurus (berbanding dengan orang lain dalam syarikat) dan membantu pengurus dalam pelbagai cara untuk membuat tugasnya lebih mudah serta memastikan pejabat itu dianjurkan.
$config[code] not foundFungsi Komunikasi
Sebagai setiausaha pengurus, anda akan sering menjadi kenalan pertama bagi mereka yang cuba mencapai bos anda di dalam dan di luar syarikat. Tidak seperti penyambut tetamu atau setiausaha umum yang menjawab telefon untuk seluruh kakitangan, anda mungkin bertanggungjawab untuk menjawab panggilan masuk untuk pengurus anda sahaja. Anda perlu memaparkan panggilan untuk menentukan sama ada anda boleh membantu pemanggil atau jika bos anda boleh menerima panggilan tersebut. Membantu pengurus termasuk pengunjung ucapan yang datang ke pejabat pengurus anda dan mengarahkan mereka mengikut arahan pengurus anda. Fungsi setiausaha untuk pengurus anda juga mungkin termasuk menyambungkan dengan profesional lain untuk pihaknya melalui surat bertulis, membuat panggilan telefon dan menghantar e-mel.
Fungsi Organisasi
Pengurus menjangka setiausaha mereka akan dianjurkan. Anda akan bertanggungjawab memastikan fail pejabat disimpan dengan teratur dan sebarang dokumen rahsia diletakkan di kawasan yang selamat. Anda mungkin perlu menyusun melalui mel masuk untuk menentukan apa yang diberikan kepada pengurus anda, difailkan atau dibuang. Membantu pengurus sering termasuk menjaga jadualnya. Dia akan mengharapkan anda untuk mengesan pelantikannya, menjadualkan mesyuarat dan membuat pengaturan perjalanan mereka apabila diperlukan. Fungsi tambahan boleh termasuk menubuhkan panggilan persidangan dan menghadiri mesyuarat serta menyediakan agenda dan mengambil minit.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingFungsi Pengurusan
Walaupun anda adalah setiausaha pengurus, beberapa tanggungjawab anda mungkin termasuk pengurusan. Membantu pengurus kadang-kadang boleh bertindak sebagai pengurus sendiri. Bos anda mungkin memberi anda tugas mengawasi projek tertentu seperti mengurus pangkalan data atau membuat dan mengemas kini laporan. Sekiranya terdapat kakitangan kakitangan lain di pejabat, anda mungkin bertanggungjawab untuk menguruskannya dan menetapkan tugasan harian mereka. Mereka boleh melaporkan terus kepada anda dan bukan pengurus anda, dan anda boleh menjadi penyelia terdekat anda. Anda juga boleh dipanggil untuk melatih pekerja lain dan juga mengarahkan penyelia anda mengenai perkara seperti mengajar mereka cara mengendalikan mesin pejabat atau menggunakan pakej perisian.
