Dengan semua kaedah komunikasi yang ada, anda mungkin menganggap bahawa pekerja anda tidak memerlukan latihan pada pemesejan interoffice. Kebenarannya adalah bahawa pelbagai pilihan sering membuat sukar untuk memilih jalan yang betul. Mewujudkan beberapa peraturan dan amalan terbaik memastikan pekerja membuat pilihan yang tepat apabila pelbagai pejabat terlibat dalam dialog. Apabila anda mempunyai protokol yang jelas, konflik dan salah faham yang lebih sedikit berlaku.
$config[code] not foundMewujudkan Dasar dan Prosedur
Merangka, menulis, merevisi dan menerbitkan dasar dan prosedur merumuskan interaksi asas yang berlaku di syarikat anda. Jika anda tidak meluangkan masa untuk mempertimbangkan situasi ini, pelanggaran keselamatan dan kebimbangan privasi boleh menjejaskan operasi anda. Anda perlu menetapkan piawaian untuk bagaimana anda mengumpul, memproses, memindahkan dan menggunakan maklumat antara pejabat, menggunakan e-mel, sampul surat khas untuk mel pos dan kaedah lain yang dipercepatkan. Berhati-hati untuk melindungi data kakitangan dan pelanggan dan memastikan anda berada dalam pematuhan undang-undang. Sebagai contoh, melatih pekerja untuk melihat e-mel yang mencurigakan yang mewakili aktiviti pancingan data atau aktiviti penipuan yang lain.
Membangun Templat
Pekerja latihan di komunikasi antara pejabat harus memasukkan cara menggunakan templat untuk e-mel, surat berita, pembentangan dan maklumat pejabat lain. Dengan membuat format standard, anda menguatkuasakan penggunaan logo, fon dan warna syarikat. Menerbitkannya di laman intranet syarikat menjadikannya mudah diakses oleh semua pekerja. Latihan melibatkan menerangkan tujuan templat, bagaimana untuk menyesuaikannya dan menggunakannya.
Mengendalikan Latihan Bermain Peranan
Komunikasi interoffice yang tidak berkesan berlaku apabila orang tidak menyatakan diri dengan jelas, mendengar dengan teliti dan saling menghormati. Dengan menjalankan latihan membina pasukan, anda memberi peluang kepada kakitangan anda untuk berlatih berkomunikasi dalam persekitaran amalan yang tidak mengancam. Sebagai contoh, bahagikan sekumpulan pekerja dari lokasi yang berlainan ke pasangan. Mintalah peserta berfikir tentang perbualan yang sukar, seperti menamatkan pekerja. Satu orang memainkan peranan pengurus, dan orang lain memainkan peranan pekerja itu. Selepas lima minit menyampaikan mesej, minta peserta membincangkan perbualan dan apa yang bekerja atau tidak membantu proses tersebut. Kami tidak dapat mengelakkan perselisihan atau perundingan di tempat kerja. Walau bagaimanapun, dengan mempelajari cara menguraikan corak yang tidak menyumbang kepada penyelesaian, kita boleh bercakap tanpa mempertahankan diri, mendengar makna sebenar dalam apa yang dikatakan, tetap tenang walaupun tuduhan dan kemarahan, dan fokus pada penyelesaian masalah yang produktif.
Menghargai dan Mengiktiraf Komunikator Baik
Sebaik sahaja anda menubuhkan pola komunikasi yang berkesan, mengekalkan trend dengan memberi ganjaran dan mengenali orang-orang yang meresap konflik dan berkolaborasi. Sebagai contoh, anda boleh memberi ganjaran kepada pemain pasukan yang menggunakan media sosial bertanggungjawab untuk mempromosikan produk syarikat dengan mengedarkan token kecil penghargaan anda, seperti kad hadiah, tiket filem atau kupon. Anda juga dapat mengucapkan terima kasih kepada orang ramai atas keupayaan mereka untuk memastikan orang diberitahu di mesyuarat, acara dan upacara syarikat. Sebagai contoh, berikan sijil pencapaian untuk surat berita terbaik yang diedarkan di syarikat anda.
