Cara Menggunakan Peralatan Pejabat

Jadi, anda telah mendapat kedudukan yang bekerja di pejabat, mungkin sebagai pembantu pentadbiran atau setiausaha. Sekarang anda perlu belajar cara yang betul untuk menggunakan peralatan di pejabat anda, kerana tugas anda akan melibatkan menggunakan komputer, menghantar faks, membuat salinan dan banyak lagi. Dengan pengendalian yang sewajarnya, peralatan di pejabat anda perlu bertahan beberapa tahun dan semestinya membuat kerja anda lebih mudah. Lebih baik anda tahu cara menggunakan peralatan, semakin baik anda dapat melakukan pekerjaan anda.

$config[code] not found

Menggunakan Mesin Fotokopi

Baca manual arahan yang disediakan untuk mesin fotokopi. Cari suis kuasa dan hidupkan mesin. Benarkan masa yang mencukupi untuk mesin untuk memanaskan; mesin lama boleh mengambil lebih banyak masa daripada model yang lebih baru.

Angkat penutup dan letakkan dokumen yang anda ingin salin ke bawah pada kaca. Berhati-hati untuk meletakkannya dengan betul; kebanyakan fotokopi mempunyai tanda yang menunjukkan tempat untuk meletakkan dokumen. Turunkan penutup dan, dengan menggunakan panel kawalan, pilih bilangan salinan yang ingin anda buat. Tekan "mula" dan penyalinan harus bermula.

Gunakan suapan automatik pada mesin fotokopi anda untuk menyalin dokumen beberapa halaman panjangnya. Berikutan panduan di sebelah suapan, letakkan tumpukan dokumen anda; banyak dokumen auto-feed photocopiers menghadap ke atas. Lihat jika mesin fotokopi anda mempunyai pilihan untuk menyusun secara automatik dan mengikat dokumen anda - kebanyakan model yang lebih baru dilakukan. Pilih pilihan ini pada paparan digital, tekan "mula," dan timbunan dokumen anda akan difotokopi, disusun dan disusun untuk anda.

Menggunakan mesin faks

Baca arahan pengeluar.Periksa bahawa mesin faks dipasang ke sumber kuasa dan bicu telefon sebelum menghidupkannya. Dapatkan nombor faks untuk destinasi faks yang anda hantar. Susun dokumen yang anda hantar dengan teratur.

Isi helaian untuk faks anda; ini akan mengandungi nama penerima dan nombor faks, nama bos atau pejabat anda, nombor faks untuk pejabat anda, mesej ringkas kepada penerima dan bilangan halaman, termasuk lembaran penutup.

Tetapkan dokumen menghadap ke atas dalam dulang feeder. Dail nombor faks penerima. Tekan "hantar" atau "faks" untuk menghantar dokumen, bergantung kepada mesin yang anda gunakan.

Pastikan terdapat banyak dakwat dalam kartrij toner mesin anda dan bahawa terdapat banyak kertas, jadi anda boleh menerima faks dengan lancar. Tunggu telefon berdering, tetapi jangan jawabnya; ini menandakan faks akan datang. Dengar nada "jabat tangan" yang memberitahu anda mesin faks penghantar dan mesin faks anda berkomunikasi. Tonton mesin faks anda mula mencetak dan tunggu sehingga keseluruhan dokumen telah selesai.

Semak bilangan halaman yang anda terima terhadap nombor yang diberikan pada helaian penutup untuk memastikan keseluruhan faks telah dilalui. Hubungi penghantar untuk mengesahkan penerimaan dokumen ini.