Pada masa lalu, setiausaha sering dianggap antara yang paling rendah di kutub totem syarikat. Walau bagaimanapun, masa telah berubah, dan peranan setiausaha telah menjadi pembantu pentadbiran, orang yang sering menjadi pemimpin kepada fungsi seluruh organisasi. Sama ada mereka bekerja untuk pengurus eksekutif, berbilang pengurus atau seluruh organisasi, penolong pengendali tugas pentadbiran membolehkan orang lain meluangkan lebih banyak masa untuk keutamaan strategik dan mengembangkan perniagaan, dengan selamat dalam pengetahuan bahawa butirannya terkawal.
$config[code] not foundGambaran Tugas Pentadbiran
Dalam erti kata yang paling umum, tugas pentadbiran adalah tugas dan aktiviti yang merupakan sebahagian daripada operasi harian perniagaan. Mereka termasuk panggilan menjawab, mengambil mesej, menguruskan surat-menyurat, memesan bekalan, dan menjaga kawasan pejabat dikongsi dan berfungsi. Tugas juga mungkin termasuk membuat laporan, memasukkan dan menguruskan data, mengurus fail, simpan kira asas dan tugas kewangan yang lain. Kebanyakan tugas ini diuruskan oleh pembantu pentadbiran, yang tugasnya membantu individu atau pasukan dengan mengambil beberapa atau semua tugas perkeranian mereka, tetapi banyak jawatan dan kedudukan midlevel juga termasuk jumlah kerja pentadbiran yang adil. Sebagai contoh, pembantu pentadbiran mungkin bertanggungjawab untuk mengemas kini kerja mereka sendiri dalam sistem pengurusan projek atau menanggapi e-mel. Sebahagian besar tugas pentadbiran yang paling banyak adalah perkeranian dan sering bermuara untuk mengurus dan mengedarkan maklumat.
Teknologi
Mengetahui bagaimana teknologi adalah salah satu aspek yang paling penting dalam tugas pentadbiran. Ini termasuk menggunakan alat seperti komputer, mesin faks, mesin penyalin, pengimbas, telefon dan peralatan pejabat lain. Menggunakan program perisian komputer biasa termasuk perisian pemprosesan, spreadsheet, pangkalan data dan perisian penerbitan desktop biasanya diperlukan untuk kebanyakan kerja pentadbiran. Keupayaan untuk menyelesaikan masalah dengan peralatan bersama juga merupakan sebahagian daripada banyak deskripsi kerja pentadbiran. Bukan perkara biasa, misalnya, untuk profesional pentadbir yang perlu dipanggil untuk membersihkan jem kertas atau menukar toner pada pencetak dan mesin fotokopi.
Di sesetengah perniagaan, pembantu pentadbiran juga dijangka mengetahui cara menggunakan perisian penjadualan dan pengurusan projek. Mereka yang bekerja secara langsung untuk eksekutif biasanya dipanggil untuk menguruskan kalendar bos mereka, dan pembantu pentadbiran jabatan dipanggil untuk menjadualkan mesyuarat, menjejaki percutian dan hari yang sakit, dan umumnya mengetahui di mana orang berada dan apa yang mereka lakukan.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingKomunikasi
Satu lagi tanggungjawab pentadbiran penting melibatkan komunikasi. Pembantu pentadbiran sering dipanggil untuk berkomunikasi, baik secara bertulis dan secara lisan. Mereka mungkin diminta untuk menulis memo, sesuai dengan rakan sekerja atau pelanggan menggunakan e-mel, mengemaskini buku panduan syarikat atau laman web atau mengedit dan membuktikan kerja orang lain. Pembantu juga bertanggungjawab untuk menjawab panggilan telefon, membuat panggilan bagi pihak bos mereka dan berinteraksi dengan pengunjung. Oleh itu, pembantu pentadbiran yang berjaya harus mempunyai kemahiran komunikasi yang baik dan dapat menulis dan bercakap dengan jelas dan profesional.Pemahaman yang kukuh dalam ejaan, tatabahasa dan piawai komunikasi bertulis profesional adalah penting kerana pembantu mewakili bosnya.
Pembukuan dan Pembelian
Menjejaki perbelanjaan adalah penting dalam mana-mana perniagaan, dan tugas itu sering jatuh ke pembantu pentadbiran, yang mungkin dipanggil untuk memasuki perbelanjaan ke dalam program spreadsheet atau simpan kira, mengumpul dan mengesahkan laporan perbelanjaan daripada pekerja, dan menguruskan pembayaran balik. Dalam perniagaan kecil, pembantu pentadbiran mungkin juga mengendalikan akaun yang belum terima, menghantar bil dan bayaran pemprosesan, dan mengendalikan deposit untuk syarikat. Profesional pentadbiran kadang-kadang bertanggungjawab terhadap wang tunai kecil, mengawasi perbelanjaan dan menambah dana apabila perlu. Kewajipan lain dalam bidang ini mungkin termasuk menganalisis perbelanjaan, membantu dengan anggaran dan mengendalikan pertikaian vendor.
