Terdapat projek penulisan di hadapan anda … dan sekeping kertas kosong. Dalam peluh sejuk, anda mula berfikir mungkin lebih mudah untuk menyewa seorang penulis iklan (selepas semua, anda tidak masuk ke dalam perniagaan untuk menjadi penulis). Fikir semula. Dengan lima langkah mudah dan beberapa amalan, anda boleh menjadi copywriter anda sendiri dan melabur semula wang yang akan dibelanjakan untuk bantuan luaran untuk perniagaan anda.
Mengapa Penulisan Perniagaan Penting
Sebab penulisan, atau apa-apa jenis komunikasi perniagaan, penting adalah alasan yang sama yang kita lakukan dalam perniagaan: untuk menghasilkan hasil perniagaan yang positif. Penulisan perniagaan yang berkesan boleh menggalakkan hasil perniagaan yang positif dalam banyak cara, termasuk:
- Mewujudkan nilai untuk pihak berkepentingan
- Membantu menyelaraskan pemegang kepentingan dengan strategi dan matlamat syarikat
- Membenarkan penulis terlibat dalam pembelajaran berterusan
Cadangan menulis di bawah akan meningkatkan cara anda menulis pada sebarang panjang-dari e-mel tidak rasmi kepada cadangan perniagaan penuh. (Satu-satunya perkara yang akan berubah adalah masa yang dihabiskan untuk setiap tugas menulis.)
Langkah 1: Ketahui penonton anda.
Adakah anda berkomunikasi, ke bawah atau ke belakang? Adakah audiens anda dalaman atau luaran dengan organisasi anda? Ini adalah soalan paling asas yang berkaitan dengan penonton anda. Jika anda berhenti di sini dalam siasatan anda, anda mungkin tidak mempunyai maklumat yang mencukupi untuk pergi lebih lanjut dalam proses penulisan.
Kenali pembaca anda dengan cara yang anda boleh. Sekiranya ia satu orang tertentu, adakah mereka mempunyai pembantu yang boleh memberikan anda wawasan? Mungkin laporan langsung orang boleh memberi anda beberapa petunjuk? Adakah terdapat profil orang yang akan membantu anda menentukan gaya minat dan komunikasi mereka? Jika anda menjual atau menyampaikan rantai arahan, jawapan kepada soalan-soalan ini boleh menjadi penentu penting sama ada penonton anda berbunyi dan bertindak atas penulisan anda.
Luangkan masa untuk mempertimbangkan gaya komunikasi pilihan pembaca anda. Fikirkan bagaimana mereka berkomunikasi dengan anda dan orang lain. Adakah mereka mahu anda "sampai ke titik," atau adakah mereka bermula dengan bertanya bagaimana keluarga anda lakukan? Kebijaksanaan yang berlaku dalam komunikasi bertulis Amerika adalah untuk terus ke titik; bagaimanapun; ramai ahli perniagaan lebih suka untuk membina hubungan terlebih dahulu, dan mereka tidak akan membaca e-mel anda jika mereka merasa diturunkan oleh komunikasi yang melompat ke perniagaan. Mengetahui penonton anda bermakna mengetahui tempat untuk meletakkan titik utama anda: pada awal atau akhir.
Perkara yang paling penting untuk diingati apabila mempertimbangkan penonton anda adalah mengetahui apa yang mereka sayangi. Tidak ada yang salah dengan soalan itu, "Apa yang ada padaku?" Jika anda tidak bertanya untuk pihak pembaca anda, mesej anda mungkin terlepas pandang.
Langkah 2: Tentukan saluran komunikasi.
Sebaik sahaja anda mengetahui khalayak anda, anda boleh membuat keputusan mengenai saluran yang hendak digunakan. Saluran, atau mod komunikasi, boleh dibahagikan kepada dalaman atau luaran, formal atau tidak rasmi. Sekali lagi, ini hanya langkah pertama. Pertimbangkan sama ada pembaca akan menyampaikan maklumat anda. Jika ya, siapakah dia akan menyampaikannya? Soalan-soalan ini akan membantu anda menentukan sama ada anda memerlukan brosur, surat, memo, e-mel atau lain-lain bentuk penulisan perniagaan.
Satu contoh: Kami akan menulis kepada penyelia kami untuk meyakinkannya bahawa dasar baru perlu diletakkan di sekitar meminta masa berbayar. Oleh kerana ini adalah permintaan dalaman yang lebih formal, kami akan menggunakan format memo. Memo itu akan ditulis sedemikian rupa sehingga penyelia boleh membawanya kepada Pengarah HR untuk perbincangan.
Langkah 3: Beritahu tindakan yang dikehendaki.
Semasa bengkel dalam penulisan perniagaan, para peserta sering memahami penonton dan saluran komunikasi, tetapi pada titik di mana mereka harus mengenal pasti objektif keseluruhannya, mereka berfikir, "Saya mahu mereka membacanya." Matlamat ini kurang daripada tujuan perniagaan menulis - untuk mengubah tingkah laku. Menyatakan apa yang anda mahu dari pembaca menggalakkan tindakan tertentu. Adakah anda mahu pembaca mengikuti dasar baru? Adakah anda mahu mereka memanggil tawaran percubaan atau percubaan? Adakah anda mencadangkan perubahan, atau membuat permintaan yang memerlukan tindakan segera?
Sekiranya anda tidak jelas tentang tindakan yang sesuai, pembaca anda tidak pasti, dan juga kurang bertindak. Di sisi lain, dengan mempunyai gambaran yang jelas tentang matlamat komunikasi anda, anda lebih cenderung meyakinkan pembaca anda untuk bertindak. Masa adalah intipati dalam penulisan perniagaan. Anda hanya mempunyai seketika untuk membiarkan penonton tahu bahawa apa yang anda katakan adalah berharga dan memerlukan tindakan.
