Memorandum, atau memo, adalah dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi dalam organisasi. Dokumen jenis ini biasanya menyampaikan masalah atau notis kepada ahli organisasi, memujuk orang lain mengambil tindakan, atau meminta maklum balas. Memo semestinya ringkas dan ringkas dan mengikut format tertentu. Hampir setiap bidang profesional menggunakan memo untuk berkomunikasi; belajar bagaimana menulis satu sering penting untuk kejayaan profesional.
$config[code] not foundTuliskan idea umum memo anda dan penonton yang dimaksudkan sebelum menulis dokumen sebenar. Pertimbangan pemirsa sangat penting ketika menulis memo. Misalnya, jika masalah hanya melibatkan sekelompok kecil orang, jangan alamat memo ke seluruh organisasi. Pertimbangkan bahasa yang sesuai untuk penonton pada umumnya. Anda mungkin mahu menyampaikan mesej secara berbeza kepada atasan daripada orang bawahan.
Isi bahagian pengetua anda. Semua memo sepatutnya mempunyai bahagian yang sama. Pertama, bahagian "Kepada" akan mengandungi nama penerima. Sebagai contoh, "Kepada: John Smith" atau "Ke: Kakitangan Smith Co." akan berfungsi dalam garisan "Ke:". Di bawah baris "Kepada:", isikan baris "Dari:" dengan nama anda di dalamnya. Secara langsung di bawah baris "Dari:" termasuk bahagian "Tarikh:" dengan tarikh memo ditulis. Bulan sering disingkat; Februari menjadi "Feb." Terakhir, masukkan "Subjek:" dengan tajuk tertentu yang akan menunjukkan apa memo itu.
Tulis mesej anda seterusnya; bertujuan untuk tidak lebih daripada satu halaman. Kalimat pertama anda harus menyatakan dengan jelas maksud dan konteks memo. Seterusnya, jika sesuai, terangkan latar belakang peristiwa, keadaan atau keadaan subjek memo secara ringkas. Berikutan, terangkan dengan tepat apa yang anda mahukan atau harapkan dari mereka yang menerima memo itu. Jika memo anda semestinya lebih panjang daripada halaman, anda mungkin ingin menyertakan perenggan ringkasan ringkas pada akhir mesej untuk tujuan kejelasan.
Tutup dengan hujung sopan. Pastikan untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk masa mereka dalam membaca memo dan menjemput perbincangan atau komen mengenai kandungan memo itu sendiri.
Sertakan garis "Dilampirkan:" selepas penutupan jika anda perlu menyertakan dokumen tambahan dengan memo. Nyatakan secara ringkas tajuk lampiran dalam baris ini seperti "Dilampirkan: Sambung semula."
Semak memo anda untuk memotong apa-apa maklumat yang tidak berguna dan memudahkan kalimat-kalimat berpura-pura. Matlamat memo adalah kemunculan.
Semak memo anda untuk isu ejaan dan tatabahasa. Memo biasanya dianggap sebagai dokumen profesional. Kesilapan-kesilapan yang tidak baik dan ketidakpuasan hati terhadap tatabahasa boleh mencerminkan buruk pada penulis.