Apabila membeli, pembantu pentadbiran biasanya bertanggungjawab ke atas bekalan, yang bermaksud bahawa mereka mengatur dan memantau bekalan pejabat dan menempah pesanan yang diperlukan. Mereka menjalankan penyelidikan mengenai vendor dan permintaan atau mengeluarkan pesanan pembelian yang diperlukan. Dalam beberapa kes, pembantu pentadbiran mungkin juga bertanggungjawab untuk mengesan dan mengurus pelesenan untuk perisian atau langganan, memastikan bahawa mereka dibayar dengan segera dan digunakan dengan betul.
Penyelidikan dan Perancangan
Banyak profesional pentadbiran dipanggil untuk menguruskan projek penyelidikan dan menyusun maklumat. Ia mungkin semudah mencari nombor telefon atau alamat, atau projek yang lebih kompleks mungkin melibatkan mencari maklumat pelanggan, butiran merujuk silang, dan membuat spreadsheet atau laporan terperinci. Projek-projek ini biasanya memerlukan kerja dalam tempoh akhir yang ketat dan menyampaikan maklumat.
Dalam banyak kes, tugas pentadbiran juga merangkumi perancangan. Dari mesyuarat kakitangan mingguan ke acara utama, pembantu pentadbiran dipanggil untuk menjaga butiran. Anda mungkin bertanggungjawab untuk menempah bilik persidangan untuk mesyuarat atau mengurus tempahan bilik untuk keseluruhan bangunan atau lantai, memesan minuman, dan memastikan semua peralatan berteknologi siap dan berfungsi apabila mesyuarat bermula. Perancangan perjalanan adalah satu lagi tanggungjawab besar. Jika syarikat itu tidak mempunyai jabatan perjalanan, pembantu pentadbiran mungkin orang yang menyelidik dan membimbing penerbangan dan hotel, membuat tempahan makan dan menjaga butiran lain, seperti pendaftaran persidangan.
Tugas Khusus
Dalam industri tertentu, profesional pentadbiran dipanggil untuk mengendalikan tugas yang memerlukan pengetahuan atau kemahiran khusus. Sebagai contoh, pembantu pentadbiran undang-undang dan perubatan sering perlu menyelesaikan tugas yang memerlukan pemahaman mengenai terminologi dan prosedur industri. Setiausaha undang-undang boleh dipanggil untuk melengkapkan dan memfailkan dokumen untuk dokumen undang-undang, seperti sepina, rayuan atau tuntutan, yang memerlukan tahap asas pengetahuan dan pemahaman undang-undang. Pemahaman sistem dan prosedur mahkamah juga penting bagi pembantu pentadbiran ini, seperti mengetahui bagaimana menjalankan penyelidikan undang-undang.
Tugas di jabatan sumber manusia memberi tumpuan kepada isu pekerjaan dan mungkin termasuk temu bual penjadualan, memproses pemeriksaan latar belakang dan melakukan semakan semula permohonan awal untuk memastikan ia selesai. Seseorang dalam kapasiti ini kemungkinan besar akan memerlukan pemahaman dan pengalaman dalam sumber manusia dan undang-undang pekerjaan. Pada asasnya, bidang dan jabatan tertentu yang pembantu pentadbiran berfungsi sebagai faktor penentu dalam tugas khusus, dengan beberapa bidang yang memerlukan lebih banyak pengalaman dan pengetahuan daripada yang lain.
Kelayakan Pembantu Tadbir
Walaupun kebanyakan pekerjaan termasuk sekurang-kurangnya beberapa tugas pentadbiran, kebanyakannya ditangani oleh pembantu pentadbiran. Terdapat peluang di hampir setiap industri, dan kebanyakan jawatan peringkat masuk terbuka kepada individu yang mempunyai diploma sekolah tinggi atau setara. Sesetengah majikan lebih suka mengupah pembantu pentadbiran atau setiausaha dengan ijazah sarjana atau pengalaman dalam bidang. Bidang tertentu, seperti undang-undang dan perubatan, biasanya memerlukan pembantu untuk mendapatkan pendidikan tambahan yang relevan dengan bidang itu.
Terlepas dari tahap pendidikan, kebanyakan majikan mencari pembantu pentadbiran yang mempunyai pengalaman dan kemahiran dalam pekerjaan perkeranian, termasuk pemprosesan perkataan, spreadsheet dan pengurusan pangkalan data. Biasanya, majikan memerlukan pembantu untuk memiliki kemahiran dalam produk Microsoft Office. Beberapa kolej komuniti, agensi sementara, dan program pendidikan dewasa menawarkan program sijil dalam pengurusan pejabat, yang boleh memberikan kelebihan apabila anda mencari pekerjaan. Kebanyakan majikan juga menyediakan latihan on-the-job untuk membantu pembantu yang datang untuk mempercepatkan dan mengenali tugas-tugas khusus mereka.