Langkah 4: Berfikir seperti wartawan.
Seperti seorang wartawan, jawab "Lima W" -apa, bagaimana, di mana, kapan, kenapa (dan bagaimana). Ingat bahawa penulisan perniagaan lebih jelas apabila sampai pada titik. Jangan memberikan butiran latar belakang sejarah dan "menarik" melainkan ia secara langsung berkaitan dengan apa yang anda mahu pembaca lakukan.
Jika anda mempunyai pembaca yang suka terperinci, pertimbangkan menjawab soalan berikut dalam tulisan anda:
- Kenapa penjaga pembantu?
- Bagaimanakah manfaat pembaca?
- Apa yang pembaca lakukan?
- Bilakah pembaca harus melakukannya?
- Apa yang berlaku jika pembaca mengambil tindakan?
- Apa yang berlaku jika pembaca tidak mengambil tindakan?
- Siapa lagi yang akan mendapat manfaat? Mengapa?
- Di mana pembaca pergi untuk maklumat lanjut?
Langkah 5: Tutup penjualan.
Minta jualan pada akhir komunikasi perniagaan anda. Minta daripada pembaca tindakan yang anda harapkan dan apabila anda mengharapkannya. Ini adalah teknik "penutupan" yang paling berkesan dengan khalayak A.S.. Jika menulis untuk penonton antarabangsa, terdapat langkah-langkah yang berbeza; Walau bagaimanapun, memberikan akhir yang menarik akan memperkuat komunikasi anda.
Mari kita lihat contoh yang menggunakan semua lima langkah proses penulisan.
Kepada: Evan Datta Dari: Soma Jurgensen, x555 Tarikh: 29 Disember 2010
Re: Meningkatkan kecekapan masa berbayar (PTO) permintaan Pada mesyuarat kakitangan baru-baru ini, saya telah digerakkan oleh keinginan anda untuk meningkatkan kecekapan dalam proses kami untuk memberi keutamaan kepada masa dan mengetahui lebih banyak keseimbangan pekerjaan / kehidupan sebagai organisasi. Idea pemikiran anda hari itu memberi saya inspirasi untuk menawarkan idea saya sendiri. Harap pertimbangkan memo ini sebagai permintaan untuk perubahan dalam proses yang membebankan jam kerja kami yang tidak terkira banyaknya dan tidak dapat dikerjakan semula. Berbekal permintaan perubahan ini, anda boleh menambah taktik lain untuk memperjuangkan strategi anda untuk memberi tumpuan kepada orang dengan memperkemas proses. Dasar semasa adalah untuk pekerja menghantar e-mel kepada penyelia mereka untuk PTO. Penyelia kemudian menyiasat bilangan hari pekerja yang telah dan sebahagiannya mengisi borang untuk pekerja melengkapkan dan menandatangani sebelum meluluskan permintaan tersebut. Oleh kerana syarikat kami telah meningkatkan bilangan pekerja yang melaporkan kepada setiap pengurus semasa penyusunan semula tahun lepas, permintaan terhadap masa pengurus untuk permintaan PTO telah meningkat dengan pesat. Dengan hanya seorang pembantu, pengarah HR dibanjiri permintaan untuk permintaan akruan PTO pekerja individu. Hasilnya adalah masa yang banyak menghabiskan penyelidikan dan permintaan yang memuaskan, yang telah menyebabkan banyak kesalahan juga. Dengan menggunakan Intranet syarikat untuk mengedarkan borang dan menyesuaikan sistem HRIS dengan log masuk pekerja, kebanyakan penyelidikan dan borang boleh dilakukan oleh pekerja sendiri. Sistem baru akan berfungsi seperti berikut: Mengamalkan perubahan prosedur ini akan membebaskan masa untuk pekerja, pengurus dan HR. Masa yang disimpan boleh dibelanjakan dalam hubungan peribadi dengan pekerja yang mempunyai lebih banyak soalan rutin, meningkatkan khidmat pelanggan yang disediakan oleh HR. Meneruskan dasar semasa akan mengakibatkan kehilangan masa dan sumber. Untuk maklumat lanjut tentang kekecewaan mengenai dasar semasa, pembantu HR dan saya boleh didapati untuk bertemu selepas pertama tahun ini. Kami boleh menyediakan butiran khusus yang menyokong perubahan ini dalam pertemuan dengan Pengarah HR. Proses baru ini boleh dilaksanakan dalam tempoh enam bulan, membolehkan syarikat mendapat manfaat pada tahun kalendar ini (2011) dan dengan cepat menonjolkan strategi anda untuk memberi tumpuan kepada orang dengan menyelaraskan dasar. Saya akan menghubungi anda dalam masa seminggu pertama tahun ini untuk membincangkan peluang ini dengan lebih lanjut. Sekiranya anda mempunyai soalan dalam masa yang sama, sila hubungi saya di lanjutan saya di tajuk memo. Yang ikhlas, XXXX
Ucapan penutup Ingat ini - walaupun mendedikasikan beberapa saat untuk mengatur pemikiran anda menggunakan proses lima langkah ini dapat meningkatkan kerja anda, tanpa mengira kandungannya. Berikutan setiap langkah yang saling inklusif dapat membolehkan anda, penulis perniagaan, untuk memudahkan komunikasi yang kuat yang mempunyai hasil yang positif untuk perniagaan anda.
