Mengambil minit dalam mesyuarat adalah cara yang berkesan dan bermanfaat untuk menyenaraikan titik tindakan, keputusan dan pertanyaan yang akan diselesaikan semasa mesyuarat perniagaan di mana orang mungkin terlibat dalam perbincangan untuk mengambil nota. Biasanya terdapat pengawas minit yang ditetapkan, yang tugasnya adalah untuk mengambil nota semasa mesyuarat, mengaturkannya dalam format yang dapat dibaca dan mengeluarkannya kepada para peserta setelah tamatnya pertemuan. Dalam mesyuarat formal, minit mesyuarat sebelumnya harus dipersetujui dan diterima masuk ke transkrip minit mesyuarat semasa dengan menghadiri peserta pertemuan.
$config[code] not foundMenerima Minit
Tentukan sama ada kuorum hadir pada mesyuarat semasa. Kuorum ditakrifkan sebagai bilangan minimum ahli yang diperlukan untuk meluluskan usul dan membuat keputusan muktamad mengikut undang-undang kecil persatuan atau kumpulan. Tanpa kuorum, tiada mesyuarat rasmi boleh berlaku.
Baca atau setiausaha kepada persatuan, lembaga atau kumpulan, baca minit dengan kuat dari mesyuarat sebelumnya, dengan menyatakan mereka yang hadir dan semua tindakan yang berlaku.
Bincangkan minit dari mesyuarat sebelumnya, membuat sebarang pembetulan sebelum kelulusan. Perbincangan haruslah faktual dan mesra, tidak membuka perdebatan lama atau konflik.
Panggil gerakan dari lantai. Presiden atau pengerusi lembaga, kumpulan atau mesyuarat meminta gerakan untuk menerima minit mesyuarat sebelumnya sebagai dibaca atau dengan perubahan yang dibincangkan seperti yang dinyatakan. Usul itu boleh dibuat oleh mana-mana ahli lembaga pengundian dan perlu dipinjamkan oleh orang lain. Minit-minit sebelumnya mesti diterima sebelum mesyuarat semasa boleh diteruskan.
Tanya semua peserta untuk mengundi untuk menerima minit tersebut. Ini dilakukan melalui pertunjukan tangan, melalui suara atau oleh pengerusi yang meminta setiap peserta secara individu. Buat nota dalam minit mesyuarat semasa yang sebelumnya telah diterima.
Mengambil Minit
Dapatkan salinan agenda mesyuarat, untuk menentukan apa yang akan dibincangkan. Ini akan menggariskan aliran minit yang akan diambil. Di bawah Aturan Perintah Robert, sebagai item agenda, minit mesyuarat sebelumnya mesti dibaca dan diterima sebelum mesyuarat bermula.
Duduk di sebelah orang yang mempengerusikan mesyuarat untuk penjelasan apabila mesyuarat berlangsung. Gunakan perakam pita untuk menangkap prosiding dan sahkan nota sebaik sahaja mesyuarat selesai.
Menulis tajuk minit, merakam tarikh, masa dan tempat mesyuarat, serta nama setiap peserta di mesyuarat tersebut.
Ambil perhatian semasa mesyuarat berlangsung, membuat nota setiap item agenda dibincangkan. Catat nama orang-orang yang membuat usul, sama ada mereka diterima pakai atau ditolak. Tuliskan bagaimana keputusan ini dibuat, sama ada melalui persembahan tangan atau kaedah lain.
Catat nota mesyuarat secepat mungkin selepas akhir mesyuarat, sementara perbincangan masih segar.
Gunakan template dari mesyuarat sebelumnya untuk menulis minit semasa. Jika tidak ada minit sebelumnya, buat templat, dengan jelas menyatakan tajuk mesyuarat, tarikh dan peserta.
Jelas menunjukkan sebarang resolusi yang dibuat, dengan butir-butir penuh tentang resolusi apa itu.
Lampirkan mana-mana dokumen tambahan yang dibentangkan semasa mesyuarat untuk menyertakan dengan minit sebagai lampiran.
Petua
Tulis tanpa berat sebelah, hanya menyatakan fakta-fakta yang tepat mengenai apa-apa perbincangan yang diadakan.
Jelaskan apa-apa perkara yang samar-samar dengan pengurus mesyuarat sebelum peredaran minit.
