E-mel mungkin penting, tetapi jika anda tidak berkomunikasi dengan cara yang betul, anda sebenarnya boleh membahayakan perniagaan anda.
Terdapat beberapa peraturan dan garis panduan etika e-mel perniagaan yang boleh anda ikuti untuk memastikan komunikasi e-mel anda kukuh. Berikut ialah 50 petua.
Tips Etiquette Perniagaan Perniagaan
Mempunyai Alamat E-mel Profesional
Sebelum anda memulakan e-mel, anda perlu memastikan bahawa alamat e-mel sebenar anda adalah sesuai. Idealnya, anda akan mempunyai alamat e-mel rasmi yang berakhir dengan URL syarikat anda. Tetapi jika anda menggunakan akaun Gmail peribadi atau yang serupa, pastikan anda menyimpannya dengan mudah dengan nama atau inisial anda, bukannya cuba untuk mendapatkan comel atau lucu.
$config[code] not foundSertakan Barisan Subjek Langsung
Dalam setiap e-mel, anda harus memasukkan baris subjek yang mencerminkan kandungan e-mel dengan tepat. Hanya ringkasan perkataan yang akan memberikan penerima idea tentang apa yang diharapkan sebelum mereka benar-benar membaca mesej anda.
Hanya Gunakan 'Balas Semua' Apabila Diperlukan
Apabila anda mendapat e-mel yang menyertakan semua orang dalam organisasi anda atau bahkan beberapa orang, anda mungkin tergoda untuk memasukkan semua orang dalam respons anda. Tetapi ini boleh menyebabkan banyak masa yang sia-sia untuk orang jika mesej itu tidak berkaitan dengan mereka. Jadi gunakan penjagaan dan hanya balas semua apabila ia benar-benar diperlukan.
Terobos
Anda tidak mahu meluangkan masa untuk membuat mesej e-mel yang hebat untuk memecahkan kesilapan ejaan dan tatabahasa. Oleh itu, ambil seminit untuk menyemak semula dan semakan ejaan sebelum menghantar supaya anda dapat menangkap apa-apa kesilapan yang mungkin.
Dibaca semula untuk Nada
Tetapi anda juga harus membaca mesej anda dengan fikiran tentang bagaimana penerima anda akan membacanya. Kadang-kadang, nada boleh hilang dalam e-mel. Oleh itu, pastikan ia membacanya.
Jaga tingkah laku anda
Dan tentu saja, anda perlu memasukkan niceties seperti sila dan terima kasih dalam setiap mesej.
Tetap Lebih Formal untuk Pelanggan / Atasan
Terdapat banyak tahap formaliti ketika datang ke email. Jadi pastikan anda menganggap hubungan anda dengan setiap orang sebelum anda terlalu selesa. "Hey guys" mungkin ucapan yang sesuai untuk rakan-rakan anda. Tetapi apabila berurusan dengan pelanggan, anda mungkin mahu menyimpannya sedikit lebih profesional.
Gunakan Formality untuk Kenalan Baru
Begitu juga, idea yang baik untuk menjaga perkara yang cukup formal dengan orang yang anda e-mel buat kali pertama, sehingga anda dapat mengenali mereka dengan cukup baik untuk mengubahnya.
Gunakan Greeting Boleh Diterima
Secara lebih khusus, anda akan ingin mempertimbangkan ucapan yang anda gunakan untuk setiap orang. Umumnya, anda harus menyimpan "Hey …" kepada orang yang anda tahu dengan baik. "Hello" dan nama penuh lebih sesuai untuk pelanggan atau kenalan pertama kali.
Tetap ke titik
Dalam tubuh sebenar e-mel anda, anda perlu menyimpannya sesingkat mungkin. Jangan buat penerima membaca novel hanya untuk mengetahui perkara utama anda.
$config[code] not foundPecahkan Mesej Panjang
Sekiranya anda mempunyai berbilang mata untuk membuat, memecah teks dengan perenggan yang berlainan atau nombor untuk menjadikannya lebih mudah dibaca.
Bersihkan dengan Panggilan Anda untuk bertindak
Anda juga harus mempertimbangkan apa yang anda mahu penerima lakukan dengan mesej anda. Jika anda mencari mereka untuk membalas dengan sekeping maklumat tertentu, beritahu mereka yang betul di akhir e-mel anda.
Gunakan Penjagaan dengan Akronim dan Jargon
Jika anda telah memasukkan sebarang jargon akronim atau jargon khusus industri dalam e-mel anda, pertimbangkan pengetahuan penerima. Jika anda berhadapan dengan pelanggan dalam industri yang berbeza, sebagai contoh, anda mungkin ingin memasukkan lebih sedikit maklumat daripada yang anda lakukan dengan rakan sekerja anda.
Pertimbangkan Penutupan Anda
Kemudian pada akhir setiap e-mel, anda akan mahu memilih kenyataan penutup yang sesuai. Gunakan sesuatu seperti "terima kasih," atau "terbaik," untuk e-mel perniagaan.
