"Kita perlu bercakap tentang bajet projek …"
$config[code] not foundTiada frasa yang boleh menyerang ketakutan di tengah-tengah pengurusan junior dan kanan seperti e-mel segera untuk membincangkan bajet.
Sekiranya anda seorang pengurus projek, anda pasti tahu betapa sukarnya untuk memastikan projek tepat pada masanya dan pada anggaran. Antara perubahan skop projek, tuntutan pelanggan yang tidak realistik, dan kemunduran yang tidak dijangka, pengurusan sesuatu projek sering kali merasakan seperti kucing penggembala.
Sekiranya anda mendapati pasukan anda secara rutin menjalankan belanjawan (walaupun belanjawan permulaan seolah-olah sama sekali di dalam ballpark), masalah itu mungkin tidak terletak pada pasukan anda, kepimpinan anda atau pelanggan anda, tetapi dengan alat yang anda gunakan. Ya, saya bercakap tentang platform pengurusan projek yang mahal (dan mengelirukan) yang anda gunakan.
Memilih alat pengurusan projek dalam talian yang salah boleh menetapkan perniagaan anda untuk pelbagai masalah. Ini salah satu cara yang paling biasa yang perniagaan boleh berakhir membazirkan wang tunai yang serius tanpa menyedari. Adakah anda berjuang untuk memilih perisian pengurusan projek yang betul atau tidak pasti sama ada platform anda sekarang sesuai dengan keperluan pasukan anda?
Berhati-hati untuk bendera merah yang berikut:
Bendera Merah No. 1
Perancangan projek dan kerja ad hoc tidak menggunakan platform yang sama.
Pengurus projek membelanjakan 90 peratus masa mereka berkomunikasi. Tidakkah perisian pengurusan projek anda membuat proses ini lebih mudah?
Apabila memilih sistem pengurusan projek, memilih platform yang memudahkan untuk mengesan semua aspek projek anda dari satu sistem. Dengan cara ini apabila tugas ad-hoc muncul, anda akan dapat menambah tugas-tugas ini ke platform projek yang sama, sehingga memudahkan untuk menjejaki setiap beban kerja dan ketersediaan anggota tim.
Dengan mudah mengenal pasti ahli mana yang mempunyai lebih banyak masa dalam jadual mereka dan yang berupaya untuk beralih tugas dengan lancar sebagai keutamaan dan perubahan ketersediaan.
Bendera Merah No. 2
Tidak ada onboarding standard.
Apabila anda mengurus pasukan maya, langkah pertama untuk berjaya ialah menyeragamkan proses onboarding.
Dapatkan semua orang pada halaman yang sama dari awal dengan tutorial asas bagaimana untuk menggunakan platform baru. Tetapkan harapan untuk ketersediaan dengan buku panduan komunikasi dan helaian maklumat hubungan.
Platform pengurusan projek terbaik termasuk alat sembang maya dan program pemesejan dalaman. Menggunakan alat perbualan yang sama yang disertakan dengan perisian pengurusan projek bermakna anda boleh menukarkan tugasan tugas serta-merta, menambahkan nota ke pekerjaan yang berbeza, atau memindahkan tarikh akhir tanpa meninggalkan program.
Bendera Merah No 3
Anda menggunakan satu perkhidmatan untuk pengurusan projek dan satu lagi untuk perkongsian fail awan.
Ya, DropBox dan Dokumen Google hebat, tetapi saya mendapati bahawa ketika saya mengurus projek utama, lebih mudah menyimpan semua file di lokasi yang sama dengan senarai tugasan dan perjumpaan skrin / pertemuan kolaboratif.
Saya mempunyai pasukan saya termasuk nombor versi dalam setiap nama fail dan inisial orang terakhir untuk membuat apa-apa pengeditan pada fail. Dengan cara ini, jika terdapat soalan mengenai kandungan atau apa yang telah diubah, saya dengan serta-merta mengetahui siapa yang hendak dihubungi. Ini membantu menyimpan fail daripada dikebumikan dalam rantai e-mel dan suntingan daripada diduplikasi.
Terlepas dari konvensyen penamaan fail yang anda pilih, letakkan satu sistem dari hari pertama untuk menguruskan dan menjejaki fail dan simpan semuanya dalam satu tempat.
Bendera Merah No 4
Tiada ruang untuk perbincangan kerjasama atau mesyuarat maya.
Terdapat lebih banyak perisian pengurusan projek daripada hanya menjejaki tugas dan menyimpan fail.
Apabila anda menjalankan pasukan maya, mesyuarat tetap boleh menjadi satu cabaran. Yang mengatakan, tanpa komunikasi yang jelas, keseluruhan projek boleh runtuh. Pilih hari dan masa (seperti Isnin pada jam 10 pagi dan Khamis pukul 2 petang) untuk mengadakan sesi daftar masuk status projek mingguan.
Jadilah perhatian ahli pasukan yang tinggal di zon waktu yang berbeza; mesyuarat tengah hari biasanya termudah untuk semua orang untuk "menghadiri". Mempunyai hari dan masa tertentu yang secara konsisten dijadualkan terlebih dahulu membuat semua orang di halaman yang sama dan projek bergerak ke hadapan.
Bendera Merah No. 5
Banyak lonceng dan wisel, namun tidak cukup fungsi teras.
Apabila memilih platform pengurusan projek, ia menggoda untuk memilih ciri yang paling fanciest.
Pastikan fungsi teras menyokong loceng dan wisel ini. Sama ada integrasi penuh dengan Gmail dan DropBox, transformasi satu klik dari e-mel ke tugas projek, atau mesej segera dalam ruang kerja yang dikongsi, pilih ciri yang sesuai untuk pasukan maya anda.
Wrike, Projek Zoho, dan Clarizen adalah tiga pilihan berasaskan web yang popular untuk kerjasama projek yang menawarkan ciri-ciri yang serupa. Sebelum melakukan satu platform, bawa mereka untuk memandu ujian untuk menentukan yang paling sesuai untuk keperluan anda.
Pokoknya
Projek-projek yang diselesaikan tidak menjadi kenyataan melalui kemahuan semata-mata. Membelanjakan terlalu banyak wang pada platform pengurusan projek mahal yang tidak mendapat pekerjaan yang dilakukan bukan hanya menyakitkan syarikat anda, tetapi juga melambatkan produktiviti dan menyusun tarikh akhir.
Dapatkan kembali di landasan dengan platform pengurusan projek yang menjejaki tugas, tinjauan keseluruhan, menyimpan fail, menawarkan gambaran keseluruhan ahli pasukan penuh, dan menyediakan mesyuarat maya / mesej segera yang mudah dari semua tempat yang sama.
Photo Luka Bandaged melalui Shutterstock