Di luar kemahiran perkeranian, majikan ingin menyewa individu yang mempunyai kemahiran komunikasi yang baik (baik bertulis dan lisan), kemahiran organisasi, membuat keputusan dan kebolehan menyelesaikan masalah, dan kemahiran interpersonal. Profesionalisme juga merupakan keharusan, seperti keupayaan multitask dan keutamaan. Oleh kerana begitu banyak majikan menangani maklumat sensitif dan sering terikat oleh peraturan persekutuan, kebijaksanaan dan keupayaan untuk mempertahankan kerahsiaan juga merupakan ciri penting.
Tanggapan Bayar dan Pekerjaan
Bayaran purata bagi seorang pembantu pentadbiran berbeza-beza dengan para pembantu peringkat kemasukan pada akhir gaji spektrum yang rendah pada pertengahan tahun ke-20, dan pembantu eksekutif berbayar tertinggi yang memperoleh hampir enam angka. PayScale.com melaporkan bahawa pembantu pentadbiran memperoleh gaji median $ 38,736, angka yang dicerminkan oleh angka Statistik Biro Buruh, yang meletakkan gaji median pada $ 37,870, titik di mana separuh daripada pembantu pentadbiran mendapat lebih banyak, dan separuh mendapat kurang. BLS melaporkan bahawa pembantu berbayar tertinggi mendapat lebih dari $ 62,000 setahun, dan jumlah itu melonjak kepada $ 85,000 untuk setiausaha eksekutif. Bayar bertambah dengan pengalaman bertahun-tahun, dengan mereka yang paling berpengalaman memperoleh pendapatan yang paling banyak.
Malangnya, BLS juga mempersoalkan bahawa permintaan untuk pembantu pentadbiran berkemungkinan menurun sebanyak 5 peratus menjelang 2026, kerana kebanyakan jawatan tidak akan menjadi baru tetapi penggantian pekerja yang meninggalkannya. Perkembangan teknologi dan peralihan banyak tugas pentadbiran kepada pekerja lain menyumbang banyak penurunan. Juga, apabila banyak organisasi menyelaraskan operasi, pembantu diberikan kepada lebih daripada seorang pengurus atau jabatan dan mengambil lebih banyak tanggungjawab.
Bagaimana Kejayaan Tugas Pentadbiran Anda
Selalunya, pembantu pentadbiran yang hebat berada di bahagian atas senarai untuk promosi, terutamanya apabila mereka mempunyai ijazah kolej dan pemahaman yang mendalam tentang industri dan perniagaan. Mengambil pekerjaan anda dengan serius boleh membawa kepada perkara-perkara yang lebih besar dan lebih baik, jadi ia adalah untuk kepentingan terbaik anda untuk mencari cara untuk menjadi sangat diperlukan untuk bos dan rakan sekerja anda.
Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah untuk mengetahui matlamat dan keutamaan bos anda dan menjangka keperluannya. Lihat ke hadapan dan dapatkan pandangan jauh untuk mempersiapkan permintaan atau keperluan sebelum bos anda menyedari mereka. Sebagai contoh, jika bos anda menghadiri mesyuarat tertentu setiap minggu atau bulan, baca minit mesyuarat sebelum waktu dan sediakan apa-apa dokumen atau laporan yang bos anda dijangka hadir pada mesyuarat dengan baik terlebih dahulu. Sekiranya anda melihat bahawa penyelia anda akan berada dalam mesyuarat sepanjang hari tanpa banyak rehat, makan tengahari untuk disampaikan dan pastikan periuk kopi segar. Ingat bahawa tugas anda untuk menjadikan bos kelihatan baik, jadi lakukan apa yang perlu anda lakukan untuk membentangkan imej yang paling profesional dan kompeten.
Menjaga industri anda juga boleh membantu anda menjadi pembantu bintang rock. Ketahui istilah dan ikuti trend. Dengan cara ini, anda boleh menyumbang kepada perbualan dan lebih tepat dalam kerja anda. Butiran perkara penting, jadi memahami apa yang dikatakan semua orang akan membantu anda mengelakkan kesilapan yang mahal. Pembantu yang besar juga bijak dan tahu bila mengambil tindakan dan apa yang perlu dilakukan. Anda tidak boleh lari ke atasan anda dengan setiap soalan atau isu; bos anda menjangka anda menjaga perkara, yang akan kembali kepada pembelajaran. Jika anda tahu organisasi anda di dalam dan luar, di mana untuk mencari maklumat dan dasar dan prosedur syarikat, anda boleh menjadi lebih bijak dan menyelesaikan masalah.
Akhirnya, menjadi pembantu yang hebat memerlukan kemahiran organisasi yang luar biasa. Anda boleh dipanggil untuk menjawab soalan, memberikan kemas kini status, atau menyelesaikan masalah lain pada bila-bila masa, dan jika anda tidak dianjurkan, anda tidak boleh melakukan ini. Tugas pentadbiran yang paling penting adalah untuk memastikan semua plat berputar dan teratur adalah asas kemahiran itu.
