Sekiranya anda telah memasukkan perniagaan anda sebagai S Corporation atau C Corporation, kebanyakan negeri menghendaki anda menyimpan rekod berhati-hati mengenai aktiviti syarikat. Setiap kali lembaga pengarah anda bermesyuarat, syarikat anda perlu menyimpan rekod pada fail untuk tujuan pematuhan peraturan.
Terdapat senarai panjang urus niaga dan resolusi yang mungkin perlu anda simpan. Ini termasuk apa-apa dari:
$config[code] not found- Pelantikan seorang pegawai baru.
- Peletakan jawatan seorang pengarah.
- Pembelian insurans.
- Menjual stok
- Mendapatkan kad kredit / kredit dalam nama syarikat.
Menjaga rekod boleh menjadi banyak untuk terus, terutamanya untuk pemilik perniagaan kecil. Walau bagaimanapun, minit mesyuarat yang sepatutnya adalah penting untuk memastikan perbadanan anda dengan baik dan mengekalkan perisai liabiliti peribadi anda. Berikut adalah beberapa perkara utama yang perlu anda ketahui ketika datang untuk menjaga minit mesyuarat anda.
Apakah Minit Mesyuarat?
Mesyuarat minit menyimpan akaun rasmi mengenai apa yang telah dilakukan atau dibincangkan di mesyuarat formal, termasuk apa-apa keputusan yang dibuat atau tindakan yang diambil.
Mereka diambil semasa mesyuarat rasmi lembaga pengarah atau pemegang saham sesuatu perbadanan, seperti mesyuarat awal dan tahunan. Lazimnya, minit mesyuarat direkodkan oleh setiausaha perbadanan (atau individu lain yang dilantik di mesyuarat itu).
Apa yang Perlu Dimasukkan dalam Minit Mesyuarat?
Minit mesyuarat anda tidak perlu memasukkan setiap detail kecil. Anda hanya perlu mendokumenkan maklumat penting dan apa keputusan yang dibuat atau tindakan yang diambil. Secara umum, minit anda harus terperinci untuk berfungsi sebagai "memori institusi" anda.
Minit tipikal akan termasuk yang berikut:
- Maklumat asas mengenai mesyuarat: tarikh, masa, lokasi.
- Siapa yang hadir, bersama-sama dengan nota khas dalam kes-kes di mana hadirin terlambat atau meninggalkan awal.
- Item agenda dengan penerangan ringkas setiap item.
- Tindakan pengundian dengan akaun terperinci bagaimana setiap individu mengundi, bersama-sama dengan apa-apa kekurangan.
- Masa apabila mesyuarat ditangguhkan.
Dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu membuat minit dari awal. Anda boleh mencari templat percuma dalam talian untuk berfungsi sebagai titik permulaan. Pilih jenis minit / dokumentasi anda, isikan kosong, dan cetaknya, dan anda akan memenuhi kewajipan rekod anda.
Siapa Diperlukan untuk Mengadakan Minit Mesyuarat?
Majoriti negeri memerlukan kedua-dua Syarikat dan Syarikat C untuk mendokumenkan keputusan perniagaan utama dan pertemuan utama yang anda pegang.
Pada masa ini, negeri-negeri berikut jangan memerlukan minit untuk disimpan:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Utara Dakota
- Oklahoma
Di samping itu, LLC tidak dikehendaki menyimpan minit.
Apa yang Harus Saya Lakukan Dengan Minit Selepas Mereka Rakam?
Minit tidak perlu difailkan dengan negeri, tetapi boleh disimpan dengan rekod korporat anda yang lain, seperti artikel penubuhan, peraturan, dan resolusi.
Seperti dokumen lain, anda perlu menyimpan minit untuk sekurang-kurangnya tujuh tahun. Ahli-ahli perbadanan, seperti pemegang saham, pegawai, dan pengarah, berhak untuk mengkaji semula minit mesyuarat apabila "permintaan munasabah" kepada perbadanan itu.
Walaupun anda tidak perlu memfailkan dokumen-dokumen ini dengan negara, mereka masih perlu dipertimbangkan sebagai dokumen penting dan penting untuk melindungi kedudukan korporat anda dan status liabiliti terhad anda.
16 Komen ▼
