Bukan sahaja menjana perniagaan membantu di tempat kerja tanpa wang yang menyimpan wang dan menghabiskan kurang, tetapi ia juga meletakkan mereka di jalan raya untuk menjadi lebih mesra alam. Jika anda berfikir tentang bertukar-tukar kabinet fail pecah dengan gunung-gunung dokumen untuk sistem tanpa kertas, tetapi tidak pasti di mana untuk bermula, lihat 10 langkah berikut untuk pergi tanpa kertas.
Pergi Tanpa Paperless di Tempat Kerja
Berkongsi Fail Digitally
Daripada bergantung pada pencetak untuk mencetak horden dokumen, kongsi fail dengan rakan sekerja melalui kaedah digital, seperti Dokumen Google. Selanjutnya, kerana perkhidmatan percuma ini melalui Gmail menyimpan secara berterusan, fail kerja tidak akan hilang, tidak seperti mesin fotokopi!
$config[code] not foundNick Candito, pengasas bersama dan Ketua Pegawai Eksekutif Progressly, memberitahu Trend Perniagaan Kecil beberapa cara utama yang tidak dapat membantu perniagaan. Bercakap mengenai 'pematuhan' dan bagaimana pengubahan data meningkatkan amalan kerja, Candito berkata:
"Tidak ada soalan bahawa pendigitalan meningkatkan kerjasama. Apabila semua orang boleh mengakses dokumen-dokumen penting dan secara konsisten mengumpulkan maklumat yang tepat untuk orang yang tepat apabila diperlukan, anda menyusun roda enjin komunikasi intra-syarikat anda. "
Simpan Fail di Awan
Perniagaan dari semua saiz bergantung kepada kerja kertas, yang tidak lama lagi akan menjadi keperluan penyimpanan yang besar. Daripada mengisikan kertas kerja penting ke dalam kabinet pemfailan, simpannya dengan mudah pada sistem berasaskan awan, seperti Dropbox. Sistem digital tanpa kertas ini akan menjimatkan ruang yang luar biasa di pejabat, apatah lagi akan membantu memastikan dokumen penting selamat.
Imbas dan Faks Tidak Lagi
Dokumen pengimbasan dan faks memerlukan penggunaan kertas. Bantu perniagaan anda tanpa kertas dengan menggunakan aplikasi pengimbas pada telefon anda untuk mengimbas dokumen. Dokumen yang disimpan kemudian boleh ditukar menjadi PDF dan dikongsi dengan rakan sekerja melalui e-mel.
Galakkan Komunikasi Digital
Galakkan tenaga kerja anda untuk mengguna pakai budaya komunikasi digital, di mana kaedah komunikasi komunikasi berasaskan kertas, seperti invois surat dan payslips, digantikan dengan kaedah digital seperti e-mel dan mesej segera.
Bergantung pada komunikasi digital dan bukannya mesej berasaskan kertas, akan membantu menjimatkan masa perniagaan anda. Nota-nota Candito, menggunakan digital dan bukan aliran kerja kertas membolehkan pengurusan untuk "memantau perniagaan anda dan kerjasama utama dalam masa nyata dan dengan tujuan untuk menganalisis kesesakan untuk memperbaikinya dan dengan itu meningkatkan hasil."
Pertukaran Bil dan Penyata Kertas untuk Digital
Sama ada bil tenaga, penyata bank atau invois kontraktor, semua perniagaan menjana bil dan penyata. Sekiranya bil anda masih dicipta dalam bentuk kertas, semoga meminta mereka dihantar secara digital. Secara umum, orang-orang seperti bank dan organisasi lain lebih suka menghantar penyataan digital dan mel, kerana ia menjimatkan kos percetakan dan mel.
Menjana Kad Perniagaan Digital
Kad perniagaan, sementara yang penting, memerlukan sejumlah besar kertas penumbuk pokok. Daripada memecah dompet anda dengan wad kad perniagaan, mendigitalkan kad perniagaan anda. Terdapat banyak perisian dan aplikasi yang tersedia, seperti Pearl Scan dan CamCard, yang mengimbas kad perniagaan dan menukarnya menjadi dokumen digital.
Gunakan Tandatangan Elektronik
Malah tandatangan kami boleh ditandatangani secara elektronik. Daripada perlu mencetak dokumen, secara fizikal menandatangani dengan pen dan menghantarnya kepada penerima, tandatangan boleh ditandatangani secara elektronik, yang bermaksud tidak ada keperluan untuk memakan waktu dan kertas kerja mahal. Abode Reader boleh digunakan untuk menandatangani dokumen tanpa perlu mencetak apa-apa.
Kaedah digital sedemikian boleh membantu meningkatkan keselamatan perniagaan. Candito berkata, "Dengan proses digital, mengenalpasti kawalan tadbir urus dan akses memastikan hanya orang yang betul boleh mengakses dokumen dan sistem tertentu."
Ayak dan Susun Dokumen Sedia Ada
Untuk berjaya mencipta pejabat tanpa kertas, anda perlu 'menipis' beberapa kertas kerja yang sedia ada yang mungkin telah duduk di pejabat selama 20 atau 30 tahun yang lalu. Menumpukan waktu pagi, atau lebih lama, untuk menyaring kertas kerja lama dan menentukan apa yang boleh diletakkan di atas kandang. Menghapuskan kertas kerja yang berlebihan dari pejabat akan mewujudkan lebih banyak ruang, dan juga menjadi sangat memuaskan!
Buat Mesyuarat tanpa kertas
Daripada memberikan kertas kerja di mesyuarat, gunakan projektor dan teknologi yang menyampaikan maklumat yang anda ingin kongsi dari satu sumber visual.
Kakitangan keretapi akan lebih bersemangat
Perniagaan tanpa kertas memerlukan pengetahuan digital. Dari tugas-tugas seperti menghantar dokumen melalui e-mel kepada menggunakan sistem berasaskan awan untuk menyimpan fail, jika tenaga kerja anda tidak mempunyai ketajaman digital, meluangkan masa dan wang untuk melatih mereka, mungkin terbukti menjadi pelaburan jangka panjang yang bermanfaat dan tidak ternilai.
Candito berkata, tanpa kertas membantu mengoptimumkan prestasi dan garis bawah syarikat, menyatakan:
"Pada akhirnya, apa yang anda rakam untuk terus tanpa kertas adalah pengalaman pelanggan yang lebih baik dan dengan itu garis bawah yang lebih baik.
Melemparkan Foto Kertas melalui Shutterstock
2 Komen ▼
