Kembali pada tahun 1917, Bankers Box® yang pertama menghidupkan rekod pejabat di kepalanya. Seperti namanya, ia direka untuk bank untuk menguruskan rekod bank. Tidak lama kemudian, ia telah diterima pakai oleh semua jenis perniagaan untuk menyusun dan mengarkibkan rekod.
$config[code] not foundFast forward 95 tahun. Dunia telah berubah, tetapi beberapa perkara tidak ada. Satu perkara yang tidak berubah adalah keperluan untuk menguruskan dokumen dan rekod dalam perniagaan anda.
Sebenarnya, pengurusan rekod telah menjadi kebimbangan yang lebih besar di dunia moden kita. Sebagai contoh, litigasi adalah fakta kehidupan dalam perniagaan hari ini. Keprihatinan litigasi telah menaikkan ante ketika datang untuk merekam retensi - memiliki dasar yang kuat untuk mempertahankan dan memusnahkan rekod dan dapat dengan tepat mengambilnya jika diperlukan, adalah penting. Dan itu hanya satu contoh.
Namun terlalu banyak perniagaan sama ada tidak mempunyai penyelesaian pengurusan dokumen yang baik dan sebagai akibat ketidakpastian pengalaman kerana rekod yang kurang teratur - atau mereka penyumberan luar kerana persepsi yang salah adalah sakit kepala besar untuk menangani rekod dalam rumah.
Dan itu dikesali. Mengapa? Kerana menguruskan rekod melalui penyelesaian dalaman boleh dilakukan dan mempunyai kelebihan - ia tidak sukar, ia dapat menjimatkan wang, mudah, ia lebih selamat, dan ia akan menjadi anda teratur.
Menguruskan rekod secara dalaman adalah dalam kemampuan perniagaan bersaiz kecil dan sederhana.
Fellowes, sebuah syarikat yang diiktiraf atas komitmennya terhadap inovasi di tempat kerja, baru-baru ini meninjau pembuat keputusan di perniagaan bersaiz kecil dan sederhana dengan 1 - 1,000 pekerja. Kajian itu menunjukkan kelebihan menguruskan rekod secara dalaman, seperti berikut:
1) Jimat wang - 52% daripada mereka yang menggunakan sistem pengurusan dokumen dalaman berkata ia telah menyelamatkan mereka perbelanjaan wang / potong. Bukan itu sahaja, 16% daripada mereka mengatakan sistem pengurusan dokumen dalaman mempunyai "kesan yang sangat positif" terhadap perbelanjaan operasi.
Malah, kos adalah pemacu utama untuk beralih kepada penyelesaian dalaman. Hampir 65% daripada mereka yang berpindah ke penyelesaian pengurusan dokumen dalaman mengatakan bahawa kos penyimpanan dokumen, pemotongan, pengikat dan laminasi di luar tapak adalah faktor dalam keputusan mereka.
Untuk mendapatkan potongan simpanan potensi syarikat anda, cuba Fellowes Savings Analyzer di savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Tiada lagi kos yang tidak dijangka dan tersembunyi- Salah satu isu yang dihadapi oleh perniagaan menggunakan penyimpanan dan pengambilan dokumen di luar tapak adalah yuran yang tidak dijangka daripada dapat memacu kos keseluruhan pengurusan rekod luar tapak. Di samping penyimpanan asas dan yuran pengambilan, terdapat caj tambahan untuk surcaj bahan bakar, kotak ganjil, kotak balik, pengambilan semula tergesa-gesa, penghantaran tergesa-gesa, penghantaran pihak ketiga, minimum penyimpanan, caj pengendalian, yuran program, bil terperinci, dan caj fotokopi. Penyelesaian dalaman boleh meminimumkan atau menghapuskan semua kos tersebut. Carta ini menunjukkan kesan negatif dari banyak bayaran:
Klik untuk melihat imej carta yang lebih besar
3) Masa pengambilan lebih cepat - Masa adalah wang dalam perniagaan. Hanya 14% mengatakan bahawa vendor pengurusan dokumen luar tapak mereka mendapatkan dokumen pada hari yang sama seperti yang diminta. Hampir sepertiga mengatakan ia mengambil masa tiga hari atau lebih untuk mengambil rekod - kadang-kadang lebih dari seminggu! Dengan penyelesaian dalaman, kelajuan berada dalam kawalan anda.
4) Kecekapan dan kemudahan meningkatkan - Menurut kaji selidik itu, 74% mengatakan bahawa pergi ke pengurusan dokumen luar tapak tidak mempunyai kesan atau kesan negatif ke atas kecekapan.
Fellowes mencipta Analyzer Penjimatan untuk mengira potensi simpanan anda. Ia mengambil masa 60 saat untuk menjalankan kalkulator - cuba dan lihat.
7 Komen ▼