Sertakan Blok Tandatangan
Anda juga boleh menyertakan blok tandatangan yang mengandungi lebih banyak maklumat di bahagian bawah e-mel anda. Sertakan nama anda dan beberapa maklumat hubungan.
Perhatikan sebarang lampiran
Sekiranya anda melampirkan mana-mana dokumen ke e-mel, biarkan penerima tahu apa itu sehingga mereka tidak perlu membukanya hanya untuk mengetahui.
Jangan Lupa Melampirkan
Ia juga biasa bagi orang untuk mengatakan bahawa mereka melampirkan sesuatu dan kemudian lupa untuk benar-benar melakukannya. Jadi semak ganda sebelum menghantar.
Semak Saiz Fail
Tetapi gunakan penjagaan apabila melampirkan fail besar. Hanya berbuat demikian apabila perlu. Atau anda boleh mencuba semula saiz foto atau memecah fail ke bahagian yang lebih kecil untuk menjadikannya lebih mudah diurus.
Fail Besar Zip
Apabila anda perlu melampirkan fail besar, letakkannya ke fail.zip untuk memudahkannya pada penerima anda.
Tanya Mengenai Lampiran Pertama
Ia juga amalan yang baik untuk bertanya kepada penerima anda jika tidak baik untuk menghantar fail besar terlebih dahulu. Dan kemudian cari tahu kapan akan menjadi masa terbaik bagi anda untuk menghantar fail sedemikian.
Tanya Mengenai Jenis Fail
Di samping itu, semak dan lihat program apa yang penerima anda mempunyai akses supaya anda dapat memastikan mereka dapat membuka lampiran yang anda hantar.
Hantar PDF Apabila Kemungkinan
Tetapi fail PDF mudah dilihat pada sebarang jenis peranti. Jadi, jika boleh, hantar PDF bukannya fail yang memerlukan program tertentu.
Jangan Buka Lampiran daripada Orang yang Anda Tidak Tahu
Di sisi lain persamaan itu, apabila anda mendapat lampiran dalam e-mel yang tidak anda harapkan, berhati-hati dengan membukanya. Jika anda tidak pasti tentang sesuatu, tanyakan kepada pengirim mengenai lampiran sebelum membukanya.
Jangan Kongsi Maklumat Sulit
Memandangkan e-mel adalah sangat mudah untuk dikemukakan dan dikongsi, atau secara tidak sengaja dihantar kepada orang yang salah, itu bukan format yang tepat untuk berkongsi maklumat sensitif atau sulit.
Gunakan Awas dengan Humor
Anda juga mungkin tergoda untuk menambah sedikit keseronokan atau humor kepada e-mel anda. Tetapi kerana ia sukar untuk menguraikan nada dalam e-mel, pastikan ia sangat jelas atau menyimpan jenaka kepada orang yang anda benar-benar selesa.
Tinggal jauh dari Font Silly
E-mel juga bukan tempat yang tepat bagi anda untuk kreatif dengan unsur reka bentuk. Stick dengan fon yang klasik dan mudah dibaca.
Stick dengan Hitam dan Putih
Begitu juga, jauhkan daripada warna fon yang unik dan corak latar belakang. Hitam dan putih klasik adalah yang paling mudah dibaca.
Hadkan Gunakan Mata Seruan
Mata seruan boleh membantu anda menyampaikan rasa keseronokan atau penekanan. Tetapi jangan gunakannya secara berlebihan atau mesej anda tidak sepertinya profesional.
Gunakan Awas dengan Semua Caps
Semua topi juga boleh menambah penekanan. Tetapi ia juga boleh dilihat sebagai menjerit. Oleh itu, melainkan jika ia benar-benar diperlukan, pertimbangkan menggunakan huruf miring atau sebaliknya.
Hanya Gunakan Emotikon dengan Orang Tertentu
Apabila datang kepada senyuman dan emotikon, pastikan mereka berbual dengan kawan-kawan dan rakan sekerja yang rapat yang anda tahu tidak akan salah tafsir atau melihatnya sebagai tidak profesional.
Pertimbangkan Budaya dan Bahasa yang berbeza
Anda juga kadang-kadang boleh bersesuaian dengan orang dari budaya atau latar belakang yang berbeza. Oleh itu pastikan anda mempertimbangkan bahawa apabila membuat respons anda supaya anda tidak menyinggung atau mengelirukan sesiapa pun.
Langkah Kembali Sebelum Mengirim Mesej emosi
Sekiranya anda mendapati diri anda dalam keadaan di mana anda perlu menghantar e-mel yang marah atau emosional, buatlah mesej anda kemudian langkah untuk sementara untuk membersihkan kepala anda. Kemudian lawati mesej kemudian untuk memastikan ia sebenarnya yang anda mahu katakan.
Balas kepada Mesej Tidak Sengaja
Dalam situasi di mana anda menerima e-mel yang tidak dimaksudkan untuk anda, balas kepada penghantar untuk memberitahu mereka dengan cepat.
