Operasi perniagaan semakin dilakukan melalui mesyuarat dalam talian.
Peralatan sekali gus menjadi lebih mudah digunakan, dengan integrasi yang lancar, dan ciri-ciri yang lebih canggih dan berkuasa. Malah orang dalam transit boleh menarik diri ke berhenti rehat atau mencari tempat yang tenang dan mengambil bahagian dalam persidangan dalam talian dari kemudahan telefon pintar mereka.
Penyelesaian persidangan Web Perniagaan adalah murah, biasanya antara $ 20 setiap bulan hingga $ 40 sebulan untuk pakej perkhidmatan yang kaya ciri. Seperti jadual yang disediakan oleh Getvoip.com, penasihat komunikasi Web, kebanyakan pembekal telefon VoIP perniagaan juga akan menawarkan penyelesaian persidangan Web sebagai tambahan untuk bayaran bulanan dari $ 5 sebulan hingga $ 15 sebulan.
$config[code] not foundPersidangan web boleh menjadi wahyu - atau pembaziran besar bagi sesetengah organisasi jika tidak dilaksanakan dengan betul. Keajaiban teknologi akan menjadi tidak bernilai jika mesyuarat berasaskan web tidak teratur, terlalu lama, terlalu singkat, jauh atau dengan cara lain tidak efisien dan tidak berkesan. Dengan kata lain, atribut mesyuarat yang baik diadakan apabila semua orang berada di bilik persidangan yang sama mesti dikekalkan, serta mungkin, dalam format persidangan Web.
SyberWorks 'Mary Polley-Berte menawarkan senarai tip konspirasi Web yang lengkap. Berikut adalah beberapa cadangan beliau untuk membantu membuat kejayaan web anda:
- Berhati-hati dalam pengeluaran slaid PowerPoint. Mereka mesti menarik dan tepat.
- Mempunyai "pergi-ke" orang yang merupakan tumpuan utama ketika menganjurkan mesyuarat.
- Biarkan para peserta mengetahui apa yang akan ditangani semasa mesyuarat.
- Latih dan ujian persembahan sebelum mesyuarat.
- Secara umum, pastikan bahawa semua orang yang terlibat dalam menjalankan persidangan Web sudah biasa dengan teknologi yang akan digunakan.
Beberapa cadangan seterusnya Polley-Berte - terdapat 23 lagi - sangat berguna. Intinya adalah bahawa teknologi konferensi Web masih dalam peringkat awal, tetapi kunci untuk menggunakannya secara besar dan berkesan adalah berdasarkan akal kuno.
CIO's Esther Schindler merangkumi beberapa alasan yang sama seperti Polley-Berte. Tetapi putaran dan wawasannya yang unik membuat pemikirannya menjadi lebih berharga.
Schindler menyarankan bahawa penghantaran maklumat lebih awal daripada teleconference adalah lebih penting daripada berbuat demikian untuk mesyuarat dalaman. Peraturan dasar adalah penting kerana sifat teleconferences Web. Dia menambah bahawa kawalan ketat adalah suatu keharusan. Orang yang menghadiri persidangan Web adalah bertanggungjawab ke atas segala gangguan rumah pejabat atau Starbucks. Oleh itu, disiplin mental sangat penting.
Ia juga penting untuk tidak menjadi mangsa kepada sindrom "dari pandangan, dari minda". Dalam mesyuarat hibrid - di mana kebanyakan orang berada di satu lokasi tetapi jumlah yang signifikan menghadiri dari jauh - terdapat kecenderungan untuk melupakan mereka yang tidak berada di dalam bilik. Pendekatan berstruktur terhadap prosiding adalah langkah penting dalam mencegahnya.
Universiti Negeri Humbolt, dalam sekeping tak tertandingi, melihat persidangan Web dari minggu sebelum, semasa dan selepas sudut pandang. Terdapat banyak cadangan untuk setiap tempoh masa. Inilah yang utama dari setiap:
- Sebelum: Menjangkakan soalan peserta yang mungkin dan menyediakan jawapan; menyediakan agenda dan mewujudkan pemahaman yang jelas tentang matlamat persidangan.
- Semasa jangka kering: Gunakan komputer yang akan digunakan semasa acara ini untuk memastikan bahawa mereka mempunyai perisian yang betul dan berfungsi dengan betul; termasuk semua penceramah dan moderator dalam keadaan kering supaya semua orang tahu apa yang perlu dilakukan.
- Hari sesi: Gunakan agenda terperinci; mulakan sesi dalam talian 30 minit sebelum acara tersebut.
- Semasa sesi: Mengundang peserta untuk memperkenalkan diri melalui sembang menghidupkan tujuan dwi membiasakan mereka dengan teknologi dan menjaga mereka terlibat; lari melalui agenda dan melakukan pemeriksaan bunyi.
- Selepas sesi: Semak sebarang rakaman sebagai satu cara untuk memperbaiki dalam mana-mana dan semua aspek menjalankan persidangan Web; posting pautan ke rakaman yang mana peserta dan orang lain boleh mendapat manfaat.
Dr. Tony Karrer di eLearning Technologies juga menawarkan senarai langkah-langkah yang akan meningkatkan kemungkinan mengadakan persidangan Web yang berjaya. Artikel tidak baru, tetapi ia mempunyai nasihat yang masih sangat relevan. Beberapa pandangan penting Karrer:
- Jangan merancang penyertaan ad hoc dari peserta. Reka bentuk mereka. Jika orang memberi input sukarela, anggaplah bonus.
- Jika sudah lama atau sesi multipoint, reka bentuk dalam rehat.
- Jika persidangan Web menjangkau zon masa - terutamanya di peringkat antarabangsa - jadual dengan berhati-hati.
- Galakkan orang ramai yang akan hadir mengenai topik berkaitan atau semasa panel yang sama untuk berkomunikasi antara satu sama lain sebelum acara tersebut.
Web conferencing menawarkan kelebihan yang luar biasa. Pada masa yang sama, mereka adalah penyediaan intensif. Kebanyakan perkara-perkara yang berlaku secara semula jadi dalam mesyuarat berasaskan premis, seperti perbualan yang berterusan semasa rehat kopi dan keupayaan untuk membaca isyarat lisan penceramah, adalah keseluruhannya atau sebahagian besarnya tidak hadir. Membuat kesukaran ini sukar tetapi tidak mustahil.
Foto Persidangan VOIP melalui Shutterstock
4 Komen ▼
