Di dunia perniagaan, surat perniagaan rutin merupakan sebahagian daripada amalan komunikasi penting di kalangan syarikat, pelanggan dan vendor. Surat perniagaan digunakan sebagai cara menyediakan maklumat penting kepada penerima tentang sebarang perubahan, kemas kini atau berita yang perlu dikongsi oleh organisasi. Surat perniagaan adalah dokumen rasmi dan, oleh itu, mesti ditulis dalam nada profesional. Piawaian pemformatan juga digunakan untuk memastikan surat perniagaan mempunyai konsistensi dan penampilan profesional.
$config[code] not foundBuka aplikasi penulisan anda pada komputer anda. Surat perniagaan rutin mesti ditaip, tidak ditulis tangan. Buat dokumen kosong dan simpan ke fail komputer anda.
Ruang ke atas enam ruang dari bahagian atas halaman. Anda mahu meninggalkan bilik di bahagian atas surat anda untuk surat kepala syarikat anda, yang akan menjadi hurufnya. Taipkan tarikh di sebelah kiri halaman. Tulis tarikh keluar, seperti "16 September 2011," dan bukannya "9/16/11."
Gerakkan dua ruang dari tarikh. Taipkan nama penerima, diikuti dengan tajuk profesionalnya. Sebagai contoh, jika anda menangani surat kepada CEO syarikat, anda akan menulis "John Smith, CEO." Langkau baris dan tulis nama organisasi penerima. Langkau baris lain dan sertakan alamat lengkap di mana surat sedang dihantar ke.
Taipkan salam anda dua ruang dari alamat dalam. Untuk surat perniagaan rutin, salam yang sesuai adalah "Dear Mr. Smith" yang diikuti oleh kolon.Anda mesti selalu menyertakan tajuk peribadi, seperti "Dr," "Cik" dan "Encik," melainkan anda tidak mengetahui jantina penerima. Jika anda tidak pasti jantina penerima, simpannya secara neutral dengan menghapuskan gelaran peribadi dan menggunakan nama penuh dalam salam, jadi ia akan menjadi "Dear Chris Smith."
Langkau satu baris dan mulailah badan surat anda. Format badan dengan membenarkan pihak kiri, menetapkan tetapan agar paragraf anda kelihatan kemas. Taipkan badan surat anda secara ringkas dan profesional. Titik utama anda harus dinyatakan pada mulanya. Anda mungkin menulis, "Surat ini adalah tindak balas kepada penggabungan antara …" Elakkan menambah serpihan dan pengisi ke badan surat anda. Penerima ingin membaca hanya apa yang perlu mereka ketahui.
Tinggalkan satu baris kosong antara perenggan jika badan surat anda lebih panjang daripada satu perenggan.
Tutup surat perniagaan dengan mengatakan "Terima kasih," "Hormat" atau "Yang ikhlas." Penutupan harus pergi satu ruang selepas baris terakhir dalam perenggan badan anda. Lepaskan empat baris dan taipkan nama anda. Ruang kosong akan digunakan untuk tandatangan basah anda apabila surat itu dicetak.
Senaraikan sebarang penutup yang anda masukkan. Langkau satu baris selepas nama yang anda taip dan tulis Lampiran, diikuti dengan titik besar dan kemudian nama dokumen yang anda hantar bersama dengan huruf itu.