Sahkan Resit untuk Mesej Anda Tidak Dapat Pergi ke kanan
Dan jika anda mendapat e-mel yang dimaksudkan untuk anda tetapi bukan sesuatu yang anda boleh bertindak balas dengan segera, hanya biarkan si pengirim tahu bahawa anda menerima dan apabila anda boleh mendapatkannya.
Mulakan Rantai E-mel Baru untuk Subjek Baru
Apabila menghantar e-mel kepada seseorang yang sering anda sertai, ia boleh menggoda untuk memastikan hanya satu rantaian berterusan. Tetapi ini boleh membuat anda sukar untuk mengekalkan perbualan anda. Oleh itu, mulakan rangkaian baru bagi setiap subjek baru.
Hanya Mesej Hadapan Apabila Diperlukan
Pengiriman boleh menjadi ciri berguna untuk pengguna e-mel. Tetapi ia juga boleh digunakan terlalu banyak. Jadi sebelum anda menghantar sebarang mesej, pastikan ia benar-benar diperlukan supaya anda tidak membombardir orang dengan e-mel.
Tambah Mesej Peribadi Apabila Pemajuan
Apabila anda merasa perlu untuk mengemukakan e-mel, tambahkan mesej peribadi di bahagian atas untuk menerangkan dan bukan hanya memukul ke hadapan dan membuat penerima membaca keseluruhan e-mel tanpa konteks.
Semak Kandungan Sebelum Pengiriman
Dan jika anda meneruskan cerita berita atau apa-apa jenis maklumat yang anda tidak boleh menjamin secara peribadi, lakukan beberapa penyelidikan pantas untuk mengesahkan ketepatan supaya anda tidak akan membazirkan masa seseorang dengan maklumat yang tidak betul.
Jangan Tambah Orang ke Senarai E-mel Mereka Tidak Mendaftar Untuk
Sekiranya anda mempunyai sebarang rantai e-mel kumpulan atau senarai yang anda hantar e-mel kepada yang kerap, hanya tambahkan orang ke senarai itu jika mereka telah memberi kebenaran kepada mereka.
Politely Ask to Take Off Lists You Did not Sign Up For
Dan jika anda pernah ditambahkan pada senarai yang anda tidak mendaftar, jangan takut untuk menghubungi penghantar dan dengan sopan minta diambil.
Berikan Orang Cukup Masa untuk Menjawab Sebelum Mengirim Peringatan
Jika anda telah menghantar e-mel dan belum mendapat respons, anda mungkin mahu menghantar peringatan cepat. Pastikan anda memberi orang itu satu atau dua hari untuk bertindak balas, bergantung kepada berapa lama ia biasanya membawa mereka untuk berbuat demikian.
Semak Folder Spam anda
Ia juga merupakan idea yang baik untuk memeriksa folder sampah atau spam anda sebelum menghantar e-mel peringatan kepada orang - sekiranya mereka sudah menghantarnya.
Gunakan Mesej Away Semasa Percutian
Apabila anda pergi bercuti atau keluar dari pejabat selama lebih daripada satu atau dua hari, sediakan mesej balasan automatik atau jauh supaya orang akan mendapat sambutan yang cepat apabila mereka menghantar e-mel kepada anda.
Biarkan Orang Ketahui Apabila Anda Akan Balas
Dalam mesej itu, sertakan tarikh anda akan kembali ke pejabat dan apabila anda menjangkakan dapat kembali e-mel supaya mereka tahu kapan mengharapkan maklum balas.
Berikan Mereka Satu lagi Kenalan untuk Urgent Matters
Dan sekiranya sebarang pertanyaan sangat penting, sertakan kenalan lain dalam perniagaan anda agar mereka dapat berhubung dengannya.
Tambah Alamat E-mel Terakhir
Jika anda merangka e-mel baru, mulakan dengan subjek dan kandungan sebelum menambah alamat e-mel penerima. Ini akan menghalang anda dari tidak sengaja menghantarnya terlalu awal.
Periksa semula Penerima
Anda juga ingin memastikan anda menghantarnya kepada orang yang betul. Oleh itu sentiasa semak ganda sebelum menghantar.
Spek Nama Triple-cek
Dan kembali dan semak satu kali lagi bahawa anda mengeja nama orang dengan betul dalam e-mel anda. Anda tidak boleh terlalu berhati-hati dalam hal ini.
Pastikan Pasti Nama Anda Memaparkan
Anda juga harus memastikan bahawa nama anda sendiri memaparkan dengan betul dalam tandatangan anda dan medan penghantar.
Padamkan Cepat Jika Perlu
Sesetengah pelanggan e-mel seperti Gmail mempunyai ciri yang membolehkan anda memadam e-mel yang dihantar jika anda melakukannya dengan serta-merta. Oleh itu, jika anda terlupa untuk menyemak semula apa-apa, memadam e-mel dengan cepat sebelum ia benar-benar sampai kepada penerima.
Foto E-mel melalui Shutterstock
Lebih dalam: Artikel Popular 9 Komen ▼
