Bagi ramai, yang dipanggil untuk mesyuarat bukan kejadian yang dialu-alukan. Di banyak tempat kerja, para pekerja menghabiskan masa berjam-jam dalam mesyuarat yang semuanya terlalu berkesan. Daripada membenarkan pertemuan yang anda jalankan untuk menggabungkan dengan yang lain-lain yang tidak bernilai - dan mungkin juga menyakitkan - pertemuan yang dihadapi oleh para hadirin sebelum ini, membezakan anda dengan merancang dengan berkesan dan menjalankan mesyuarat anda.
$config[code] not foundMenetapkan matlamat. Semua mesyuarat sepatutnya mempunyai tujuan. Sebelum pertemuan anda, tentukan apa yang anda ingin capai di tempat duduk ini. Apabila menyusun matlamat anda, tulis pernyataan ringkas dan mudah difahami seperti, "Untuk memilih kempen pengiklanan untuk suku keempat."
Sediakan agenda. Senaraikan semua topik yang anda ingin bincangkan dalam mesyuarat mengikut susunan yang ingin anda bincangkan. Tambahkan kejelasan lanjut ke agenda anda dengan meletakkan anggaran masa di sebelah setiap item untuk dibincangkan, membantu anda memastikan bahawa anda tidak memasukkan terlalu banyak item.
Kongsi matlamat dan agenda anda sebelum mesyuarat melalui e-mel. Dengan berkongsi kedua-dua tujuan mesyuarat dan agenda dengan orang-orang yang akan menghadiri sebelum ketibaan mereka, anda membenarkan mereka mempersiapkan mental untuk mesyuarat serta memberi mereka peluang untuk bersiap-siap dengan kertas kerja atau bahan-bahan lain dengan rancangan yang dirancang topik.
Menetapkan peranan. Pilih individu untuk berkhidmat sebagai setiausaha dan minta orang ini mengambil nota semasa mesyuarat berlangsung. Berikan peserta lain untuk bertindak sebagai penjaga masa. Individu ini akan mengawasi jam dan membantu memastikan anda mengikuti peruntukan waktu yang dirancang untuk setiap item agenda. Deklarasikan diri moderator moderator dan ambil alih tugas dalam agenda dalam fesyen yang tepat pada masanya dan berkesan.
Ambil semula kawalan mesyuarat sekiranya ia tergelincir. Khususnya jika peserta di mesyuarat anda mempunyai kecenderungan untuk mengetuai pertemuan yang sesat, sangatlah penting agar anda menggunakan kuasa anda sebagai pemimpin pertemuan dan menjaga sesi itu. Untuk melakukan ini secara berkesan, dengan senyap-senyap mengingatkan individu yang cuba merampas mesyuarat alasan pertemuan itu dan memintanya menyelamatkan keprihatinan pihaknya untuk perbincangan di kemudian hari.
Berikan tugasan. Apabila anda bergerak melalui perbincangan anda dan membuat keputusan mengenai perkara yang perlu dilakukan, tugas-tugas ini ditugaskan. Juga menetapkan tarikh yang sepatutnya untuk menyelesaikan setiap tugas, meningkatkan peluang bahawa tugas itu sebenarnya dilakukan. Tanyakan minit mesyuarat individu untuk menulis tugasan tugas ini.
Selesaikan mesyuarat tepat waktu. Sekiranya anda membenarkan mesyuarat itu untuk melepasi titik akhir yang dijadualkan, anda mungkin akan mendapati ramai hadirin berfikir secara mental dari duduk. Sekiranya anda sampai pada penghujung masa yang diperuntukkan dan anda masih belum membincangkan perkara-perkara, tentukan jadual tersebut untuk menghormati mereka yang memberikan masa mereka untuk menghadiri mesyuarat.
Kongsi minit mesyuarat jawatan. E-mel pada minit mesyuarat bersama dengan ucapan terima kasih kepada para hadirin atas kerjasama dan dedikasinya dengan 24 jam dari akhir pertemuan. Sekiranya anda memberi banyak tugas semasa mesyuarat, sertakan peringatan yang sopan kepada peserta untuk mengikuti dengan item yang diberikan.
